Stellen Sie zusammen, welche Routineschreiben mit gleichem Text Sie ständig benötigen. Das könnten zum Beispiel sein:
- Kurzbrief
- Notiz für Telefon, allgemein oder für Gespräche
- Faxvordruck
- Bestellvordruck
- Begleitschreiben für Angebote, Rechnungen usw.
- Schecks, die zur Zahlung von Forderungen verschickt werden
Nehmen Sie sich die einzelnen Schriftstücke vor und machen daraus einen passenden Vordruck. Den speichern Sie als Vorlage entsprechend ab. Sie werden sehen, es macht richtig Spaß, solche Vordrucke selbst herzustellen.
Welches Format sollten die Vordrucke haben?
Die Vordrucke für diverse Notizen sind im DIN A5 Format sehr handlich. Es ist möglich, 2 DIN A5 Vordrucke auf ein DIN A4 Blatt zu drucken. Den A4-Bogen in der Mitte durchschneiden und die neuen Notizblätter sind fertig. Wenn Sie die Notizblätter gleich noch mit einer kleinen Checkliste versehen, vergessen Sie garantiert kein Datum und auch nicht, nach der Telefon-Nummer zu fragen oder nach dem korrekten Namen des Gesprächsteilnehmers.
Lästig sind auch die immer wieder gleich lautenden Begleitschreiben zu Angeboten, Projektabrechnungen und ähnlichem. Ein vorbereiteter, allgemeiner Text der nur durch personenbezogene Änderungen zu ergänzen ist, erleichtert Ihre Arbeit und Sie sind mit der Routinepost viel schneller fertig – ohne Stress.
Schreiten Sie jetzt zur Tat und nehmen Sie sich die firmenbezogenen Routineschreiben vor. Wandeln Sie diese wie geschildert in Vordrucke um. Sie entlasten sich, entstressen den Büroalltag und haben mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben. Fangen Sie damit noch heute an, nicht erst morgen oder später!
Gutes Gelingen wünscht Ihnen
Gisela Krahnke