Ist Ihr Büro einfach, schnell und schön organisiert?

Kennen Sie das? Dem Locher fehlt schon lange die Schiebeleiste, so dass Sie Dokumente entweder nach Augenmaß oder nach einem kleinen Falz in der Mitte des Blattes lochen müssen. Außerdem ärgern Sie sich auch jetzt wieder über das hässlich-dunkelbraune Sideboard. Zwar haben Sie es von Ihrem Vorgänger "geerbt", von Ihren hellen Büromöbeln sticht es aber unschön ab.

Jeder Zeitpunkt ist gut für eine Veränderung, um aus Ihrem Büro ein gut geordnetes Büro zu machen. Fangen Sie am besten damit an, indem Sie ein Blatt Papier quer legen, in die Mitte einen Kreis malen und "Das stört in meinem Büro" hineinschreiben.

Schreiben Sie jetzt kreuz und quer alle Dinge auf, die Ihre Ordnung im Büro stören, alles, was Sie unschön finden oder was Sie ärgert. Weil Arbeitsmittel defekt oder unpraktisch sind oder sie in Ihrer Arbeit nicht optimal und zeitgemäß unterstützen.

Manchmal ist es das klemmende Heftgerät ("Tacker") oder der papierstau-produzierende Drucker, der jeder Fehlerbehebung widersteht. Bisweilen sind es auch die eigenen unschönen Papierstapel, die sich auf allen möglichen Ablageflächen ausbreiten.

Der Blick mit anderen Augen in Ihr Büro
Stellen Sie sich Ihren wichtigsten und pingeligsten Kunden vor. Und den führen Sie in Gedanken durch Ihr Büro. Werden Ihnen noch einige Peinlichkeiten in Ihrem Büro bewusst? Schreiben Sie sie auf. Und stellen Sie sich nun eine gute Freundin oder einen guten Freund vor. Der beobachtet Sie einen halben Tag lang bei der Arbeit. Merken Sie wie lahm Ihre Erklärungen zur kaputten Jalousie oder vertrockneten Topfpflanze klingen würden?

Daumen hoch für Ihre Arbeitsmittel im Büro?
Überprüfen Sie auch bewusst, ob Sie Ihre Arbeitsmittel optimal angeordnet haben. Ich sehe als Trainerin immer wieder Arbeitsplätze, auf denen das Telefon rechts steht. Und Rechtshänder ziehen dann die Schnur quer über ihren Arbeitsbereich. Denn der Telefonhörer muss in die linke Hand, damit man mit rechts schreiben kann.

Und Ihre Ablagekörbe oder die Hängeregistratur? Kommen Sie wirklich schnell und einfach an Ihre Unterlagen? Betrachten Sie mit kritischem Blick auch alle anderen Arbeitsmittel und -helfer in Ihrem Büro.

Herrscht in Ihrem Büro "Armutsdenken"?
Und wie sieht es mit Ihren Verbrauchsmaterialien aus? Was ich auch immer wieder zu hören bekomme: Arbeitsmittel wie Kleber, Marker, Dokumentenmappen, Register, Druckertoner etc. sind nur knapp oder gar nicht vorhanden und müssen bei Erfordernis gekauft oder bestellt werden. Schaffen Sie sich einen sinnvollen Vorrat an.

Sie verbrauchen die Materialien, beispielsweise auch Briefmarken, nicht schneller, nur weil sie immer da sind. Aber Ihr Arbeitsfluss wird nicht unterbrochen. Sie brauchen nicht zu improvisieren, weil keine Heftstreifen erst noch bestellt werden müssen. Schaffen Sie ein für Sie passendes, großzügiges Vorratslager an. "Armutsdenken" ist hier fehl am Platz, leben Sie in Bezug auf Ihre Verbrauchsmaterialien großzügig.

Jetzt sind Sie dran – Verändern Sie das Büro
Wie sieht Ihre Übersicht aus? Wahrscheinlich haben Sie einige Punkte gefunden, die Sie für ein optimales Büro gern verändern würden. Wie gehen Sie weiter vor? Ich empfehle Ihnen: Suchen Sie sich den Punkt aus Ihrer Liste, den Sie sofort, schnell, ohne großen Aufwand (Geld, Zeit, Absprachen) umsetzen können. Setzen Sie ihn um – und schon haben Sie angefangen, Gratulation!

Bringen Sie jetzt Ordnung in Ihre Übersicht und vergeben Sie die Reihenfolge, in der Sie die erforderlichen Schritte dafür tun, dass Ihr Büro, schöner, einfacher und schneller wird. Das muss nicht an einem Tag oder einer Woche erfolgen – aber bleiben Sie dran!

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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