Stellen sie sicher, dass Informationen richtig fließen – Halten Sie Postbesprechungen ab
Eine optimale Postbearbeitung im Büro kann das Arbeitsklima im Unternehmen verbessern. Eine Abteilung kann nur dann effizient arbeiten, wenn ihre Mitarbeiter optimal informiert sind. Für den Informationsfluss innerhalb Ihrer Abteilung sind Sie als Abteilungsleiter verantwortlich.
Oftmals ist es so, dass Informationen zu einem Vorgang bei einem einzigen Mitarbeiter liegen und niemand sonst Bescheid weiß. Im Krankheitsfall sieht es dann so aus, dass Informationen mühsam zusammen gesucht werden müssen, was Zeit und Effizienz kostet. Eine gute Einrichtung ist es daher, seine Mitarbeiter regelmäßig zu so genannten Postbesprechungen einzuberufen. Dies kann, je nach Postaufkommen, täglich geschehen oder aber in längeren, regelmäßigen Abständen.
Diese Besprechung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter, ob es ihn nun letztendlich betrifft oder nicht, einen Überblick über das Gesamtgeschehen der einzelnen Bereiche innerhalb einer Abteilung erhält, was wiederum eine positive holistische Arbeitsweise fördert und Doppelarbeit vermeidet. Der psychologische Nebeneffekt ist, dass sich die Mitarbeiter integriert und wertgeschätzt fühlen – das fördert die Teamarbeit und den Gemeinschaftssinn.
Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter in der Prioritätenvergabe der eingehenden Post
Als Abteilungsleiter haben Sie den Gesamtüberblick, nicht nur über das Geschehen in der Abteilung, sondern auch innerhalb des gesamten Unternehmens. Abteilungsübergreifende Dinge werden meist in Abteilungsleiterbesprechungen zusammen mit der Geschäftsleitung erörtert und diese Informationen erhalten in der Regel nur Sie und Ihre Abteilungsleiterkollegen/innen.
Es liegt also an Ihnen, diese Informationen zu gewichten und an Ihre Mitarbeiter weiter zu leiten, damit Prioritäten optimal vergeben werden können. Setzen Sie sich also mit Ihren Mitarbeitern zusammen, bewerten Sie den Posteingang nach Prioritäten und verteilen Sie klare Aufgabengebiete, um häufige Rückfragen zu vermeiden.
Vermeiden Sie es, den Posteingang lediglich mit Kommentaren zu versehen
Es ist oftmals einfacher und spart vermeintlich Zeit, wenn man einen Brief mit einem persönlichen Kommentar oder einer knappen Arbeitsanweisung versieht. Doch nicht alle Informationen, die Sie im Kopf haben und Ihren Mitarbeitern mitteilen möchten, passen räumlich immer auf das jeweilige Schriftstück. Zeit sparen Sie eher, wenn Sie umfangreichere Anmerkungen persönlich an Ihre Mitarbeiter herantragen. Und wenn dies darüber hinaus in der Gemeinschaft des Teams geschieht, erübrigen sich meist wiederholte Nachfragen der einzelnen Kollegen.
Halten Sie Post, die an einen Ihrer Mitarbeiter gerichtet ist, niemals zurück
… und falls Sie es doch tun sollten, dann lassen Sie es Ihren Mitarbeiter wissen. Es kommt immer wieder zu Situationen, in denen man geneigt ist, eingegangene Post einfach einzubehalten und nicht an den betroffenen Mitarbeiter weiterzuleiten, da man etwas selbst bearbeiten möchte. Dies ist durchaus legitim. Sollte dies jedoch der Fall sein, so teilen Sie es Ihrem Mitarbeiter mit, damit er oder sie nicht vergebens darauf wartet.