Kennen Sie das? Sie sitzen mit einigen Kolleginnen und Kollegen in der Mittagspause zusammen und unterhalten sich über die Arbeit. Dabei erzählen Sie, wie Sie am Vormittag eine kniffelige Aufgabe erledigt haben. "Na, nach Effizienz hört sich das für mich ja nicht an", bemerkt ein Kollege. Eine Kollegin widerspricht: "Effektiv war das schon, aber du könntest effizienter sein, wenn du …". Effektiv? Effizienz? Ist das nicht das Gleiche, fragen Sie sich im Stillen etwas verwirrt.
Effektivität und Effizienz
Effektiv ist es, die richtige Arbeit zu tun. Und Effizienz ist, die geplante Arbeit richtig zu tun. Effektivität wird auch mit der Wirksamkeit einer Aufgabe gleichgesetzt, Effizienz mit der Leistungsfähigkeit.
Effektiv sind Sie beispielsweise, wenn Sie Ihre A-Aufgaben (also die Aufgaben mit der höchsten Priorität) erledigen und die C-Aufgaben erst einmal liegen lassen. Effizient wäre es, wenn Sie diese A-Aufgabe beispielsweise schnell, fehlerfrei oder kostengünstig erledigen. Effektiv sind Sie also, wenn Sie sich um die richtige Aufgabe kümmern und wenn Sie dies optimal erledigen, sind Sie zudem effizient. Optimal meint hier das Verhältnis des geleisteten Aufwands zu dem Ergebnis.
Beispiele zu Effektivität und Effizienz
- Beispiel 1: Effektiv, aber nicht effizient.
Sie erstellen ein Angebot für einen wichtigen Kunden, das heute versendet werden soll. Damit wären Sie effektiv. Doch leider nutzen Sie dazu weder die Vorlagen oder Textbausteine und schon gar nicht die Checkliste des Unternehmens. Statt die Preisnachlässen mit der vorhandenen Exceltabelle zu ermitteln, machen Sie das "eben schnell" mit dem Taschenrechner. Sie arbeiten ineffizient, denn dieses Vorgehen hat Schwächen – mindestens in den Punkten Schnelligkeit und Fehleranfälligkeit. - Beispiel 2: Effizient, aber nicht effektiv.
Ihr Chef hat Sie beauftragt, noch einige Informationen für seine Präsentation zu ermitteln. Sie erkundigen sich genau, was Ihr Chef braucht. Dann nutzen Sie das interne Informationssystem, fordern Daten von einem Kollegen an und den Rest recherchieren Sie über eine Detailsuche im Internet. Sie haben die Aufgabe sehr effizient erledigt, denn der Auftrag wurde geklärt, interne Ressourcen optimal genutzt und die Internetrecherche scheinen Sie auch zu beherrschen. Leider braucht Ihr Chef die Daten erst Ende nächster Woche. Die Unterlage, die er jetzt zum Termin mitnehmen wollte, ist für diesen Auftrag jedoch liegen geblieben. Sie haben also sehr effizient gearbeitet, aber leider die falsche Aufgabe erledigt. Ich sage in meinen Trainings meinen Teilnehmer dann immer: "Sie sind die Strecke in einer Rekordzeit gerannt, nur leider waren Sie in der falschen Richtung unterwegs und das nützt Ihnen gar nichts."
Leitfragen für die tägliche Arbeit: Effektivität und Effizienz
Vielleicht ist mit den Beispielen etwas Licht in die Kriterien "effektiv" und "effizient" gekommen. Jetzt habe ich noch einige Leitfragen und Aussagen für Sie, die für die praktische Umsetzung hilfreich sein können.
- Denke vor dem Arbeiten!
- Mache ich die richtige Aufgabe? Dann bin ich effektiv.
- Welche meiner Aufgaben und Tätigkeiten hat die größte Hebelwirkung? Wenn ich diese abarbeite, bin ich effektiv.
- Ich strebe das Wichtige vor dem Dringenden an. So bin ich effektiv.
- Löse ich diese Aufgabe optimal? Dann arbeite ich effizient.
- Muss ich die Aufgabe schnell erledigen? Oder muss sie perfekt sein? Wenn ich entsprechend arbeite, bin ich effizient.
- Was fordert (oder honoriert/wertschätzt) der Abnehmer meiner Leistung, also mein Chef oder der Kunde? Wenn ich das beachte, bin ich effizient.
- Ich arbeite nur so gut wie nötig. Das ist effizient. Wenn ich so gut arbeite, wie es möglich, aber nicht erforderlich ist, bin ich ineffizient.
Jetzt sind Sie dran – So arbeiten Sie effektiv und effizient
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie bislang noch nicht wirklich beherrschen. Hier könnten eine Zeitlang Post-its mit Ihren wichtigsten Fragen oder Aussagen eine gute Erinnerungsstütze sein. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie Ihre Aufgaben zukünftig effektiv und effizient erledigen.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation