von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Die neuen Büroräume sind fast fertig eingerichtet und die neuen Büromöbel warten schon auf Sie. Die letzten Arbeitstage unter der alten Adresse Ihrer Firma sind die Tage, in denen Sie alles organisieren, damit Ihre Geschäftspartner über die neue Anschrift informiert sind. Denn nur wenn Post und Telefonanrufe Sie wunschgemäß erreichen, ist der Firmenumzug glatt gelaufen.
Per E-Mail ist der Büroumzug schnell bekannt
Per E-Mail lassen sich der Büroumzug und neue Kontaktdaten hervorragend kommunizieren. Ich schlage Ihnen dazu drei Kommunikationswege vor: Vorabhinweise im E-Mail-Schriftverkehr mitlaufen lassen, neue Kontaktdaten hervorheben und ein E-Mail-Rundschreiben.
Vorab-Ankündigungen in jeder Mail
Optimal ist es, in den letzten Wochen vor dem Firmenumzug in allen E-Mails bereits auf das Umzugsdatum und die neuen Kontaktdaten hinzuweisen. Dazu ergänzen Sie einfach Ihre E-Mail-Signatur. Denn die Angaben zum Unternehmen und Kontaktdaten sind nicht nur komfortabel für den Empfänger, sie sind auch gesetzlich vorgeschrieben.
Mehr dazu in meinem Artikel E-Mail-Pflichtangaben - hier informieren und online überprüfen. In der E-Mail-Signatur sind Ihre noch aktuellen Kontaktdaten angegeben. Fügen Sie hier einen Zusatz an, beispielsweise:
"Bitte beachten Sie jetzt schon: Ab 1.6.2011 erreichen Sie uns unter der neuen Firmenanschrift Steinbergstraße 112, 12345 Glücksstadt. Meine Telefondurchwahl lautet dann: 01234 5678-909."
"Wir wollen noch besser auf Ihre Wünsche eingehen. Ab 1.6.2011 erreichen Sie uns in größeren Räumen in der Steinbergstraße."
"Damit Sie jetzt schon informiert sind: Sie finden uns ab 1.6.2011 in der Steinbergstraße."
Am "Tag X" ändern Sie dann Ihre E-Mail-Signatur
Löschen Sie die alten Daten und fügen Sie neue Kontaktdaten ein. Verwenden Sie eine zeitlang auffällige Hinweise wie farbige Schrift oder fett markiert. Es können auch Zusätze wie "neu" oder "Bitte beachten Sie" sein. Oder Sie verbinden dies gleich mit einem PR-Hinweis in eigener Sache, beispielsweise: "Seit dem 1.6.2011 sind wir in gewohnter Qualität unter neuer Adresse für Sie erreichbar."
Ein E-Mail-Rundschreiben sichert Ihnen Aufmerksamkeit
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner gezielt über alles rund um den Firmenumzug. Schreiben Sie dazu bereits eine aussagekräftige Betreffzeile. So wird die Mail auch zu einem späteren Zeitpunkt schnell wiedergefunden. Zwei Vorschläge: "Firma Gerstmeier zieht zum 1.6.2011 in die Steinbergstraße 112, 12345 Glücksstadt" oder "Büroumzug der Firma Gerstmeier".
Den Firmenumzug per Post mitteilen
Zwei bis drei Wochen vor dem Firmenumzug sollten Sie den Nachsendeservice der Deutschen Post beantragen. Wahlweise bis zu einem Jahr werden Briefe mit alter Adresse an die neue Anschrift weitergeleitet. Auf diesen Post-Service sollten Sie beim Büroumzug auf gar keinen Fall verzichten. Was Sie ebenfalls in der Vorbereitungsphase erledigen können: Ergänzen Sie Ihre Briefvorlage wie bei der E-Mail um eine Vorankündigung. Dies kann beispielsweise in einem P.S. am Ende eines jeden Briefes erfolgen.
Jetzt sind Sie dran – Geschäftspartner über den Firmenumzug informieren
Sie mit einigen Aktionen so rechtzeitig, dass Ihre Büroorganisation weiter gut funktioniert. Bereiten Sie die vorgestellten Aktionen für das neue Büro noch im alten Büro vor. Denn die ersten Tage nach dem Firmenumzug sind garantiert hektisch und mit einigen unvorhergesehenen Aktivitäten verbunden. Da sollten solche Dinge wie E-Mail-Signaturen und neue Briefvorlagen schon vorbereitet und einsatzbereit sein.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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