Weshalb Hängemappen eine Schublade ersetzen können

Fast jeder hat sie: Hängemappen. Darin befindet sich meist Schriftverkehr. Wenn gleichzeitig Ihre Schubladen überquellen und ungeordnet sind, sollten Sie umverteilen. Lesen Sie dazu meine konkreten Vorschläge.

Kennen Sie das? Ihre Schubladen sind überfüllt, ungeordnet und sowieso zu wenige. Dabei haben Sie schon einige Sachen in Ablagekörbe ausgelagert. Doch die sind meist nur halb gefüllt und beanspruchen dadurch zuviel Platz.

Wenn Sie sowieso Hängemappen einsetzen, können Sie vielleicht einen Teil der Dinge in eine Hängemappe auslagern. Denn nicht alles, was gewohnheitsgemäß in einer Schublade lagert, muss auch dort bleiben. Dabei gibt es natürlich Grenzen, aber die Hängeregister können auf jeden Fall mehr als nur Schriftverkehr aufnehmen.

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Hängemappen schaffen Ordnung beim "Kleinkram"
Hängemappen bieten eine schnelle Zuordnung. Für meinen heutigen Vorschlag müssen es aber die Hängemappen sein, die unten und seitlich geschlossen sind. Die Hängemappe ist leicht zu beschriften. Deshalb bieten sich hier Themen-Mappen an. Lesen Sie meine Vorschläge und entwickeln Sie daraus eigene Ordnungsideen, die zu Ihnen passen.

• Post – hier hinein kommen beispielsweise Briefmarken, Briefumschläge, Paketkarten, Paketpreislisten, Kurzmitteilungen., evtl. auch Faxvordrucke.
• Schreiben – hier könnten Grußkarten, Schreibblöcke, zusätzliches Klemmbrett, Ordner- und weitere Etikettenaufkleber ihren Platz finden.
• Schnellzugriff – hier sind Listen und Organisationsmaterial, auf das Sie immer wieder zugreifen, um Ihre Aufgaben zu erledigen.
• Eigenwerbung – hier sind aktuelle Flyer und Broschüren Ihres Unternehmens sowie Veranstaltungsangebote.
• Bedienungsanleitungen – Beschreibungen aller neuen Geräte. Beachten Sie aber: Wenn dies zu umfangreich ist, sind sie übersichtlicher im Ordner oder Stehsammler aufgehoben.
• Hängemappen – Beschriftungsetiketten in unterschiedlichen Farben, Reiter und den Stift, den Sie zur einheitlichen Beschriftung nutzen, ebenfalls in einer Hängemappe lagern.
• Schmierpapier – in Büros wird tagtäglich nicht genutztes Papier am Drucker oder Kopierer produziert. Sofern keine vertraulichen oder personenbezogenen Daten enthalten sind, kann man sie immer noch für Notizen einsetzen.
• "Letzte Hilfe" – ersetzt nicht den Erste-Hilfe-Kasten fürs Büro. Aber hier können beispielsweise Kopfschmerztabletten hinein, eine neu gekaufte Reserve-Strumpfhose, Pflaster für den unkomplizierten Schnellzugriff, Nähzeug, wie es in Hotels eingesetzt wird, Sicherheitsnadeln, eine kleine Tube Haargel, einen Ersatz-Lippenstift, Hustenbonbons…

Doch Hängemappen können nicht alles
Einen "Haken" hat die ganze Sache allerdings: Wenn die Gegenstände zu groß und unförmig sind, ist eine Unterbringung in Schubladen wahrscheinlich geeigneter. Denn dann nehmen sie in der Hängemappe einfach zuviel Platz weg. Weiterhin können sich Papiere im DIN A4-Format, wenn sie lose und isoliert sind, unschön krümmen und wellen.

Jetzt sind Sie dran – Hängemappen für "Kleinkram" einsetzen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Vorschläge. Ist etwas für Sie dabei? Könnten Sie mehr Ordnung und Platz in Ihrem Büro schaffen? Dann lohnt sich der Aufwand des Neu- und Umsortierens. Packen Sie es am besten in den nächsten zwei Tagen an, dann können Sie schnell aus einer Anregung und einer Idee ein Aufgabe machen, die Sie auch blitzschnell erledigt haben.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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