von experto.de Redaktion, veröffentlicht in Büroorganisation
So erstellen Sie ein Benutzerhandbuch für Ihre Tätigkeit
1. Machen Sie eine Aufstellung aller Tätigkeiten Ihres Aufgabengebiets. Daraus ergibt sich eine Arbeitsplatzbeschreibung, an der Ihre Vertretung sich orientieren kann.
2. Komplexere wiederkehrende Aufgaben heraussuchen: Versehen Sie diese mit Schlagworten als Überschrift und sortieren Sie sie alphabetisch.
3. Erstellen Sie einen kurzen Leitfaden für jede Tätigkeit und erläutern Sie die gewünschte Vorgehensweise Schritt für Schritt. Damit Ihr Benutzerhandbuch übersichtlich bleibt, sollten Sie eine DIN-A-4-Seite möglichst nicht überschreiten.
4. Legen Sie diese Anleitungen in einem Ordner ab. Fügen Sie Ihrem Benutzerhandbuch auch dringend benötigte Informationen hinzu wie Passwörter, Kfz-Kennzeichen, Parkplatznummern, spezielle Ansprechpartner, Übersichten über Vollmachten, Ämter und regelmäßige Termine.
5. Lassen Sie Ihr Benutzerhandbuch von einer Kollegin gegenlesen. Sind die Anweisungen verständlich?
6. Weisen Sie Ihren Chef auf das Benutzerhandbuch hin und schließen Sie es in Ihrem Büro ein.
Hinweis: Auch wenn es für Ihre Tätigkeit ein Benutzerhandbuch gibt, müssen Sie keine Angst haben, dadurch ersetzbar zu werden. Im Gegenteil: Ihr Chef wird es vielmehr zu schätzen wissen, dass Sie auch auf Vertretungszeiten professionell vorbereitet sind und ihm damit auch in Ihrer Abwesenheit einen reibungslosen Ablauf garantieren. Informationen zurückzuhalten sichert keine Position, sondern schadet eher dem Ansehen. Zu wissen, wie etwas geht, ist viel wert - aber noch längst nicht alles.
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