Hilfe - wie arbeite ich Rückstände ab?

Im Moment schaffen Sie Ihre Aufgaben nicht? Und einiges bleibt immer wieder liegen? Wie sollen Sie es schaffen, neben dem Tagesgeschäft diesen Stau zu beheben? Unsere Tipps zeige Ihnen, wie Sie Ordnung in das Chaos bringen und wie das systematische Abarbeiten gelingt. Rückstände können Stress verursachen

Hilfe - wie arbeite ich Rückstände ab?
Kennen Sie das? Zuerst hatte das Projekt leichte Schieflage und erforderte ihre gesamte Aufmerksamkeit. Dann mussten Sie für einen erkrankten Kollegen einspringen und waren anschließend noch zu einer Fortbildung. Derzeit schaffen Sie Ihre Aufgaben nicht und einiges an Post bleibt liegen. Wie schaffen Sie es jetzt am besten, diesen Rückstand aufzuarbeiten?

Denn wenn es zu Rückständen gekommen ist, haben Sie sicher nicht plötzlich einen kompletten Arbeitstag zur Verfügung, um dies auszugleichen. Realistischer wird es sein, sich dafür ein größeres Zeitkontingent einzuplanen, um den Anfang zu schaffen. Wenn erforderlich, planen Sie weitere kleine Schritte ein, um wieder auf aktuellem Stand zu kommen. Konkret kann das so aussehen:

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Zuerst: Verschaffen Sie sich einen Überblick
Sortieren Sie die Unterlagen in vier verschiedene Stapel: wegwerfen, ablegen, delegieren und erledigen.

• Wegwerfen erfolgt sofort. Oft sind dies Aspekte, Zeitschriften und Vorgänge die sich mittlerweile erledigt haben oder von den Sie jetzt erkennen, dass sie unwichtig sind.
• Abzulegende Unterlagen kommen sofort in die Zwischenablage.
• Vorgänge, die Sie delegieren können, delegieren Sie sofort. Mehr Tipps zum richtigen Delegieren finden Sie in meiner Artikelserie Delegieren im Büro.
• Alle weiteren Unterlagen sind zu erledigen, also echte Aufgaben. Wie gehen Sie jetzt vor? Sortieren Sie die Unterlagen aus, die Sie sofort ausführen können. Beispielsweise indem Sie einen kurzen Anruf tätigen, eine kurze Mail senden oder einen handschriftlichen Vermerk auf dem Dokument erstellen und damit das Anliegen beantworten.
• Der letzte Stapel müsste jetzt die Unterlagen enthalten, deren Bearbeitung etwas mehr Zeit erfordern. Listen Sie diese nun in einer separaten Liste oder Datei auf. Bringen Sie sie in eine sinnvolle Reihenfolge der Erledigung. Nach Möglichkeit vergeben Sie auch ein Zeitkontingent für die Erledigung. Die dazugehörenden Unterlagen sammeln Sie in einer separaten Mappe, Hängemappe oder Ablagekorb. Das sind die Rückstände, die Sie nach und nach abarbeiten werden.

So schaffen Sie es, die Rückstande abzuarbeiten
Diese Liste nehme Sie ab jetzt regelmäßig zur Hand. Dazu reservieren Sie sich am besten feste Zeiten. Beispielsweise vor oder nach der Mittagspause oder vor dem Feierabend. Und zwar jeden Tag. Zur gleichen Zeit. Und halten Sie eine Mindestdauer ein, beispielsweise 30 Minuten. Damit können Sie Ihre tagesaktuellen Aufgaben nach wie vor bearbeiten, finden aber immer noch Zeit, um die Abstände nach und nach abzuarbeiten.

Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Und dann gehen Sie daran, ihre Rückstände systematisch abzubauen. So werden Sie nach und nach den Erfolg sehen, neben tagesaktuellen Aufgaben auch Ihre Rückstände in den Griff zu bekommen. Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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