von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Multitasking gilt immer noch vielen als die Kompetenz im Büro schlechthin. Aber ob unser Gehirn Multitasking überhaupt zulässt, bezweifelt der Wissenschaftler Ivar Reinvang. Reinvang ist Neurologe an der Universität Oslo und sagt: "Unsere Aufmerksamkeit ist eine begrenzte Ressource. Wir sind einfach nicht in der Lage, zwei Konzentration erfordernde Tätigkeiten gleichzeitig zu bewältigen. In der Praxis müssen wir daher immer hin und her springen zwischen zwei Aufgaben".
Die Qualität von beiden Aktionen wird automatisch schlechter. Was sind dann die Alternativen zum Multitasking im Büro? Hier unsere Tipps.
Statt Multitasking im Büro: Konzentrieren Sie sich!
Konzentrieren Sie sich nur auf eine Aufgabe. Versuchen Sie, sich so lange mit dieser Aufgabe zu beschäftigen, bis sie abgeschlossen ist. Oft ist das im Büro gar nicht so einfach. Denn Zeitfresser und Unterbrecher wie Telefonate oder Kollegen-Besuche oder -Anfragen sind wir es häufig selbst, die uns hier im Wege stehen. Oft versuchen wir, gerade wenn das Gefühl von Zeitdruck stark ist, mehrere Sachen gleichzeitig zu erledigen, wie telefonieren, gleichzeitig E-Mails lesen oder im Internet recherchieren.
Während Sie auf externe Störungen nicht immer Einfluss haben, können Sie an Ihren inneren Konzentrationsstörern sehr gut selbst arbeiten. Beispielsweise, indem Sie sich zwingen, an einem bestimmten Projekt jetzt wirklich eine Stunde ohne Unterbrechung zu arbeiten.
Hier noch zwei Tipps dazu, wie Sie Unterbrechungen vermeiden können.
Statt Multitasking im Büro: Erledigen Sie eins nach dem anderen!
Eng mit der Konzentration hängt eine andere Strategie zusammen, das Prinzip, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen. Versuchen Sie stets, eine Aufgabe nach der anderen durchzuführen. Vermeiden Sie beispielsweise auch, bereits über die nächste Aufgabe oder den Kundentermin am Nachmittag nachzudenken.
Hilfreich ist es dabei, klar in seinen Prioritäten zu sein. Überlegen Sie bewusst, welche Aufgaben Sie in welcher Reihenfolge abarbeiten möchten. Und dann halten Sie sich an diesen Plan und vermeiden das Hin- und Herspringen. Dies erweckt erst einmal den Eindruck, als würden Sie in kürzerer Zeit drei Aufgaben erledigen. Wenn Sie eine Zeit-Bestandsaufnahme machen würden, käme unter Umständen dabei heraus, dass alle drei Aufgaben zusammen auch nicht schneller abgeschlossen sind, als hätten Sie sie nacheinander bearbeitet.
Damit kein Missverständnis entsteht: Sie sollen Ihrem Drucker nicht bei der Arbeit, sprich beim Ausdrucken der 20 Seiten, zuschauen. In der Zeit können Sie gut den dazu gehörenden Schriftverkehr lochen und zum Abheften bereit legen oder den Postversand vorbereiten.
Verzichten Sie aber darauf, "fremde" Aufgaben "eben mal schnell" dazwischen zu schieben. Das Hin- und Herswitschen zwischen verschiedenen Aufgaben heißt: jedes Mal müssen Sie sich neu orientieren und einklinken in das, was Sie vorher gemacht haben und in das, was Sie anschließend machen wollten. Das kostet Zeit.
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