Professionelle E-Mails: Änderungen blitzschnell umgesetzt

E-Mails sind lediglich ein "Transportmittel" der Nachricht von A nach B. Wenn die E-Mail-Signatur sich ändert, bedeutet dies zusätzlichen Aufwand. Wer mag das schon? Außendienstmitarbeiter, Urlauber, Teilzeitkräfte – für sie alle ist es oft nur zeitverzögert möglich, Informationen in der E-Mail-Signatur zu erhalten und umzusetzen. Den ganzen Tag beim Kunden gewesen und eben zum Feierabend noch schnell die Mails gecheckt? Da fehlt vielen Mitarbeitern die Zeit, die Signatur laut Anweisung zu verändern. Das dauert ihnen in diesem Moment zu lange, wenn es Priorität hat, einem Kunden noch schnell eine zugesagte Unterlagen zu mailen.

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Und schon stimmt die E-Mail-Signatur auch für diesen Tag nicht.
Menschlich verständlich und oft praktiziert, doch dieses "mache ich morgen" ist zu oft eine Dauerlösung. Hier sorgt die genannte Software " TEAM UP! Trailer" der Firma Globolog GmbH http://www.globolog.com/ für Entspannung und ein einheitliches "Outfit".

E-Mail-Software: Einer für alle
Beispielsweise können Änderungen der Daten jederzeit und blitzschnell für alle oder einzelne Benutzer mittels Regeln umgesetzt werden. Damit Sie eine Vorstellung bekommen, wie das aussehen kann: Ein Beispiel, wie die Daten erfasst werden, sehen Sie hier.

Vorteile dieser professionellen Gestaltung der E-Mail-Signatur

• Einheitliche E-Mail-Signaturen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
• Durch die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften werden mögliche Verstöße und daraus resultierende Folgen wie z. B. Abmahnungen verhindert.
• Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentrieren sich bei der Erstellung einer E-Mail ausschließlich auf die inhaltlichen Aspekte. Sie wenden ihr Fachwissen an und erledigen eine Arbeit, für die sie ausgebildet sind und bezahlt werden. Und kümmern sich nicht mehr darum, ob sie eine korrekte E-Mail-Signatur verwenden.
• Administratoren haben die einzubindenden Individualdaten bereits in ihrem Verzeichnisdienst erfasst und vermeiden damit Redundanzen oder gar Widersprüche.
• Administratoren und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden gleichermaßen von anfallenden Routinearbeiten entlastet.

Doch die Software TEAM UP! Trailer kann noch mehr. Anregungen, wie Sie eine professionelle Außendarstellung Ihres Unternehmens mittels der E-Mail Software einsetzen können, bekommen Sie im nächsten Teil dieser Serie.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Professionelle E-Mails"

• Professionelle E-Mails: Fehlerquellen und Schwachstellen
• Professionelle E-Mails: Marketing pur
• Professionelle E-Mails: Änderungen blitzschnell umgesetzt
• Professionelle E-Mails: Wie gut sieht Ihr Unternehmen aus?

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