Kennen Sie das? Einerseits sind Sie froh, weil Sie neue, schönere, vielleicht sogar größere Büroräume beziehen werden. Andererseits graut Ihnen vor dem Umzug. Sie haben eine Menge zu bedenken und brauchen eine gute Organisation. Vor allem sind einige Punkte früh genug zu klären, damit der Umzug nicht zum Desaster wird.
Das sollten Sie als erstes klären
Wenn Sie als FreiberuflerIn oder mit einem kleinen Unternehmen umziehen, werden Sie Ihren Umzug anders organisieren, als ein mittleres oder großes Unternehmen. Doch auch als Mini-Unternehmen können Sie einen Umzug professionell planen. Dazu sollten Sie früh genug starten, aber auch ausreichend Zeit für die verschiedenen Organisationsphasen einplanen.
- Umzugstermin sorgsam auswählen, damit möglichst wenig Ausfall entsteht bzw. Arbeitsspitzen vermieden werden können. Einen Umzug in „heißen“ Projektphasen sollten Sie lieber nicht riskieren.
- Mietvertrag bei altem Vermieter fristgerecht kündigen, neuen abschließen.
- Renovierungsbedarf in beiden Mietobjekten klären, ggfs. Angebote einholen und Aufträge erteilen.
- Umzugsunternehmen sowie HelferInnen auswählen und informieren. Nutzen Sie auch Umzugsportale für einen Preisvergleich, Vorlagen und Checklisten.
- Detailliert klären, wie die EDV „umzieht“. Dafür einen Mitarbeiter beauftragen.
- Ernennen Sie auch gleich einen Umzugsbeauftragten plus eine Reserveperson.
- Anschlüsse klären und entsprechende Unternehmen beauftragen (Telefonanlage, Kabelkanäle etc., Licht, sowie Anschlüsse für Küche und Sanitärräume).
- Internetprovider brauchen meist eine lange Vorlaufphase, damit in den neuen Räumen auch gleich alles funktioniert.
- Ab- und Aufbau der Büromöbel organisieren und beauftragen.
- Zeitplan erstellen für Packen der Umzugskartons der einzelnen Bereiche und Mitarbeiter.
- Notdienst im Unternehmen einplanen für Kunden- und Serviceanfragen am Umzugstag.
Sechs bis vier Wochen vor dem Büroumzug
Jetzt wird alles konkretisiert. Der Umzug rückt immer mehr ins Bewusstsein und viele Kleinigkeiten müssen in dieser Phase entschieden werden.
- Zuteilung der neuen Büroräume an einzelne MitarbeiterInnen und Gemeinschaftsräume. Am besten nummerieren Sie die Räume. Diese Nummern verwenden Sie auch für alle späteren Aktionen (Beschriftung der Umzugskartons und Möbel, neue Räume).
- Umzugskartons bestellen, evtl. auch geeignete für Hängeregister. An Beschriftungszettel denken.
- Klären, was den Umzug nicht mitmacht und die Entsorgung regeln. Veränderungen in den neuen Räumen schriftlich fixieren.
- Änderung von Kontaktdaten für Printmedien in Auftrag geben, elektronische Daten (Webseite, Mail, Newsletter etc.) vorbereiten, damit sie am Tag X umgeschaltet werden können.
- Infobriefe und Mailings an Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Sozialversicherungsträger, Versicherungen etc. mit Umzugstermin und neuen Kontaktdaten. Diese Informationen in E-Mail-Signaturen frühzeitig kommunizieren.
- Nachsendeantrag bei der Post stellen.
- Evtl. Verpflegung für den Umzugstag klären und ggfs. bestellen
Sie sind jetzt immer noch nicht bei den letzten Aktionen angekommen. Und auch der eigentliche Umzug Ihres Büros ist noch etwas weit weg. Doch auseinandersetzen sollten Sie sich bereits jetzt damit. Lesen Sie dazu den zweiten Teil Letzte Aktionen zum Büroumzug.
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