Kennen Sie diese Tipps für die Arbeitsorganisation?

Arbeitsorganisation heißt auch, dass man Kriterien hat, die helfen, sich sogar in heißen Phasen gut zu organisieren. Wie sieht's bei Ihnen aus?

Kennen Sie das? Ihr Schreibtisch und Ihre to-do-Liste sind schon voll und immer noch kommt ein Anruf, der eine Aktion erfordert oder eine Mail, die beantwortet sein will. Es ist wie der berühmte Kampf gegen Windmühlen.

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Arbeitsorganisation: Sorgen Sie dafür, dass der Output größer ist als der Input
Es gibt im Arbeitsprozess verschiedene Aspekte, anhand derer man die Arbeitsorganisation optimieren kann. Neben der Auftragsklärung und der Kommunikation gibt es beispielsweise die Forderung "Output ist größer als Input". Dieser Aspekt wird heute sehr häufig nicht erfüllt. Vermehrte Aufträge, immer mehr Unterlagen, immer mehr Chaos, ein zunehmend schlechtes Gewissen und schließlich eine stockende, ineffektive Arbeitsorganisation. Was können Sie tun?

Arbeitsorganisation Regel 1: Abends ist alles erledigt
Setzen Sie sich eigene Regelen und Standards. Vereinbaren Sie mit sich selbst, dass Sie erst Ihren Arbeitsplatz verlassen, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

1. der Eingangskorb ist leer,
2. das E-Mail-Postfach ebenso,
3. wichtige und schnell zu erledigende Vorgänge sind erledigt,
4. die restlichen Vorgänge sind terminiert und sinnvoll abgelegt.

Arbeitsorganisation Regel 2: Status überprüfen
Überprüfen Sie mehrmals im Laufe des Tages, ob sich das geplante Arbeitsvolumen noch auf einem sinnvollen, handhabbaren Niveau bewegt. Es ist völlig normal, dass es zwischendurch zu Engpässen und Staus kommt bzw. sich die Arbeit "türmt". Es muss dann aber auch ruhigere Phasen geben, in denen Sie die Rückstände aufarbeiten können.

Arbeitsorganisation Regel 3: Gegensteuern
Steuern Sie rechtzeitig gegen, wenn Sie merken, dass Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst. An diesen beiden Rädchen können Sie drehen:

1. die Optimierung der Abläufe und
2. die Steuerung des Inputs bezüglich Menge und Qualität.
   

Jetzt sind Sie dran: Optimieren der Arbeitsorganisation
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Evtl. schreiben Sie sich für die Übergangszeit Post-ist mit aussagekräftigen Schlagworten wie "Status checken" oder "reichen hierbei 80 % Qualität?".

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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