Tipp 1: Eingehendes kategorisieren
Alles, was in Ihrem Postkorb landet, sollte von Ihnen mit aller Sorgfalt bearbeitet werden.
Betrachten Sie von daher Post- und E-Mail-Eingang als festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit und nicht als etwas, dass man "mal schnell" nebenbei erledigen kann.
Vergessen Sie nicht, jedes Papierdokument mit dem Tagesdatum zu stempeln. Für das Durchlesen eines jeden Dokumentes sollten Sie sich auf einige wenige Minuten beschränken. Lesen Sie quer und entscheiden Sie dann, ob das Dokument:
- entsorgt/gelöscht,
- weitergeleitet oder
- selbst bearbeitet werden soll.
Entsorgen/löschen bedeutet, es auch wirklich wegzuwerfen bzw. es in den elektronischen Papierkorb zu verschieben. Weiterleiten bedeutet, das Schriftstück in einen der dafür vorgesehenen Ausgangskörbe zu legen bzw. es an eine bestimmten E-Mail-Adresse zu verschicken bzw. weiterzuleiten. Was Sie selbst bearbeiten möchten, das legen Sie in Ihren Bearbeitungskorb.
Vielen Büroangestellten, ob Chef, Sekretärin oder Sachbearbeiter, fällt es schwer, etwas wegzuwerfen. Das sind meistens Dinge wie Initiativangebote, Zeitschriften, Prospekte, usw., die man ja "vielleicht" noch mal brauchen könnten. Heben Sie diese ruhig auf, aber setzen Sie sich ein Frist bis zu der sie diese Unterlagen, ob gelesen oder nicht, entsorgen werden, und seien Sie konsequent dabei. Diese Maßnahme trainiert mit der Zeit das Verständnis für die eigenen Kapazitäten sowie für Prioritäten und maximieren somit die Büroorganisation.
Tipp 2: Schriftstücke für andere effizient vorbereiten
- Markieren Sie die Quintessenz eines jeden Schriftstückes, so dass der Empfänger sofort weiß, worum es geht. Das erspart anderen viel Zeit.
- Machen Sie für sich selbst eine Notiz für wichtige Informationen oder Termine.
- Sollten Sie ergänzende Informationen zu einem Schriftstück haben, dann machen Sie eine Randnotiz oder heften einen "gelben Zettel" an.
- Komplettieren bzw. ergänzen Sie das Schriftstück durch vorhandene, d.h., wenn Sie ein Angebot erhalten, dann heften Sie die entsprechende Anfrage an; kommt eine Rechnung, dann vergleichen Sie diese mit der Bestellung.
- Kennzeichnen Sie die Schriftstücke mit Kürzeln wie z.B. A für Ablage, R für Rücksprache, T für Termin oder WV für Wiedervorlage. Um Zeit zu sparen, könnten hierfür Stempel benutzt werden.
Für wichtige Unterlagen, die eine hohe Priorität haben, sollten Sie eine separate Pultmappe bereit liegen haben. Derartige Unterlagen gehören in die Postbesprechung mit Ihrem Chef.
Tipp 3: Optimierung
Es gibt wichtige und dringende Aufgaben. Dringende Aufgaben sollten sie immer sofort erledigen. Dies gilt auch für Terminvereinbarungen, Klärung von Sachverhalten oder eine Abstimmung mit Dritten.