Werden die Pflichtangaben auf Rechnungen nicht beachtet, kennt das Finanzamt kein Pardon. Prüfen Sie daher regelmäßig, ob auf Ihren Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten sind, denn sonst ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet.
Pflichtbestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung
Welche Pflichtangaben eine Rechnung zwingend enthalten muss, finden Sie in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Damit das Finanzamt ein Geschäftsdokument als Rechnung anerkennt, muss es damit folgende Pflichtbestandteile enthalten:
Vollständige Anschriften als Pflichtbestandteile auf Rechnungen
Zu den leicht nachvollziehbaren Pflichtbestandteilen einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören der vollständige Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, genügt eine Angabe dieser Daten.
Angabe von Steuernummer oder UstIdNr
Zwingend erforderlich ist ferner die Angabe der dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilten Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UstIdNr).
Rechnungsbezogene Angaben
Eine Rechnung muss als Pflichtangabe das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird, enthalten.
Durch die Vergabe einer eindeutigen Rechnungsnummer soll sichergestellt werden, dass jede von einem Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Gerade diese Angabe wird daher vom Finanzamt sehr genau geprüft. Ob diese Pflichtangabe auf Rechnungen korrekt ist, lässt sich von den Finanzbeamten heute vergleichsweise einfach durch den Einsatz von Prüfprogrammen kontrollieren.
Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Zu den Pflichtangaben auf Rechnungen gehören ferner Angaben über den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Entbehrlich ist eine solche Angabe nur dann, wenn der Zeitpunkt der Lieferung/Leistung nicht feststeht. Dies ist insbesondere bei Voraus- oder Anzahlungsrechnungen der Fall.
Weitere Pflichtangaben auf Rechnungen
Zu den Pflichtangaben gehören darüber hinaus Angaben über Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung sowie
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistungen sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
- in den Fällen einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung bzw. einer innergemeinschaftlichen sonstigen Leistung ist eine weitere Pflichtangabe auf der Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers.