So bestimmen Sie selbst über Ihren Terminkalender

Ein Termin jagt den anderen, sodass Sie Ihre Termine weder vernünftig vor- noch nachbereiten können. Denn wenn der Kunde einen Terminwunsch hat, dann müssen Sie dem doch nachkommen oder? Lernen Sie jetzt einige grundsätzliche Planungshinweise kennen. Möchten Sie Terminabsprachen partnerschaftlich formulieren und dadurch für mehr eigenen Spielraum sorgen? Konkrete Vorschläge lesen Sie hier. Voller Terminkalender muss nicht sein

Kennen Sie das? Sie besprechen mit Ihrem Kunden die letzten Details des neuen Vertrags. Innerlich sitzen Sie dabei förmlich auf glühenden Kohlen. Denn eigentlich müssten Sie bereits seit zehn Minuten in einer Besprechung sein. Sie kommen also wieder einmal zu spät. Was besonders ärgerlich ist, weil Sie auch früher gehen werden, sonst schaffen Sie Ihren nächsten Kundentermin nicht. Selbstbestimmt die Zeit verplanen? Fehlanzeige! Sie haben eher den Eindruck, dass Sie vor lauter "müssen" und "eilig" und "sofort" gar nicht mehr zum Luftholen kommen. In Gedanken sind Sie meist schon bei Ihrem nächsten Termin. Allmählich fühlen Sie sich mehr als Opfer denn als Herrscher über Ihren Terminkalender. "Aber wenn der Kunde einen Termin will, dann geht es eben nicht anders", versuchen Sie sich selbst aufzubauen. Doch stimmt das eigentlich?

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Der Kunde ist König – doch bestimmt er wirklich jeden Termin?
Wenn Sie der Meinung sind, immer auf das Fingerschnipsen Ihrer Kunden und Geschäftspartner reagieren zu müssen, schränken Sie sich unnötig ein. In einer Partnerschaft spricht nicht einer das Diktat und der andere reagiert lediglich. Kunden sind nicht unvernünftig – außer Sie haben sie bereits zu kleinen Egoisten erzogen. Verwenden Sie beim Einstieg zur Terminabsprache optimistische Wir-Aussagen, zum Beispiel: "Ich bin sicher, dass wir einen Termin finden, der uns beiden passt." Oder "Wir sind ja beide sehr eng verplant – trotzdem bin ich sicher, dass wir mit dem Termin, den wir heute finden müssen, beide zufrieden sein werden."

Warten Sie nicht ab – werden Sie aktiv bei der Terminabsprache
Überlegen Sie vorher, welcher Zeitraum für Sie und das gemeinsame Ziel günstig wäre. Wenn Sie keinen eigenen Vorschlag machen, müssen Sie sich nicht wundern, dass der andere das Feld alleine bestückt. Mit diesen Formulierungen können Sie Ihren Vorschlag partnerschaftlich formulieren:

•  "Ich möchte mit Ihnen einen Termin für xy abstimmen. Können Sie mir bitte zwei (oder drei) Vorschläge machen?"
• "Ich möchte mit Ihnen einen Termin für Anfang nächster Woche abstimmen …".
• "Würde Ihnen unser Termin besser am Mittwoch oder am Donnerstag, vormittags oder nachmittags passen?"
• "Wäre Ihnen auch Anfang nächster Woche recht?"
• "Könnten Sie auch einen Termin für nächste Woche Montag finden?"

Das können Sie bei Ihrer Planung beachten
Planen Sie bei Ihrer Terminplanung grundsätzlich Weg- und Reisezeiten ein sowie eine kurze Vor- und Nachbereitung des Termins. So wird aus einer zweistündigen Besprechung schnell eine realistischere Drei-Stunden-Einheit.

• Halten Sie sich einen Tag in der Woche möglichst frei von Terminen und Besprechungen. Das bringt viel Ruhe ins Büroleben und Sie werden staunen, wie viel Sie schaffen.
• Blocken Sie freie Zeiträume für wiederkehrende oder bekannte Aufgaben, die beispielsweise aufwendig sind, Ruhe und Konzentration erfordern, an einem längeren Stück zu erledigen sind oder einen Termin haben.
• Tragen Sie zum Jahresbeginn Urlaubszeiten und zusätzliche freie Tage ein, beispielsweise für Brückentage.
• Tragen Sie zum Jahresbeginn wiederkehrende und langfristig bekannte Termine oder Terminserien ein.

Jetzt sind Sie dran – Ihr Terminkalender
Suchen Sie sich aus den Vorschlägen die Hinweise heraus, die Sie für Ihr eigenes Business umsetzen wollen. Nehmen Sie die Formulierungshilfen als Anregung und feilen Sie so lange daran, bis es genau nach Ihnen klingt. Sie werden sehen, dass Ihr Terminpartner sich bemühen wird, auch Ihre Wünsche zu berücksichtigen.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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