"Kollege Papierkorb": Konsequenz auch beim PC

Der Papierkorb – ihr treuester Helfer im Büro Und auf dem PC und im E-Mail-Postfach gibt es sogar zwei von den "Kollegen". Jetzt brauchen sie nur noch konsequent zu löschen – und so geht’s.

Kennen Sie das? Hektisch scrollen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach nach unten und suchen die Mail eines Kunden. Obwohl der Eingang erst drei Tage her ist, finden Sie sie schließlich ziemlich weit unten. Und dazwischen? Lauter Mails, von denen Sie nicht genau wissen, ob Sie sie vielleicht doch noch "irgendwann" einmal benötigen.

Bei Ihren Dokumenten auf dem PC verhält es sich ähnlich. "Na und, " sagen Sie selbstbewusst, "ich gehöre eben zu den Sammlern. Aber wenn mein Chef mal was braucht, dann habe ich es auch mit Sicherheit noch aufgehoben!" Haben ja, aber auch finden?

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3 Regeln für den vollen Papierkorb
Mit dem beschriebenen Verhalten ist der Papierkorb offensichtlich nicht Ihr bester Freund im Büro. Das sollte er aber werden. Und auch wenn er "nur" der elektronische Papierkorb ist: Füttern Sie ihn mit so viel Material wie möglich. Und zwar Tag für Tag. Desto mehr Übersicht und Konzentration auf das Wesentliche wird Ihre "Belohnung" sein. Aber dafür müssen Sie sich trennen. Beherzigen Sie bei Ihren Dokumenten und im E-Mail-Postfach diese 3 bereits vorgestellten Grundsätze:

1. Prävention: Nur Notwendiges wird weiter bearbeitet oder abgelegt.
2. Aktion: Bevor etwas Neues reinkommt, fliegt etwas Altes raus!
3. Nachsorge: Regelmäßige Säuberungsaktionen.

Kennen Sie diese Umsetzungstipps zum elektronischen Papierkorb?

E-Mails

• Strenge Sichtung, was aufbewahrt wird und wo: Im Postfach oder in thematisch angelegten Unterordnern. Hier lesen Sie mehr dazu Das 1x1 der E-Mails: So wird es übersichtlich. Alles andere = Papierkorb!
• Nach Beendigung von Projekten diese entweder archivieren oder = Papierkorb!
• Zwischendurch sichten: Eine neue Mail ist dazu gekommen, was kann dafür raus? = Papierkorb!
• Einmal wöchentlich oder monatlich das E-Mail-Postfach und alle Unterordner aufräumen und alles Überflüssige und Erledigte = Papierkorb!
• "Weichmacher", wenn Sie nicht sofort wegwerfen möchten: Legen Sie einen Unterordner "5-Tage-weg-damit" an und verschieben Sie hierhin die Mails, von denen Sie sich noch nicht trennen können. Am besten versehen Sie den Ordner mit einer automatischen Löschfunktion.

Dokumente auf dem PC

• Sie bewahren ältere Versionsstände und Zwischenstände auf? = Papierkorb!
• Wenn Sie Zwischenstände z. B. während eines laufenden Projekts aufbewahren möchten, legen Sie in dem Projektordner einen Unterordner "kann weg" an. Zum Projektabschluss entsorgen Sie dann den gesamten Ordner "kann weg", ohne nochmals hinein zu sehen. So bewahren Sie nur die Endfassung auf.
• Bei abgeschlossenen Vorgängen überprüfen, was aufbewahrt werden muss. Dies in das Archiv überführen. Alle anderen Dokumente = Papierkorb!

Software

• Überprüfen Sie regelmäßig, welche Software auf Ihrem PC eingerichtet ist. Gibt es Software, die Sie gar nicht (mehr) nutzen? Dafür gilt = Papierkorb beziehungsweise in diesem Fall heißt das: Deinstallieren.

Jetzt sind Sie dran – den Papierkorb optimal nutzen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. An welcher Stelle fällt es Ihnen am schwersten, den Papierkorb konsequent zu nutzen? Sammeln Sie zu großzügig? Könnten Sie mehr das Prinzip "tausche Alt gegen Neu" nutzen? Brauchen Sie regelmäßige Säuberungsaktionen? Beim Papier oder auf Ihrem PC? Suchen Sie sich einen Punkt heraus. Überlegen Sie dazu einen einzigen Minischritt. Wie würde der erste kleine Schritt dazu aussehen? Machen Sie diesen Minischritt und freuen Sie sich über weniger Datenmüll auf Schreibtisch und PC.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Kollege Papierkorb"

• "Kollege Papierkorb": Kennen Sie diese 3 Regeln?
• "Kollege Papierkorb": Konsequenz auch beim PC

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