Professionelle E-Mails: Wie gut sieht Ihr Unternehmen aus?

E-Mails enthalten neben der eigentlichen Information immer auch eine Botschaft, wer der Absender ist. Wie können Sie dies für Ihre Mails nutzen?

Über die Nachteile oder auch Probleme nicht korrekter E-Mail-Signaturen haben Sie bereits gelesen. Natürlich kann an jedem Arbeitsplatz die korrekte E-Mail-Signatur und die gewünschte Gestaltung eingerichtet werden. Doch Sie wissen: Nichts ist heutzutage beständiger als der Wandel. Und schon muss hier und da wieder eine Kleinigkeit in der E-Mail-Signatur geändert werden.

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Wie ist die Gestaltung Ihrer E-Mails?
Bei den meisten E-Mails gibt es keine oder eine recht willkürliche Gestaltung. Weder Schriftart, Schriftfarbe oder –größe scheinen einem einheitlichen System zu folgen. Ein Logo oder die Hausfarbe des Unternehmens sucht man auch meist vergebens. Doch das sind mehr als nur kleine "Schönheitsfehler". Das Briefpapier wird ja auch einheitlich gestaltet und selbstverständlich von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genutzt. Wenn es die interne Gestaltung vorschreibt, dass immer die Schrift "Arial" eingesetzt wird, benutzen auch alle Arial.  

Die E-Mail als Visitenkarte Ihres Unternehmens
Dieser einheitliche Auftritt nach außen ist den meisten Unternehmen mittlerweile selbstverständlich. Einzige Ausnahme: Das Aussehen der E-Mails. Dabei ist die E-Mail oft der erste Kontakt zu Kunden und hat damit die Funktion einer Visitenkarte Ihres Unternehmens. Wenn Sie hier "schwächeln", kann Ihnen das Punkte in Fragen Ihrer fachlichen Kompetenz kosten. Dabei ist die Lösung in unserem technischen Zeitalter recht einfach.

Professionalisieren Sie Ihre E-Mails mit E-Mail Software
Natürlich können und sollten Sie durch Vorgaben und Kontrollen überprüfen, ob die gesetzlichen Vorgaben in den E-Mail-Signaturen umgesetzt werden. Das ist jedoch sehr zeitaufwändig. Abhilfe gibt es hier wie so oft in Form einer Software-Lösung. Beispielhaft wird hier die Software " TEAM UP! Trailer" der Firma Globolog GmbH aus Bochum  genannt.

Trailer sorgt dafür, dass in E-Mails interne Gestaltungsrichtlinien und gesetzliche Vorgaben automatisiert eingehalten werden. Die Software liefert das elektronische Briefpapier eines Unternehmens und stellt die Vereinheitlichung der E-Mail-Signaturen sicher.

Steuern Sie das E-Mail-Management zentral
Die Zuständigkeit wird vom individuellen Anwender auf die Administratoren verlagert, die mittels der Software die Unternehmensdaten und die Individualdaten komfortabel steuern. Dies führt in der Regel zu einer deutlichen Verschlankung von Arbeitsabläufen. Daraus ergibt sich nicht nur eine Entlastung für einzelne Mitarbeiter ("hoffentlich habe ich alles richtig eingerichtet") sondern es ergeben sich daraus Zeit- und Kostenersparnis im Unternehmen.

Im nächsten Teil der Serie können Sie sich ansehen, wie so eine Maske aussieht. Bis dahin können Sie ja kurz checken, wie es mit der einheitlichen und komfortablen Gestaltung von E-Mails in Ihrem Unternehmen bestellt ist.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Professionelle E-Mails"

• Professionelle E-Mails: Fehlerquellen und Schwachstellen
• Professionelle E-Mails: Marketing pur
• Professionelle E-Mails: Änderungen blitzschnell umgesetzt
• Professionelle E-Mails: Wie gut sieht Ihr Unternehmen aus?

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