von Gisela Krahnke, veröffentlicht in Büroorganisation
Ordnung im Büro schaffen: So wird "Suchen" zum Fremdwort
Marktforscher haben festgestellt, dass zwischen 13 und 19% oder 1 bis 1 1/2 Stunden pro Tag mit Suchen verbracht werden. Diese Zeitverschwendung muss bekämpft werden. Zuerst müssen die Papierstapel verschwinden, möglichst für immer.
Ich schlage vor, die Unterlagen zu sortieren in "Wichtig", "Besprechen", "Termin" und "Papierkorb". Sie werden sehen, der Papierkorb ist zuerst voll.Wichtige Aufgaben werden sofort erledigt. Die Unterlagen, wo Rücksprache mit Vorgesetzten oder Kollegen nötig ist, kommen in eine Fächermappe für Besprechungen und werden terminiert.
Rechnungen, Angebote, Ausschreibungen und sonstige an Termine gebundene Aufgaben kommen in die Wiedervorlage-Aktei. Mit einer solchen Aktei sind sämtliche Vorgänge im Überblick und nichts wird vergessen.
Wie sieht jetzt der Schreibtisch aus? Sicher schon so, dass genügend Platz ist, um zu arbeiten. Nehmen Sie sich für die Zukunft vor, jedes Schriftstück nur einmal in die Hand zu nehmen. Entweder Sie bearbeiten den Vorgang sofort oder legen ihn auf "Termin" oder Sie delegieren.
Eine gute Übersicht über laufende und erledigte Vorgänge bieten Akteien. Eine Aktei besteht aus einer Sammelbox, in der dünne Mappen mit farbig beschrifteten Reitern abgestellt werden. Besonders für die Termin-Wiedervorlage eignet sich dieses Verfahren gut.
Die Vorteile:
Mit dieser Ablageform sparen Sie Zeit und Geld. Sie müssen kein Schriftstück lochen, im Ordner keine passende Ablagestelle suchen, keine Hebelmechanik bedienen. Den abgelegten Vorgang haben Sie nicht mehr im Blick. Bei Bedarf muss erst im Ordner gesucht werden. Ich habe mir meinen Alltag mit einer Aktei über Jahrzehnte übersichtlich und stressfrei gestaltet. Wann folgen Sie meinem Beispiel?
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