von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Wenn wir eine Arbeit erledigen und dabei an etwas anderes denken oder vor uns hinträumen, sind wir nicht besonders produktiv. Manchmal ist das eine willkommene Abwechslung oder auch eine kleine Auszeit zwischen zwei anspruchsvollen Aufgaben. Kein Grund, etwas zu verändern, denn solche Pausen sind effektiv. Vor allem bei Aufgaben, die uns langweilen, besteht allerdings schnell die Gefahr in Tagträume abzuschweifen, sich im Internet zu "verlaufen" oder sie immer wieder auf zu schieben. Und das ist dann nicht produktiv.
Sie sind motiviert, aber …
Sie sind motiviert, sich in die Arbeit zu stürzen? Konzepte entwickeln würde sie locken oder mit den Kollegen zum neuen Projekt zu brainstormen? Noch so eine kniffelige Kundenanfrage wie gestern bearbeiten? Stattdessen liegen auf Ihrem Schreibtisch nur Dinge, die sie irgendwie von links nach rechts schieben? Keine Lust auf die Statistik? Ihnen graut vor der Reisekostenabrechnung? Die verschiedenen Listen schauen Sie schon gar nicht mehr an? Zum Abschlussbericht können Sie sich auch nicht durchringen?
Viele Menschen haben eine ausgeprägte Abneigung gegen bestimmte Aufgaben, die sie als langweilig erleben. Nicht immer lassen sich solche Aufgaben vermeiden oder delegieren. Mit etwas Selbstdisziplin und den folgenden Tipps fällt es Ihnen vielleicht zukünftig leichter, auch langweilige Aufgaben zu erledigen.
Wissen Sie, was Sie im Büro langweilt?
Erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie eher langweilen. Ihnen sollte nämlich klar sein, welche Aufgaben Sie eher zögerlich anpacken oder gar nicht. Schaffen Sie eine Reihenfolge. Für Ihren "Gewinner", also die langweiligste Ihrer Aufgaben, legen Sie eine Belohnung fest. Wenn Sie die Aufgabe erledigen, erinnern Sie sich zwischendurch an die nachfolgende Belohnung. Übrigens sind wir manchmal wie kleine Kinder: Je näher die "Belohnung" am Ereignis, desto besser. Also lieber die Belohnung "10 Minuten ziellos im Internet rumsurfen" als "nächstes Wochenende gehe ich in die Sauna".
Langweiliges mit Positivem verbinden
Verbinden Sie die langweiligen Aufgaben mit etwas Positivem. Das kann ein bunter Blumenstrauß sein. Oder eine besonders schöne Mappe oder ein ausgefallener Motivordner, in dem die langweilige Aufgabe abgelegt ist. Benutzen Sie bunte Post-ist. Verwenden Sie farbige Klarsichthüllen oder Arbeitsmappe. Alles, was die Aufgabe etwas farbenfroher und interessanter erscheinen lässt. Gestalten Sie Ihre Umgebung und Ihren Arbeitsplatz freundlich.
Regeln und Rituale im Büro erschaffen
Langweilige Aufgaben erledigen Sie sicherlich doch – irgendwann und meist in eher schlechter Stimmung. Mir ging es beispielsweise früher mit der Rechnungsstellung so. Das Training oder Coaching mit meinen Kunden = superklasse! Auf mein Honorar habe ich mich auch gefreut. Doch dazwischen die "blöde Rechnung" schreiben – ächz, stöhn. Natürlich habe ich immer meine Rechnungen geschrieben, schließlich wollte ich das Geld. Aber gern? Fehlanzeige. Dann habe ich mir einige Regeln und ein Ritual überlegt.
Die Regel lautete: Der letzte Schritt zu meinem geleisteten Training ist die Rechnung. Nicht das "tschüss" an die Gruppe, nicht die Nachhausefahrt. Die Rechnungsstellung ist die letzte Aktion meines Trainings und die stelle ich sofort nach dem Training. Beim Schreiben denke ich an einzelne Personen oder Ereignisse, die gut gelaufen sind. Dadurch schreibt sich die Rechnung fast von selbst. Außerdem gibt es mit meiner Rechnung immer einen aufgeklebten Teebeutel.
Das ist ein kleines "Dankeschön" an meine Kunden für die pünktliche Zahlung. Ich überlege mir dann immer, welcher Tee dem Empfänger wohl schmeckt. Auch etwas, was dazu führt, dass die Rechnung ruckzuck, gern und mit wirklich gutem Gefühl geschrieben ist.
Vielleicht klappt mit so einem Vorgehen auch bei Ihnen? Denken Sie beispielsweise nochmals an die großen und kleinen Highlights Ihrer Geschäftsreise, wenn Sie sich für die Reisekostenabrechnung durch das "schreckliche" Formular wühlen. Vielleicht nehmen Sie aus dem Hotel auch als kleines Ritual das Zuckerpäckchen vom Kaffee oder eine Servierte mit und schauen beim Schreiben immer mal drauf? Vielleicht ergibt das ja auch eine neue Sammlung in Ihrem Büro?
Regelmäßig ran an die langweiligen Aufgaben
Planen Sie täglich eine Viertelstunde ein, um lästige Routineaufgaben zu erledigen. Am besten legen Sie dafür eine feste Zeit fest. Beispielsweise die Viertelstunde vor der Mittagspause. Damit hätten Sie gleich Ihre "Belohnung". Neben der Regeln "täglich" und "mindestens 15 Minuten" sollten Sie sich eine 3. Regel setzen. Legen Sie die Aufgabe vor sich hin. Alles andere kommt an die Seite.
Die Regel lautet: Sie müssen die Aufgabe nicht machen, Sie dürfen aber auch nichts anderes erledigen. Nichts. Schauen Sie – wenn Sie nicht sofort damit anfangen – die Aufgabe einfach die ganze Zeit an. Wenn die Zeit um ist, "dürfen" Sie etwas anderes erledigen. In der verplanten Viertelstunde nicht. Übrigens: Mein "Rekord" liegt bei dreieinhalb Minuten.
Lieblingsmusik bei den Aufgaben
Vielleicht ist der folgende Tipp nicht immer machbar. Aber Ihre Kreativität findet vielleicht trotzdem eine Lösung. Hören Sie beim Erledigen der unangenehmen, langweiligen Aufgabe Ihre Lieblingsmusik. Alternativ summen Sie leise vor sich hin. Probieren Sie es aus, es hilft!
Gegen sich selbst gewinnen im Büro
Vielleicht wird es auch interessanter, wenn Sie bei wiederkehrenden, langweiligen Aufgaben einen Wettbewerb mit sich selbst veranstalten? Wie schnell ist diese Woche das Protokoll geschrieben, an alle gemailt und abgeheftet? Top muss es sowieso sein, aber ist es auch schneller als letzte Woche erledigt? Sie sollen etwas recherchieren. Keine Lust? Wetten, dass Sie in 10 Minuten mindestens drei unterschiedliche, brauchbare Ergebnisse gegoogelt haben?
Jetzt sind Sie dran
Vielleicht fangen Sie jetzt mit Ihrer Liste "Meine 10 langweiligsten Aufgaben im Büro" an. Und Sie suchen sich zwei Strategien aus, die Sie zukünftig ausprobieren wollen plus eine eigene ausgedachte Strategie, so dass Sie eine langweilige Aufgabe zukünftig mit mehr Selbstdisziplin und mehr Leichtigkeit erledigen können.
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