Online-Tools: So geht Meeting heute!

Online-Tools helfen natürlich auch bei zwei wichtigen Büroaufgaben: Termine koordinieren und zunehmend rücken auch Online-Meetings in den Blick. Lernen Sie dazu bewährte Helfer kennen, die Sie kostenfrei im Internet nutzen können.

Können Online-Tools bei der Terminkoordination helfen?
Kennen Sie das? Sie sollen für Ihren Chef sieben Kollegen und Kolleginnen aus unterschiedlichen Standorten zu einem Meeting einladen. "Diese Art der Terminkoordination muss doch einfacher gehen", denken Sie sich, "als jetzt zwei Terminvorschläge an alle zu mailen und die chaotischen Rückantworten zu sortieren."

Stimmt, mit Hilfe von Onlinediensten geht es einfacher. Zudem würden Sie sich gern schon einmal über Online-Meetings informieren? Denn vielleicht ist das etwas, was Sie Ihrem Chef gelegentlich vorschlagen könnten.

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Online-Tools für Online-Meetings
Online-Meetings werden immer öfter als Ergänzung oder als Ersatz für Präsenzmeetings angesetzt. So wird die Zeit der Anreise gespart, ebenso wie Raum- und Bewirtungskosten.

Der Onlinedienst netviewer beispielsweise bietet sehr komfortabel die wichtigsten Funktionen für ein Online-Meeting an: Gegenseitiges Sehen und Hören sowie das Einbinden von Dateien. So entsteht sehr komfortabel eine Austauschplattform – nicht "live und präsent", aber mit vielen Vorteilen.

Das Unternehmen Struktur aus Stuttgart bietet mit spreed ebenfalls Web-Meetings an, enthalten ist auch eine unbefristete kostenfreie Nutzung für bis zu drei Teilnehmer. Ohne weitere Software und sehr unkompliziert können Sie beispielsweise auch PowerPoint-Präsentationen zeigen. Also durchaus etwas zum Reinschnuppern und Kennen lernen.

Terminabsprachen und Themen finden mit Online-Tools
Wenn Sie mehrere Gesprächsteilnehmer für einen gemeinsamen Termin unter einen Hut bringen müssen, kann sich das ganz schön aufwändig gestalten. Das übliche "hin und her" umgehen Sie elegant mit dem Terminkoordinator doodle.

Sie tragen Terminoptionen, Uhrzeiten und gegebenenfalls auch Vorschläge für die Tagesordnung beispielsweise für ein Meeting ein. Anschließend versenden Sie in der Funktion als Administrator einen Link. Alle Beteiligten tragen ihre Möglichkeiten zur Teilnahme ein. Alle haben zudem Einblick in den aktuellen Stand über das Voting der Kolleginnen und Kollegen.

Ist das für Sie interessant? Möchten Sie dazu mehr lesen? Mit meinem Artikel "Online Terminvereinbarung mit Doodle - Machen Sie mit!" haben im Januar und Februar 2010 über 100 Leserinnen und Leser von VNR mit einer "Übungs-Terminierung" von mir experimentiert. Das "Übungs-Doodle" ist mittlerweile geschlossen.

Web-Wecker als kleines Online-Tool
Ja, auch der gute "alte" Wecker ist natürlich im Internet als Onlinedienst eingerichtet. Beispielsweise bietet Online Clock diesen Dienst an. Dazu ruft man lediglich die Seite auf und gibt die Weckzeit ein. Dann beginnt ein Countdown. Die Seite muss geöffnet bleiben, dann erhalten Sie pünktlich ein Signal. Zum Beenden wird die Seite einfach geschlossen. Im nächsten Teil: Kostenfreie Software für die Erstellung von Mind-Maps am PC und so lassen Sie rechnen.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Online-Tools"

• Online-Tools: Unkomplizierte Helfer fürs Büro
• Online-Tools: So geht Meeting heute!
• Online-Tools: Kreatives Arbeiten im Büro
• Online-Tools: Essen und Reisen

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Mehr über den Einsatz von Online-Tools lesen Sie in » "Assistenz & Sekretariat inside". Jetzt gratis testen!

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