Multitasking ist auch keine Lösung

Kennen Sie das? Sie arbeiten an einem Bericht. Eine Mail mit einer aktuellen Statistik geht ein, in die Sie sich gleich vertiefen. Während Ihr Blick noch die Zahlen erfasst, wählen Sie die Kurztaste einer Kollegin, um einen Termin abzustimmen. Während des Telefonats checken Sie nochmals Ihre Mail. Ach ja, der Bericht…

Diese Gleichzeitigkeit verschiedener Tätigkeiten wird als „Multitasking“ bezeichnet. Und erweckt erst einmal den Eindruck, als würden Sie in kürzerer Zeit drei und mehr Aufgaben erledigen. Wenn Sie eine Zeit-Bestandsaufnahme machen würden, käme normalerweise heraus, dass alle drei Aufgaben zusammen auch nicht schneller abgeschlossen sind, als hätten Sie sie nacheinander bearbeitet. Die Wahrscheinlichkeit ist sogar sehr groß, dass Sie mit dieser Art des Arbeitens Zeit verschwendet haben.

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Mythos Multitasking – kennen Sie sich aus?

Unstrittig ist, dass Menschen nicht in der Lage sind, mehrere Dinge auf einmal erfolgreich zu tun. Trotzdem glauben viele Büromenschen nach wie vor, verschiedene Aufgaben zugleich zu erledigen, sei das Patentrezept gegen Dauerstress und gegen zu viel Arbeit.

Doch Psychologen, Neurowissenschaftler und Ökonomen widersprechen deutlich:

1. Der Mensch macht bei Multitasking-Vorgehen haufenweise Fehler, denn das Gehirn ist der Doppel- und Mehrfachbelastung nicht gewachsen.
2. Dabei wird im Gegenteil sogar Zeit verschenkt: Mehr als ein Viertel, weil er Fehler wieder ausbügeln und sich an die jeweils nächste Aufgabe erinnern müsse.
3. Der Preis für das vermeintliche Multitasking ist, dass zumindest eine der Aufgaben nur mit halber Kraft bearbeitet wird.

Dabei nehmen Menschen mehrere Eindrücke durchaus parallel wahr. Wenn das Gehirn jedoch nicht mehr nur wahrnehmen, sondern auch reagieren muss, scheitert jeder Versuch von Gleichzeitigkeit. Besonders gut belegt ist das beim Telefonieren im Auto. Telefonieren erhöht unabhängig vom Nutzen einer Freisprecheinrichtung das Unfallrisiko um ein Viertel. Zum besseren Vorstellen: Beim gleichzeitigen Telefonieren und Autofahren reduziert sich die Reaktionsfähigkeit und entspricht der eines Angetrunkenen mit 0,8 Promille Blutalkohol. Hätten Sie’s gewusst?

Statt Multitasking: Konzentration auf eine Sache

Konzentrieren Sie sich nur auf eine Aufgabe. Versuchen Sie, sich so lange mit dieser Aufgabe zu beschäftigen, bis sie abgeschlossen ist. Doch das ist im Büro gar nicht so einfach. Gerade bei Zeitdruck versuchen wir mehrere Sachen gleichzeitig zu erledigen. Telefonieren, dabei E-Mails lesen oder im Internet recherchieren. Während Sie auf externe Störungen nicht immer Einfluss haben, können Sie an Ihren inneren Konzentrationsstörern sehr gut selbst arbeiten. Beispielsweise, indem Sie sich zwingen, an einem bestimmten Projekt jetzt wirklich eine Stunde ohne Unterbrechung zu arbeiten.

Hier kommen noch zwei Anregungen, wie Sie selbst Einfluss auf Ablenkungen nehmen können.

• Ablenkendes ausschalten: Beispielsweise Mailbenachrichtigung ausschalten, Telefon umleiten oder auf Anrufbeantworter schalten, Tür schließen. Auch wenn Ihr Blick auf das Foto vom letzten Urlaub fällt und Sie sich in Tagträumen verlieren, tun Sie sich selbst den Gefallen und geben Sie diesem „Ablenker“ einen anderen Platz und eine andere Zeit.
• Konzentration fördern: Schreiben Sie sich selbst einen Erinnerungszettel, der gut sichtbar angebracht ist. Beispielsweise „nicht ablenken lassen“ oder „Konzentration – jetzt!“ oder „Fokus halten.“

Es gilt: Erledigen Sie eins nach dem anderen!

Eng mit der Konzentration hängt eine andere Strategie zusammen: Das Prinzip, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Versuchen Sie stets, eine Aufgabe nach der anderen durchzuführen. Vermeiden Sie beispielsweise auch, bereits über die nächste Aufgabe oder den Kundentermin am Nachmittag nachzudenken.

Verzichten Sie aber darauf, Aufgaben „eben mal schnell“ dazwischen zu schieben. Das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben heißt: Jedes Mal müssen Sie sich neu orientieren in das, was Sie vorher gemacht haben und in das, was Sie anschließend machen wollten. Das kostet Zeit.

Einfach, aber wirkungsvoll: Beenden Sie bewusst einzelne Tätigkeiten!

Die Aufgabe, die Sie aktuell bearbeiten, sollten Sie bewusst abschließen. Das gilt gerade auch bei Unterbrechungen. Beispielsweise erstellen Sie gerade eine Präsentation und werden zu Ihrem Chef gebeten. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, Ihre Gedanken und Ideen kurz niederzuschreiben. Dann geht nichts verloren.

Sie steigen nach dem Gespräch schneller wieder in Ihre ursprüngliche Aufgabe ein, wenn Sie Ihre Notizen lesen. Denn meist sitzt man nach einer Unterbrechung vor einem angefangenen Brief oder wie hier einer Präsentation und fragt sich „was wollte ich hier jetzt noch mal machen?“ Ihre Notizen helfen Ihnen, schnell wieder anzuknüpfen. Also: Kurze Notizen über die nächsten Schritte und dann erst zum Chef.

Jetzt sind Sie dran – Alternativen zum Multitasking

Diese Alternativen für Ihre Aufgabenerledigung haben Sie gelesen:

1. Konzentrieren Sie sich!
2. Erledigen Sie eins nach dem anderen!
3. Beenden Sie bewusst einzelne Tätigkeiten!

Wie können Sie das Gelesene jetzt für sich anwenden? Was ist Ihre Konsequenz daraus: Was würde Ihnen helfen, Ihre Gewohnheiten so zu verändern, dass Sie nicht mehr dem Mythos Multitasking auf den Leim gehen?

Gutes Gelingen bei Ihrer Büroorganisation wünscht Ihnen Wera Nägler

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