von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Ihr Unternehmen hat einen Messestand, auf dem die Produkte oder Dienstleistungen Ihrem Zielpublikum präsentiert werden sollen. Natürlich sind Sie auch schon auf die Idee gekommen, dies in allen ausgehenden E-Mails auch zu kommunizieren. Und richtig gut sind Sie, wenn Sie für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen einheitlichen Text mit den gewünschten Informationen "Sie finden uns in Halle 3, Stand 115" erstellen.
Fallstricke der Marketing-Botschaften in E-Mails
Die Messe ist schon seit zwei Wochen "Vergangenheit" und noch immer gehen an verschiedenen Arbeitsplätzen Mails heraus, die das abgelaufene Ereignis bewerben. Mittlerweile haben Sie auch verärgert festgestellt, dass Schriften, Schriftgrößen und Farben der Mitteilung je nach Arbeitsplatz variiert wurden. Bei einigen fehlte sogar der zweite Absatz des Textes.
Sie haben mittlerweile eigentlich als Marketing-Botschaft auf eine weitere Aktion hingewiesen – eigentlich. Denn einige Mitarbeiter bewerben immer noch fleißig in ihren Mails die Messe, andere haben gar keine Marketing-Botschaft, weitere haben zwar die neue Aktion, es fehlt aber der dafür gestaltete neue Schriftzug. Sie raufen sich die Haare? Kein Wunder. Je größer das Unternehmen, desto schwieriger wird die Koordination von Marketing-Botschaften, wenn Sie dies in den Händen der jeweiligen Mitarbeiter lassen.
Der Job Ihrer Mitarbeiter bei E-Mails
Doch werden Sie nicht ungerecht in der Beurteilung eines solchen Mitarbeiterverhaltens. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden ihr Fachwissen an und erledigen die Arbeit, für die sie bezahlt werden. Deshalb konzentrieren sie sich bei der Erstellung einer E-Mail ausschließlich auf die inhaltlichen Aspekte. Sie haben ihr aktuelles Anliegen und den aktuellen E-Mail-Kontakt mit einem Kunden oder Geschäftspartner im Blick.
So agieren Marketing-Fachleute
Ihre Marketing-Experten wiederum haben einen ganz anderen Blick auf das Unternehmen. Ihr Interesse gilt der Frage, wie sie optimal Marketingbotschaften, Einladungen, Veranstaltungshinweise oder Produktankündigungen termingerecht und optisch ansprechend in die E-Mails des Unternehmens einbinden können.
Die Technik als Schnittstelle bei den E-Mails
Das, was Markting-Fachleute brauchen, ist also eine komfortable Möglichkeit, Botschaften automatisiert und termingerecht in E-Mails einfließen zu lassen. Das, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen, ist, dass sie sich nicht um Marketing-Botschaften kümmern müssen, sondern sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Abhilfe bietet hier wiederum die bereits beispielhaft genannte Software " TEAM UP! Trailer" der Firma Globolog GmbH aus Bochum. Die Software sorgt dafür, dass zentral und termingerecht entsprechend aufbereitete Botschaften, Produkt- oder Veranstaltungshinweise einheitlich in allen ausgehenden Mails an allen Arbeitsplätzen gesetzt sind.
Die einfache Anwendung können Sie aus der Abbildung ersehen. Der Text kann ansprechend gestaltet und formatiert werden. Abbildungen oder sonstige grafische Objekte können hochgeladen werden um einen wirklichen Blickfang zu bilden. 
Die Vorteile der so professionell erstellten E-Mails
Jetzt sind Sie dran – E-Mails professionell und werbewirksam gestalten
Wollen Sie in Zukunft weiterhin "zu Fuß und per Hand" die E-Mails Ihres Unternehmens im Griff haben? Oder sind die professionellen Lösungen vielleicht auch etwas für Ihr Unternehmen? Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen, damit Ihr Unternehmen sich in Zukunft auch in der E-Mail-Signatur optimal präsentiert.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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