Diese Geschäftsunterlagen können Sie bereits Anfang 2008 entsorgen

Trotz der Tendenz zum papierlosen Büro gibt es noch genügend Geschäftsunterlagen, die für bestimmte Zeiträume aufzubewahren sind. Dabei gelten für die Aufbewahrung von E-Mails dieselben Vorschriften wie für Unterlagen in Papierform. Entscheidend ist also der Inhalt der E-Mails.
Für Sie als Steuerverantwortlichen sind im Wesentlichen zwei Aufbewahrungsfristen wichtig, die 6- und die 10-jährige Aufbewahrungsfrist.
6-jährige Aufbewahrungsfrist:
  • Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben (Durchschriften/Kopien)
    der abgesandten Handelsbriefe (z. B. Angebote)
  • Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen (z. B. Preisverzeichnisse)
  • Lohnkonto nebst dazugehörigen Belegen
  • Lohnabrechnungsunterlagen und Lohnlisten

10-jährige Aufbewahrungsfrist:

  • Bilanzen
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
  • Bücher
  • Aufzeichnungen
  • Aufzeichnungs- und Buchungsbelege
  • Unterlagen, die Zollerklärungen beizufügen waren

Wann die Aufbewahrungsfrist zu laufen beginnt
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer am Ende des Kalenderjahrs, in dem sich der dokumentierte Geschäftsvorfall zugetragen hat. Das bedeutet: Ab Januar 2008 können Sie an sich alle Geschäftsunterlagen vernichten, die aus dem Jahr 1997 oder früher stammen.

Aber Vorsicht: Entscheidend ist der Ablauf des Jahres, in dem Sie beispielsweise die letzte Eintragung in den Büchern vorgenommen, die Bilanz aufgestellt, den Handels- oder Geschäftsbrief empfangen haben oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Beispiel:
Im März 1998 haben Sie die Bilanz für das Jahr 1997 erstellt. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist begann mit Ablauf des Jahres 1998. Die Bilanz für das Jahr 1997 dürfen Sie also frühestens 2009 entsorgen.
Wann Sie Unterlagen überhaupt nicht vernichten dürfen
Unterlagen dürfen Sie nicht vernichten, wenn sie von Bedeutung sind
  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für anhängige Steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder
  • zur Begründung der Anträge an das Finanzamt und bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.