Mit Outlook nie wieder Geburtstage vergessen

Wer Geburtstage von Kunden und Geschäftspartnern unter Outlook erfasst, will nicht noch ein Extra-Programm bedienen, um sich z. B. erinnern zu lassen. Doch Outlook hat hier wenig zu bieten. Automatischer Mailentwurf? Fehlanzeige! Dafür gibt es ein kostenfreies Add-In, das Sie aus Outlook heraus mit einer Schaltfläche bedienen können.

Kennen Sie das? Als Sekretärin, Assistentin oder auch als Selbstständiger sind Sie dafür zuständig, dass Ihre Geburtstagsgrüße auch rechzeitig Kunden und Geschäftspartner erreichen. Denn Geburtstagswünsche sind eine elegante Art, sich dem Kunden in Erinnerung zu bringen. Und für wichtige Geschäftspartner ist es ein unerlässliches Signal der Wertschätzung. Wenn Sie Ihre Geburtstagsdaten sowieso mit MS Outlook verwalten, stelle ich Ihnen heute zwei Tools vor, die Sie in Outlook bzw. in Word integrieren können. So erhalten Sie eine Erinnerung an Geburtstage in Outlook mit weiteren Funktionen sowie mit Word eine Geburtstagsliste.

Geburtstags-Erinnerer für Outlook
Das SmartTool Geburtstags-Erinnerung 3.5 für Outlook legt sich in der Gratis-Version mächtig ins Zeug. Das vorgestellte Tool ist ein Add-in, das komfortabel von Outlook aus bedient werden kann. Sie brauchen keine zusätzliche Anwendung zu starten. Jetzt folgen in meiner Schnellübersicht einige Funktionen, die für Outlook 2010, 2007, 2003 und 2002/XP geeignet sind:

  • Die Erinnerungsverwaltung für Geburtstage prüft in individuell eingegebenen Intervallen die Kontakte nach den relevanten Daten und Jubiläen.
  • Runde Geburts- oder Jahrestage (5, 10, 15, 20 etc.) sowie "Schnapszahlengeburtstage" (11, 22, 33 etc.) können mittel eines "!" besonders hervorgehoben werden. Hier kann eine separate Auflistung nach z. B. Jahren erfolgen.
  • Sie können einen Vorlauf und Voransicht auswählen, z. B. heute, nächste drei Tagen, diese Woche oder diesen Monats. So haben Sie ausreichend Zeit, Blumen oder Kundengeschenke zu ordern und auf den Weg zu bringen.
  • Wenn Sie anrufen, mailen oder per Post schreiben wollen, reicht ein Doppelklick auf das entsprechende Symbol. Dann legt der Assistent wahlweise eine neue E-Mail mit dem Betreff "Herzlichen Glückwunsch!" an. Sie verfassen nur noch einen Text und können die Nachricht sofort abschicken. Der Doppelklick auf die Adresse kopiert sie zur weiteren Verwendung in die Zwischenablage und sofort können Sie einen Brief starten.

Alle Geburtstage im Blick mit der automatischen Geburtstagslist e
Für die Übersicht im Sekretariat oder auch für die Urlaubsvertretung oder den Chef ist eine übersichtliche Geburtstagsliste sehr hilfreich. Standardmäßig findet sich weder Outlook noch in Word eine Funktion zur Erstellung einer solchen übersichtlichen Liste. Diese Lücke schließt das kostenfreie Tool Geburtstagsliste 3.0 für Word. Dazu wird voll automatisch eine sortierte Geburtstagsliste der Outlook-Kontakte in Word 2010, 2007, 2003 oder 2002/XP erstellt. Ist das genau das, was Sie suchen? Auch hier habe ich eine Schnellübersicht wesentlicher Assistenzfunktionen erstellt.

  • Der Assistent erstellt in Word eine nach Monaten sortierte Liste.
  • Sie legen fest, welche Zusatzinformationen (Ort, Telefon, Adresse, Geburtsjahr und Alter) auf der Liste erscheinen sollen.
  • Sie können Listen mit Geburtstagen aus einem bestimmten Zeitraum (Alles/Heute/Morgen/Diese Woche/Diesen Monat) zusammen stellen.
  • Durch Kategorien schaffen Sie Geburtstagslisten für Freunde und Geschäftspartner oder spezielle Geschäftspartner und Kunden.
  • Die fertige Liste kann gespeichert, noch weiter bearbeitet, gedruckt oder weiter gemailt werden.

Jetzt sind Sie dran – Geburtstage verwalten mit Zusatztool für Outlook
Könnten die beiden Tools für Sie genau das richtige sein? Dann informieren Sie sich weiter auf der jeweiligen Seite, ob die Arbeitserleichterungen auch wirklich für Sie gegeben sind. Die Grafiken der Bildschirmabbildungen sind dazu sehr aussagekräftig. Und schon ist Ihre Büroorganisation ein klein wenig effektiver und eleganter geworden. Also, keine Angst mehr, wichtige Geburtstage aus dem Blick zu verlieren!

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation