von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Es kursieren Gerüchte im Unternehmen über geplante Entlassungen und eine Kollegin quetscht Sie regelrecht aus. "Bestimmt weißt du doch was, du bist doch schließlich die rechte Hand vom Chef," schmeichelt Sie Ihnen und mit: "Das ist echt unkollegial, mir kannst du es doch sagen!" setzt sie Sie zunehmend unter Druck.
Dass Sie als Sekretärin oder Assistentin solche Informationen nicht weitergeben dürfen, das wissen Sie. Sicher haben Sie einen entsprechenden Passus in Ihrem Arbeitsvertrag. Ein Verstoß dagegen kann zur fristlosen Kündigung führen. Denn ein Verletzen der Verschwiegenheit führt in Ihrer Position zu einem enormen Vertrauensverlust.
Die Sekretärin muss immer auf Verschwiegenheit achten
Doch nicht nur gegenüber Kolleginnen und Kollegen sollten Sie peinlich genau beachten, was Sie weitergeben. Auch gegenüber anderen leitenden Mitarbeitern dürfen Sie nicht alles arglos ausplaudern.
Vorsicht ist auch geboten gegenüber Kunden. Die sind zwar die Könige, aber Firmeninterna gehören auch hier nicht hin. Das ist ein Fallstrick, der oft übersehen wird. Denn wenn die Chemie mit dem Kunden stimmt, kann man schnell in diese Falle tappen, weil es sich so nett plaudert. Auch wenn die Sekretärin "privat" ist, muss sie auf Stillschweigen achten, denn wichtige Firmengeheimnisse haben auch beim Ehemann oder der besten Freundin nichts zu suchen.
Stillschweigen auch bei Facebook & Co.
Dass im Internet viele Fallstricke lauern, sich zu "verplappern" ist den meisten Sekretärinnen allerdings nicht bewusst. Ich meine damit typische soziale Netzwerke wie Facebook und Xing oder auch verschiedene Foren und Netzwerke für Sekretärinnen. Hier wird geplaudert und Probleme werden oft ausführlich und detailliert dargestellt.
Die Anonymität ist selten gewahrt und selbst mit laienhafter Recherche auf der Firmenhomepage ist schnell herausgefunden, wer mit "der Stellvertreter von meinem Chef, dieser Wichtigtuer" gemeint ist. Machen Sie sich klar: Was einmal im Internet steht, ist noch mehr als in Stein gemeißelt. Es ist nicht zurückholbar! Und "Ausrutscher" sind nachweisbar, weil sie schriftlich und öffentlich existieren. Überlegen Sie also sehr gut, ob Sie selbst anonym sind, wenn Sie posten und ob die gegebenen Informationen genug entfremdet sind. Sonst: Finger weg!
Sekretärin: Verschwiegenheit bei diesen Themen
Diese Themen sind in der realen und in der virtuellen Welt absolut tabu: Bilanzen, finanzielle Engpässe, Kundendaten, Kunden- oder Rabattkonditionen, Marketingstrategien, geplante Fusionen, evtl. auch geplante Projekte, Erfindungen, Gehälter von Vorgesetzten und Mitarbeitern, Abfindungssummen und –konditionen, geplante Kündigungen. Und auch über das Privatleben Ihres Vorgesetzten sollten Sie als Sekretärin Stillschweigen wahren. Dies betrifft vor allem Dinge wie Scheidung, Liebesverhältnisse, Krankheiten, Probleme der Kinder und ähnliches.
Jetzt sind Sie dran – sind Sie als Sekretärin so verschwiegen, wie Sie sein müssen?
Hand aufs Herz: Wem oder wo schütten Sie doch so manches Mal Ihr Herz aus, weil Sie sonst als "Geheimnisträgerin" bald platzen würden? Versuchen Sie, dies zu vermeiden, vor allem bei den Firmenthemen wie Finanzen und Personal. Und vor allem: Seien Sie bitte nicht zu vertrauensselig im Internet. Machen Sie sich klar: Wenn Sie etwas im Internet kund tun, dann liest die ganze Welt mit.
Und auch in zig Jahren wird es noch im Internet zu finden sein. Also dort gilt besonders: Verschwiegenheit ganz hoch einstellen und die Finger von der Tastatur lassen. Denn so unter "Freunden" wie man denkt, ist man nicht. Es gibt diesen geschützten Raum nicht und auch die oft als "geschlossen" wahrgenommenen Foren und Treffpunkte zum Austausch mit Gleichgesinnten im Internet sind öffentlich. Sie wissen niemals, wer mitliest!
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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