Ist Ihr Büro stationär, mobil oder to-go: Ihre Aktentasche ist Ihr Büro

Das Büro muss mobil sein: Telefon, Mails, Daten, Termine, Besprechungen. Alles in der Variante: Zu jeder Zeit habe ich darauf Zugriff. Also echtes mobiles Arbeiten oder Büro "to-go".

Ihre Aktentasche ist Ihr Büro
Kennen Sie das? Sie sind etwas früher am Flughafen oder am Bahnhof angekommen. "Jetzt schnell die Mails abrufen und die wichtigsten beantworten, das wär's" denken Sie sich. Die "Kollegin" ein Stück weiter tut dies gerade offensichtlich. Aber immerhin können Sie schon einmal an dem Vertragsentwurf weiter arbeiten und Ihre Zeit so doch noch produktiv nutzen.

In Teil 1 habe ich Ihnen den von mir bezeichneten "stationären" Arbeitstyp vorgestellt. Die beiden folgenden Arbeitstypen sind beide "mobil". Ihre unterschiedlichen Anforderungen führten jedoch dazu, dass ich für sie eine Unterteilung getroffen habe in "mobil" und "to-go". Lesen Sie gleich, wo Sie sich eventuell wiederfinden.  

---

Optimale Büroorganisation   So geht Ihnen die Büroorganisation leicht von der Hand - PDF!

Wie "mobil" müssen Sie sein im Büro?
Sie sind als Berater, Außendienstmitarbeiter oder aufgrund Ihrer Leitungsfunktion viel unterwegs, eventuell sogar tagelang beim Kunden? Dann brauchen Sie eine funktionierende und möglichst gleichbleibende Büroumgebung. Für Sie aber bitte "to-go".

• Ein stationärer PC nützt Ihnen nichts. Es muss ein Notebook oder Netbook sein.
• Sie brauchen ein Telefon und am Handy führt kein Weg vorbei.
• Sie brauchen einen elektronischen Terminkalender. Automatischer Abgleich mit beispielsweise der Sekretärin.
• Sie brauchen eine mobile Internetnutzung.
• Sie brauchen einen E-Mail-Zugang, aber natürlich muss er mobil sein. Abrufbar über Notebook und Handy mit automatischem Datenabgleich.
• Sie brauchen Zugriff auf elektronische Daten in Ihrem Unternehmen? Dann benötigen Sie einen externen Zugang auf den Server und das Intranet.
• Sie haben Besprechungen und Meetings? Wahrscheinlich werden Sie die Erfahrung einer virtuellen Konferenzteilnahme schon gemacht haben. Da treffen sich die Gesprächspartner per Videokonferenz.

 "to-go" und Cloud-Computing macht Sie glücklich?
Mobil sind Sie auf jeden Fall. Doch damit Sie dauerhaft optimal und störungsfrei arbeiten können, brauchen Sie noch mehr, als der "mobile Typ". Denn wenn Sie sich auch noch merken müssen, ob die Datei auf dem Firmen-PC, Ihrem PC zu Hause oder auf dem Notebook ist, können Sie nicht optimal arbeiten. Wenn Sie über einen Kunden-PC zwischendurch Ihre Mails abrufen, nützt es Ihnen nichts, wenn der vorangegangene Schriftverkehr auf Ihrem Notebook ist. Sie brauchen im Wesentlichen überall die gleiche Umgebung, egal ob im Büro, unterwegs, beim Kunden oder zu Hause. Cloud-Computing und Cloud-Services trifft genau Ihren Zeitgeist.

• Es muss ein Notebook oder Netbook sein in der mobilen Variante.
• Sie brauchen das Handy in der internetfähigen Variante.
• Sie brauchen einen elektronischen Terminkalender. Von überall her aufrufbar, automatischer Abgleich mit beispielsweise der Sekretärin, Ihrem Notebook, Handy, PDA, Smartphone oder was immer Sie nutzen.
• Sie brauchen Internet. Mobil. Immer.Schnell.
• Sie brauchen einen mobilen E-Mail-Zugang. Abrufbar über Notebook und Handy mit automatischem Datenabgleich auf alle Geräte.
• Datenzugang zum Unternehmen: Hier ist das Minimum für Sie, dass Sie externen Zugriff auf die elektronische Daten haben. Optimal arbeiten Sie, wenn Ihr Unternehmen die eigenen Daten, E-Mails, Betriebssysteme, Anwendungsprogramme und das Intranet mit Systemressourcen ins Internet verlagert hat, also Cloud-Computing nutzt.
• Sie haben seltener "reale" Meetings mit anwesenden Teilnehmern als "virtuelle"? Die Steigerung ist natürlich die mobile Variante, bei der Sie im Zugabteil sitzend per Notebook und Konferenzsoftware an der Besprechung teilnehmen.

Jetzt sind Sie dran – Ist Ihr Büro stationär, mobil oder "to-go?
Überprüfen Sie die vorgestellte Einteilung. Wo finden Sie sich zum größten Teil wieder? Passen Ihre Arbeitsmittel zu Ihrem Bedarf? Oder haben Sie eine Ausstattung, mit der Sie immer wieder Kompromisse und zeitaufwändige Umwege machen müssen? Überlegen Sie, was Sie benötigen, damit Sie Ihrem Arbeitsumfeld entsprechend technische Hilfsmittel nutzen.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Ist Ihr Büro stationär, mobil oder to-go"

• Ist Ihr Büro stationär, mobil oder to-go: Wie stationär können Sie bleiben?
• Ist Ihr Büro stationär, mobil oder to-go: Ihre Aktentasche ist Ihr Büro

---

Organisieren Sie Ihr Leben im Büro. » "Einfach organisiert! KOMPAKT". Jetzt gratis testen!

Praxishandbuch "Einfach organisiert!"	Das Sekretärinnen-Handbuch	simplify organisiert - Einfach, schnell und effektiv!