von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie waren zwei Tage zur Fortbildung und jetzt ist wieder Ihr Büro angesagt. An Ihrem Arbeitsplatz wartet eine Unmenge an Aufgaben auf die Erledigung. Das stapeln sich Telefonzettel, Schriftverkehr, Notizzettel mit Aufgaben zur Erledigung, Akten von Kunden und dann noch Ihre mitgebrachten Tankbelege und Hotelrechnung für die Buchhaltung.
Rechts sehen Sie den Stapel an Unterlagen, den Sie vor der Fortbildung nicht mehr geschafft haben und auf Ihrer Tastatur die Rechnungen, die heute zu überweisen sind. Die haben Sie extra so hingelegt, dass Sie sie beim Betreten des Büros als erstes sehen, damit es nicht vergessen wird.
Bange Gedanken statt Wiedervorlage
Ein guter Start in den Tag sieht anders aus. Denn während Sie Ihre Unterlagen auspacken und für die mitgebrachten Visitenkarten einen guten Platz suchen, damit Sie nicht vergessen, sie in Ihre Adresskartei aufzunehmen, machen Sie sich vielleicht schon Sorgen, wie Sie alles im Blick behalten. Wahrscheinlich kommen Ihnen Gedanken wie: "Wie schaffe ich es, dass weder eine Aufgabe untergeht, noch zu spät erledigt wird?" Diese Sorge ist sicherlich berechtigt.
Meistens möchte man einerseits einen möglichst leeren und übersichtlichen Schreibtisch haben. Andererseits befürchtet man "aus dem Auge, aus dem Sinn", wenn man noch zu erledigende Aufgaben vom Schreibtisch nimmt. Dabei ist die Lösung ganz einfach: Sie benötigen eine Wiedervorlage. Und zwar eine funktionierende Wiedervorlage.
Entlasten Sie Ihren Kopf durch eine Wiedervorlage
Eine gut durchdachte und funktionierende Wiedervorlage ist so etwas wie eine Auslagerung eines übervollen Gedächtnisses. Eine Wiedervorlage ist ein sicherer Lagerplatz für alle Aufgaben und Projekte, denn durch eine systematische Wiedervorlage ist dafür gesorgt, dass alles zur rechten Zeit angefangen und erledigt wird und keine Aufgaben übersehen werden.
Vorteile der Wiedervorlage
Etwas eben mal auf einen Papierstapel gelegt, geht sicher erst einmal schneller, als sich eine Wiedervorlage einzurichten und dann auch konsequent zu pflegen. Doch glauben Sie mir: Nichts beunruhigt uns so sehr wie Stapel auf unserem Schreibtisch. Denn innerhalb kürzester Zeit wissen wir nicht mehr so genau, was alles "drin" ist.
Doch, etwas gibt es, das beunruhigt uns fast genauso: Unterlagen, die wir irgendwohin wegpacken, um einen freien Schreibtisch zu haben. Dieses Vorgehen beunruhigt, weil wir nicht sicher sind, ob sie rechtzeitig oder überhaupt wieder "auftauchen". Und ob wir sie finden, wenn wir suchen.
Überlegen Sie kurz, ob Sie beim Stapeln und diffusen Sorgen bleiben wollen. Vielleicht lesen Sie alternativ die Vorschläge unserer Artikelserie "Wiedervorlage". Dabei können Sie wie an einem leckeren Buffet aus den Vorschlägen auswählen, welche Köstlichkeiten Ihnen am besten munden. Das Buffet ist mit dem nächsten Teil eröffnet.
Gutes Gelingen!
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