Die Wiedervorlage: E-Mail Organisation mit der Wiedervorlage

Wiedervorlage ist ein Thema, das auch Ihre E-Mails betrifft, die heute zwar eingehen, aber erst in den nächsten Tagen beantwortet werden müssen. Kennen Sie das? Sie überprüfen Ihre E-Mails und darunter sind einige Anliegen, die erst in den nächsten Tagen zu erledigen sind. Damit Sie das nicht vergessen, lassen Sie die Mail einfach in Ihrem E-Mail-Posteingang. Und der wächst und wächst so jeden Tag.

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Und dann ist es doch ganz schnell passiert: Eine der vielen noch-zu-erledigen-Mails haben Sie am Tag X dann doch vergessen. Wie ärgerlich! Am Vortag haben Sie die Mail noch einmal angeklickt, um zu überprüfen, worum es eigentlich ging und was Sie zu tun haben. Am Tag X ist Ihnen die Beantwortung der E-Mail dann einfach "durchgerutscht". Es war einfach zuviel los an diesem Tag.

Wenn Sie sicher sein wollen, auf alle E-Mails geantwortet zu haben, die Ihnen an einem bestimmten Tag wichtig waren, lassen Sie Outlook für sich arbeiten.
In Teil 4 meiner Artikelserie habe ich die Möglichkeiten, mit Outlook die Wiedervorlage Ihrer Mails zu organisieren bereits ganz knapp beschrieben. Jetzt folgt das Vorgehen etwas ausführlicher und in Teilschritten.

Wiedervorlage mit Outlook: Die Erinnerungsfunktion
Outlook bietet für alle Mails eine komfortable Erinnerungsfunktion. Die richten Sie in folgenden Schritten ein:

1. Der Posteingangsordner ist geöffnet und Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, an die Sie erinnert werden möchten.
2. Klicken Sie ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN an.
3. Jetzt wählen Sie im Feld KENNZEICHNUNG aus, wie die Nachricht weiter bearbeitet werden soll, zum Beispiel BITTE UM RÜCKRUF. Dadurch verbinden Sie die Nachricht gleich mit einer Aufgabe.
4. Bestimmen Sie die Fälligkeit, das heißt, wann Outlook Sie an die noch durchzuführende Aufgabe erinnern soll.
5. Wählen Sie aus dem Kalender das Erinnerungsdatum aus. Über OK wird das Fenster geschlossen, und Sie sehen jetzt, dass die Nachricht mit einem roten Fähnchen markiert ist. Am Erinnerungstag erhalten Sie automatisch eine Mitteilung von Outlook.

Wiedervorlage der E-Mail: Umwandeln in eine Aufgabe
Sie können noch eine weitere Möglichkeit nutzen: Sie wandeln die Mail zusätzlich in eine Aufgabe um. Auch hier die einzelnen Schritte:

1. Der Posteingangsordner ist geöffnet und Sie klicken mit der linken Maustaste auf die Nachricht, an die Sie erinnert werden möchten.
2. Sie halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Mail auf das Symbol "Aufgaben" und lassen los.
3. Jetzt öffnet sich ein Aufgabenfenster. Der Betreff der E-Mail ist automatisch zu dem Aufgabentext umgewandelt worden. Vor dem eigentlichen E-Mail-Text ist noch ein "Kopfbereich" automatisch erstellt worden:
   
   Von:        Erika Musterfrau [erika.musterfrau@mail.com]
   Gesendet:   Samstag, 26. September 2009 11:36
   An:          wn@wera-naegler.de
   Betreff:   Anfrage
   Anlagen:     Bericht.doc
   
   Danach sehen Sie den eigentlichen Mail-Text.
   
   
4. Jetzt können Sie evtl. den Aufgabentext verändern sowie einen Termin und eine Priorität vergeben.
5. In Ihrem E-Mail-Postfach ist die Mail noch erhalten. Sie können Sie jetzt in einen E-Mail-Unterordner ablegen (z. B. Projekt A oder Kunde Meyer). Vielleicht haben Sie aber auch einen Ordner "noch zu erledigen", in den Sie solche Mails ablegen.

Ihr E-Mail-Postfach wird richtig leer. Und die Aufgabe zu der Mail steht dann in Ihrem Aufgabenplaner. So kann Ihnen keine E-Mail-Antwort mehr entgehen.

Jetzt sind Sie dran – E-Mail und Wiedervorlage organisieren
Überprüfen Sie, ob Sie ein funktionierendes System haben, damit alle Ihre E-Mails auch zu einem späteren Zeitpunkt zur Bearbeitung wieder präsent sind. Andernfalls richten Sie sich ein neues Vorgehen ein. Es lohnt sich und ist wirklich sehr einfach und komfortabel.

Doch vergessen Sie bei allem Erinnern, Aufschreiben oder Erfassen von Mails und Aufgaben nicht das Organisations-Grundprinzip: Alles, was sich innerhalb von drei bis fünf Minuten erledigen lässt, sollte nicht terminiert oder erfasst, sondern gleich in Angriff genommen werden.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler , Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Die Wiedervorlage"

• Die Wiedervorlage: Starten Sie gut in den Tag!
• Die Wiedervorlage: Ablagekörbe im Büro
• Die Wiedervorlage: Wiedervorlagemappe und Hängemappen
• Die Wiedervorlage: PC, Outlook und Organizer einsetzen
• Die Wiedervorlage: E-Mail Organisation mit der Wiedervorlage

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