Professionelle E-Mails: Fehlerquellen und Schwachstellen

E-Mails erleichtern die Arbeit. Bis korrekte E-Mail-Signaturen im Unternehmen umgesetzt sind, wachsen einem allerdings manchmal "graue Haare".

Kennen Sie das? Die Telefonnummer in Ihrem Unternehmen hat sich vor einiger Zeit geändert. Da kommt Ihr Vorgesetzter auf Sie zu und weist Sie ungehalten darauf hin, dass in Ihrer E-Mail-Signatur immer noch die alten Telefon- und Faxnummern stehen. Stimmt, das hatten Sie übersehen. Sie machen sich sofort daran, Ihre E-Mail-Signatur (das ist die Absenderkennung am Ende der E-Mail) zu aktualisieren. In der Kantine erzählen Sie den Kollegen davon und zwei Kollegen sagen spontan "ach ja, muss ich auch noch machen."

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Rechtslage zur E-Mail und E-Mail Pflichtangaben
Rechtlich gesehen müssen alle E-Mails vollständige Angaben zum Unternehmen enthalten (wie Name, Rechtsform, Vorstand, Handelsregisternummer und Registergericht). Dies betrifft alle an externe Empfänger gehenden E-Mails. Es ist zudem unabhängig davon, ob die E-Mail eine rechtliche Bedeutung hat oder nicht.

Meinem Artikel "E-Mail-Pflichtangaben - Hier informieren und online überprüfen" können Sie weitere Informationen entnehmen. Diese Vorgabe führt dazu, dass ein Unternehmen darauf achten muss, dass alle Angestellten die entsprechenden Angaben in ihrer E-Mail-Signatur korrekt führen.  

Häufige Fehlerquellen in E-Mails

• Die E-Mail-Signatur fehlt grundsätzlich.
• E-Mail-Signatur ist nicht vollständig.
• Die Angaben in der E-Mail-Signatur sind fehlerhaft bzgl. Rechtsform etc.
• Sie enthalten nur die Daten des einzelnen Mitarbeiters, nicht jedoch die vollständigen Daten des Unternehmens.
• Es gibt Zahlendreher in Telefonnummern oder sonstige Tippfehler.
• Änderungen werden zeitverzögert umgesetzt.
• Jede E-Mail-Signatur im Unternehmen sieht anders aus, mit einem einheitlichen Außenauftritt hat das wenig zu tun.  

Echte Schwachstellen bei E-Mails
Es kristallisieren sich bei E-Mails zwei Schwachstellen heraus:  

1. keine einheitliche Gestaltung
2. keine rechtlich korrekte E-Mail-Signatur.  

Hinzu kommt noch, dass viel zu viele Unternehmen die Möglichkeit der Eigenwerbung mittels E-Mail-Signatur vernachlässigen. Oder es gibt einen Hinweis, beispielsweise auf einen Tag der offenen Tür, eine Messe oder ähnliches. Aber der sieht an jedem Arbeitsplatz ein bisschen anders aus. Und auch das habe ich schon gesehen: Der Hinweis wird einmal geschrieben und bei den nachfolgenden Mails aus der ersten per Hand kopiert und eingefügt. Das erfüllt seinen Zweck, aber produktiv ist etwas anderes.

Im nächsten Teil der Serie " Professionalisierung von E-Mails" stelle ich Ihnen eine Software vor, die Ihnen rechtlich korrekte E-Mail-Signaturen ermöglicht und die eine einheitliche interne Gestaltung mit wenig Aufwand ermöglicht. Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Professionelle E-Mails"

• Professionelle E-Mails: Fehlerquellen und Schwachstellen
• Professionelle E-Mails: Marketing pur
• Professionelle E-Mails: Änderungen blitzschnell umgesetzt
• Professionelle E-Mails: Wie gut sieht Ihr Unternehmen aus?

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