von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie sprechen am Telefon einige Punkte mit einem Kollegen ab, beenden nebenbei Ihren Brief und starten den Ausdruck. Währenddessen studieren Sie die Punkte für die Nachmittagsbesprechung (nicht vergessen: Sie telefonieren aber immer noch). Und wenn dann noch die Kollegen den Kopf durch die Tür stecken und "Mittagspause, wir sind in der Kantine" flüstern, sind Sie trotz Telefon am Ohr, Maus in der einen und Computerausdruck in der anderen Hand immer noch in der Lage "okay, 5 Minuten noch" zu signalisieren.
Multitasking als Erfolgsrezept ist eine Illusion
Diese Gleichzeitigkeit verschiedener Tätigkeiten wird als "Multitasking" bezeichnet. Anfangs war das Multitasking hoch gelobt, galt geradezu als die Fähigkeit, die Aufgaben im Büro effizienter zu erledigen. Die Gleichzeitigkeit ist aber nicht wirklich gegeben. Wir arbeiten nach wie vor eins nach dem anderen ab. Wir verteilen lediglich unsere Aufmerksamkeit.
Statt zu 100% auf eine Sache, verteilen wir 70% unserer Aufmerksamkeit auf das Telefonat, 20% auf den letzten Absatz im Brief, 10% auf die TOPs der Besprechung und verlagern diese 10% dann auf die Kantinen-Kollegen. So zumindest kann man sich Multitasking bildlich vorstellen. Damit zerstreuen wir unsere Aufmerksamkeit und unsere Energie. Leider gelingt nur in den seltenen Fällen diese Gleichzeitigkeit verschiedener Aufgaben. Multitasking als echtes gleichzeitiges Phänomen ist eine Illusion.
Multitasking im Büro heißt "halbe Kraft für eine Aufgabe"
Wissenschaftliche Untersuchungen belegen mittlerweile, dass der Mensch nicht in der Lage ist, mehrere Dinge auf einmal erfolgreich zu tun. In unseren Büros haben sich diese Erkenntnisse noch nicht herumgesprochen, denn viele Unternehmer und Betriebsberater bleiben bei der Ansicht, verschiedene Aufgaben zugleich zu erledigen, sei das Patentrezept gegen Dauerstress und gegen zu viel Arbeit.
Multitasking wird also fälschlicherweise immer noch hoch gelobt. Doch Psychologen, Neurowissenschaftler und Ökonomen widersprechen mittlerweile einhellig: Der Mensch macht bei Multitasking-Vorgehen haufenweise Fehler, denn das Gehirn ist der Doppel- und Mehrfachbelastung nicht gewachsen. Dabei wird im Gegenteil sogar Zeit verschenkt: Mehr als ein Viertel, weil er Fehler wieder ausbügeln und sich an die jeweils nächste Aufgabe erinnern müsse.
Die Forschung hat ergeben: Der Preis für das vermeintliche Multitasking besteht darin, dass zumindest eine der Aufgaben nur mit halber Kraft bearbeitet wird. Unstrittig ist, dass Menschen durchaus mehrere Eindrücke parallel wahrnehmen können. Wenn das Gehirn nicht mehr nur wahrnehmen, sondern auch reagieren muss, scheitert allerdings jeder Versuch von Gleichzeitigkeit.
Besonders gut belegt ist dies in der Forschung zum Thema Handy und Auto. Das Telefonieren - egal ob mit oder ohne Freisprecheinrichtung - erhöht nach aktuellen Forschungsergebnissen das Unfallrisiko um ein Viertel. Oder anders ausgedrückt: Beim gleichzeitigen Telefonieren und Autofahren reduziert sich die Reaktionsfähigkeit und entspricht der eines Angetrunkenen mit 0,8 Promille Blutalkohol.
So "wild" ist das Multitasking im Büro sicher nicht, aber die Kernaussagen treffen sicher auch auf die Arbeit im Büro zu.
Wenn Sie sich noch mehr dafür interessieren, wie sich Multitasking auswirkt, beispielsweise auf das Denken und Erinnern, lesen Sie den sehr interessanten Artikel "2. Teil: Zeitfalle Multitasking - aufgrund einer Illusion verschwenden Menschen täglich wertvolle Arbeitszeit und eine Menge Geld auch"
Alternativen zum Multitasking im Büro
Was ist die Alternative für Ihre Aufgabenerledigung?
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| Praxishandbuch "Einfach organisiert!" | Das Sekretärinnen-Handbuch | simplify organisiert - Einfach, schnell und effektiv! |
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