Kennen Sie das? Sie lieben Ihren Job, doch auf die Büroorganisation könnten Sie gut verzichten. Bereits der Eingang der täglichen Post und die Ordnung der zu erledigenden Aufgaben sind für Sie frustrierend. Eine Kollegin erläutert Ihnen bereitwillig ihr System mit verschiedenen Ablagekörben, einer Wiedervorlagemappe und weiteren Arbeitshilfen.
Dazu drückt sie Ihnen ein Buch in die Hand "Da kannst du noch mehr lesen“, ist der gut gemeinte Hinweis. Doch Sie kennen sich und wissen, Sie als Minimalist folgen eher dem Leitspruch "weniger ist mehr“. Nur fehlt Ihnen dazu noch ein System, das dem Minimax-Prinzip entspricht.
Minimalisten lieben es so einfach wie möglich
Die Menschen, ihre Arbeitsweise und ihre Aufgabengebiete sind sehr unterschiedlich. Da wäre es doch ein Widerspruch, wenn es die eine "beste" Art und Weise gäbe, wie jemand seine Aufgaben im Büro erledigt. Heute stelle ich Ihnen ein System vor, das ich für Minimalisten entwickelt habe. Sie sehen sich eher als Chaoten in Sachen Büroorganisation? Dann könnte das System auch Ihnen gefallen.
Denn jeder neue Vorgang ist damit schnell und eindeutig zugeordnet. So entgehen Sie der Gefahr, Unterlagen in einem Stapel verschwinden zu lassen oder aus dem Blick zu verlieren. Wenn Sie dem Minimax-Prinzip bei der Zuordnung Ihrer eingehenden Aufgaben folgen, benötigen Sie vier Ablagekörbe. Oder vier Mappen oder vier Hängemappen, je nach Vorliebe und Platz. Ich stelle mir im Folgenden vor, dass Sie vier Ablagekörbe benutzen, die Sie wie folgt beschriften:
- Aktion: erledigen heute
- Aktion: erledigen später
- Aktion: lesen
- Aktion: ablegen
Minimax-Aktion: Erledigen heute
In diese Kiste kommt grundsätzlich all das, was einen weiteren Arbeitsschritt am heutigen Tag erfordert. Egal, ob es ein Antwortschreiben oder einen Anruf betrifft, ob Sie noch etwas ausfüllen, etwas verfassen oder konzipieren müssen: Was heute zu erledigen ist, kommt in diesen Ablagekorb.
Auch hier hierein kommen Ihre zu erledigenden Aufgaben. Dies sind allerdings Aufgaben, die "später" fällig werden. Die Aufgaben sortieren Sie allerdings regelmäßig durch. Gehen Sie nach dem Prinzip vor: die nächstfolgende Terminsache liegt oben, spätere weiter unten. Unterlagen, die am gleichen Tag zu erledigen sind, sortieren Sie schon einmal nach der Wichtigkeit (Priorität) vor. Dann brauchen Sie sie am Fälligkeitstag nur noch in den Ablagekorb "zu erledigen heute" zu legen.
Minimax-Aktion: Lesen
Hier hinein kommen alle Schriftstücke, Zeitungen, Fachartikel, neue Gesetzesbestimmungen oder Werbung, die Sie nur noch zu lesen brauchen. Weitere Aktionen sind nicht erforderlich. Ergibt sich daraus eine Aufgabe? Dann kommt die Unterlage in "zu erledigen heute" oder "zu erledigen später".
Minimalisten Aktion: Ablegen
Der Vorgang ist erledigt und abgeschlossen? Dann kann der Vorgang entweder vernichtet werden oder er ist abzulegen. Wenn Sie Ihre Ablage nicht sofort erledigen möchten, ist der Ablagekorb "Aktion: ablegen" genau richtig für Sie. Spätestens wenn die Unterlagen die Oberkante des Ablagekorbs erreicht haben, legen Sie eine Viertelstunde zum Ablegen ein.
Jetzt sind Sie dran – das Minimax-Prinzip beim Posteingang
Überprüfen Sie für sich das vorgestellte System. Gehen Sie in Gedanken durch, wie sich Ihre Arbeitsorganisation dadurch verändern würde. Überlegen Sie, welche Unterlagen Sie in welche Ablagekörbe einordnen könnten. Wenn dabei der Gedanke "so könnte es besser gehen" auftaucht, lohnt es sich, die Organisation umzustellen. Probieren Sie das neue System mindestens sechs Wochen aus, denn so lange brauchen die meisten Menschen zur Umsetzung einer Veränderung.
Einen Abschlusstipp habe ich noch für Sie: Lesen Sie doch noch von meinem Ablagekorb "warten auf Antwort“. Vielleicht sagt der Minimalist in Ihnen "okay, ein Korb geht noch". Und nach dem Minimax-Prinzip könnte der Korb dann mit Ihrem System so benannt werden "Aktion: warten".