Die Wiedervorlage: PC, Outlook und Organizer einsetzen

Wiedervorlage soll den Schreibtisch leer und den Kopf frei machen. Und das unabhängig davon, ob Sie im Büro oder unterwegs sind.

Ihr PC ist Ihre Schaltzentrale? Dann machen Sie Ihre Wiedervorlage mit Nutzung der Technik richtig "wasserdicht" – keine Aufgabe entgeht Ihnen und Ihren technischen Helfern. Das entlastet vor allem den Kopf und Sie können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

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Wiedervorlage mit dem PC
Die gängige Zeitplan-Software wie beispielsweise Outlook hilft Ihnen, alle Aufgaben am PC komfortabel zu verwalten. Gehen Sie bei dieser Form der Wiedervorlage systematisch vor und nutzen Sie die Funktionen, die diese Programme bieten:

1. Jede Aufgaben notieren und jeweils
2. Erledigungsdatum eintragen,
3. die Priorität (also die Wichtigkeit dieser Aufgabe) sowie
4. evtl. Vermerk, wo der dazu gehörende Vorgang zwischengelagert ist ("Vorgang ist im Ordner xy").

Am entsprechenden Tag sehen Sie die Aufgabe eingeblendet. Wenn Sie möchten, können Sie sich mit der Erinnerungsfunktion an die Erledigung der Aufgabe erinnern lassen.

Wiedervorlage von Mails
Doch natürlich können die gängigen Office-Programme noch mehr. Mails können Sie im Postfach lassen, dabei aber zur Nachverfolgung mit Termin markieren. So denken Sie beispielsweise an die rechtzeitige Beantwortung.

Alternativ können Sie die betreffende Mail im Postfach markieren und bei gedrückter linker Maustaste auf das Aufgaben-Symbol ziehen (drag & drop). Sofort wird die Mail automatisch in eine Aufgabe umgewandelt. Der Betreff der Mail wird zum Aufgabenthema, jetzt nur noch Termin und gfs. die Priorität eintragen und Sie haben eine Aufgabe, die Sie pünktlich und automatisch erinnert. Die Original-Mail verbleibt dabei im Postfach.

Weitere Helfer der Wiedervorlage
Sie sind viel unterwegs? Ihre Wiedervorlage wollen Sie trotzdem immer im Blick behalten? Dann ist ein Organizer sinnvoll: Ob als Palm, Black Berry Psion o.ä.: Der kleine elektronische Helfer für unterwegs enthält die Daten Ihrer Wiedervorlage. Sie können evtl. erledigte Aufgaben unterwegs löschen und/oder neue dazu tragen. Der Datenabgleich mit Ihrem PC bringt Sie nach der Rückkehr ins Büro wieder auf aktuellen Stand auf beiden Systemen.

Das Handy zur Wiedervorlage nutzen – na klar!
Das moderne Handy bietet neben der Telefonfunktion standardmäßig viele weitere Funktionen (sogenannte Features), die Sie auch zur Wiedervorlage nutzen können. Sie haben unterwegs eine Idee? Über das Menü als kurze Textnotiz eingetragen, mit einem Termin versehen und schon haben Sie die Aufgabe auf Wiedervorlage gelegt.

Zehn Vorteile der Wiedervorlage auf einen Blick

1. Mit der Wiedervorlage befreien Sie Ihren Kopf und Ihren Schreibtisch von Ballast.
2. Vorgänge, die Sie nicht sofort bearbeiten, gehen nicht in Papierstapeln unter.
3. Vorgänge, die noch zu erledigen sind, haben einen festen Platz. Immer. Sie müssen nie wieder entscheiden, wo Sie die Unterlage zwischenlagern sollen.
4. Sie können sich auf das konzentrieren, was Sie jetzt und heute erledigen wollen und sich nicht darum sorgen, was in einigen Tagen oder nächste Woche zu tun ist.
5. Mit den verschiedenen Wiedervorlage Systemen können Sie sich Ihre eigene Wiedervorlage Maßschneidern.
6. Ob Sie im Büro oder unterwegs sind: Mit den entsprechenden Helfern vergessen Sie nichts mehr.
7. Ideen und Anregungen vermerken Sie sofort – keine Superidee geht mehr verloren!
8. Sie können entspannter arbeiten, denn Ihre Gedanken schweifen nicht ab oder werden vom was-das-wohl-ist-Stapel abgelenkt.
9. Sie arbeiten professioneller, weil Sie besser organisiert sind.
10. Sie sparen Zeit (und Nerven), weil Sie jeden Vorgang in kürzester Zeit finden.

 

Jetzt sind Sie dran – Optimieren Sie Ihre Wiedervorlage
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, dass Ihr Schreibtisch leer und Ihr Kopf frei wird!

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Die Wiedervorlage"

• Die Wiedervorlage: Starten Sie gut in den Tag!
• Die Wiedervorlage: Ablagekörbe im Büro
• Die Wiedervorlage: Wiedervorlagemappe und Hängemappen
• Die Wiedervorlage: PC, Outlook und Organizer einsetzen
• Die Wiedervorlage: E-Mail Organisation mit der Wiedervorlage

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