von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie erhalten mehrere Briefe, vielleicht über die normale Post, eventuell über die interne Postverteilung. Sie nehmen den ersten Brief in die Hand, runzeln die Stirn, weil Sie nicht so recht wissen, was Sie wann damit machen und legen ihn erst einmal auf die Seite. Dann die Werbung überfliegen, hmmmm, interessante Sache, aber weiter mit der Post.
Der nächste Vorgang betrifft evtl. eher Ihre Kollegin, auch der kommt auf den Stapel. Und dann noch Post vom Kunden Herrn Mecker, das spricht Sie erst recht nicht an und der Brief landet auf der anderen Seite. Hier einige Anregungen, wie die Postbearbeitung im Büro auch aussehen kann.
"Fließband" im Büro
Legen Sie alle Briefe aufeinander. Wenn Sie rechtshändig sind, mit der geklebten Postlasche an der rechten Seite. Dann nehmen Sie Ihren Brieföffner und schlitzen alle Briefe auf. Reine Fließbandarbeit in Ihrem Büro, danach kann der Brieföffner an seinen Platz. Jetzt gibt es vier Strategien zur Weiterbearbeitung der Post im Büro.
Post Tipp 1 fürs Büro: Direkt-Prinzip
Versuchen Sie, jeden Brief nur einmal zu bearbeiten. Wenden Sie konsequent das "Direkt-Prinzip" an, in dem Sie sofort entscheiden, wie Sie bei jedem Posteingang vorgehen. Diese Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:
· Wegwerfen
Was kann weg? Alles, was überflüssig ist wie Werbung, Kongress- und Fortbildungsangebote, die Sie nicht nutzen wollen oder eindeutige Standardbriefe, die für Sie nicht relevant sind. Ab damit in den Papierkorb, anstatt überflüssige Papierstapel zu bilden. Sollten Sie wider Erwarten doch etwas brauchen, können Sie in der Regel die Information nochmals anfordern, bei Kollegen oder im Internet abrufen. Probieren Sie es aus!
· Ablegen
Sollten Briefe in Ihrer Post sein, die Sie zwar nicht beantworten, aber aufbewahren müssen können Sie sofort abheften. Falls Sie einen Sammelkorb oder eine Mappe "Ablage" haben, weil Sie die Ablage als gebündelte Tätigkeit durchführen, sortieren Sie die Post entsprechend ein. Und schon ist Ihr Büro ein bisschen "post-freier". Sollten Sie eine sehr aufwändige Ablage haben, empfiehlt es sich, dass Sie eine systematische Zwischenablage schaffen. Lesen Sie dazu meinen Artikel "Ablage - so sortieren Sie vor"
· Erledigen bzw. Erledigung einplanen
Manchen Posteingang im Büro kann man sofort beantworten, dann tun Sie das. Falls Sie dazu noch etwas erledigen müssen (nachfragen, recherchieren etc.) planen Sie den Posteingang als Aufgabe entsprechend ein und geben ihm den passenden Platz bei Ihren Vorgängen.
Post Tipp 2 fürs Büro: Wichtigkeit beurteilen
Überlegen Sie sich bei der Bearbeitung Ihres Posteingangs, wie wichtig der jeweilige Brief ist. Vor diesem Hintergrund entscheiden Sie dann, ob sie ihn per Post, per Telefon oder per Mail beantworten.
Post Tipp 3 fürs Büro: Form auswählen – reicht ein Kurzbrief?
Wenn Sie sich für eine schriftliche Beantwortung entscheiden, machen Sie sich Gedanken über die Form, in der Sie den Brief beantworten. In Ihrem gut organisierten Büro sind Sie sicher auf die zwei Möglichkeiten gut vorbereitet:
· Fundiert und auf Basis einer Gliederung
Für wichtige oder längere Briefe bietet es sich an, nicht sofort mit dem Ausformulieren zu beginnen. Skizzieren Sie mit einigen Stichworten eine Gliederung und notieren Sie zu jedem Gliederungspunkt Stichpunkte und Ideen. Dadurch wird das eigentliche Schreiben präziser und die eigentliche Schreib- und Formulierungszeit wird kürzer.
· als Kurzbrief
Nutzen Sie in Ihrem Büro die Möglichkeit von Kurzbriefen. Auch immer beliebter und akzeptierter: Schreiben Sie eine knappe Antwort direkt auf das eingegangene Schreiben. Wenn Sie es dann zurücksenden oder mit dem Hinweis "Blitzantwort" zurückfaxen, ist der Empfänger mit dieser doch eher "formlosen" Form sicher einverstanden.
Post Tipp 4 fürs Büro: kurz und knackig
Fassen Sie sich in Ihrem Büro kurz und knackig, egal ob bei Telefonaten oder bei der Postbearbeitung. Heutzutage ist es günstig, wenn der Brief nicht länger als eine Seite ist. Versuchen Sie also wirklich, auf den Punkt zu kommen und die wesentlichen Dinge ohne "Aufblähen" darzustellen. Der Empfänger wird es Ihnen danken. Wenn es sich um sehr komplexe oder umfangreiche Angelegenheiten handelt, gilt die 1-Seiten-Empfehlung natürlich nicht.
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