Kennen Sie das? Sie sind gerade mitten in der Erstellung Ihrer Präsentation. In zwei Tagen halten Sie einen wichtigen Vortrag. Da sind Sie froh, dass Sie die vorbereiteten Inhalte jetzt so zügig einarbeiten können. Zudem haben Sie heute wirklich kreative Ideen für den Aufbau und die Visualisierung Ihrer Texte. Da klingelt es an Ihrer Tür. Diese Ablenkung kommt Ihnen jetzt völlig ungelegen. Am liebsten würden Sie das Klingeln ignorieren.
Was, wenn es ein Kunde ist?
Doch Sie arbeiten im Home-Office. Daher könnte das der Paketdienst, jemand aus der Nachbarschaft oder Ihrem Freundeskreis oder auch ein Kunde sein. Und da es ein Kunde sein könnte, kommt es nicht in Frage, nicht zu öffnen.
Dürfen Sie Besucher einfach abweisen?
Grundsätzlich dürfen Sie unerwartete und unangemeldete Besucher natürlich abweisen. Doch die meisten Menschen überlegen trotzdem, ob sie das wirklich machen sollten und wenn ja wie. Kommt dann noch dazu, dass Ihr Home-Office ein offizieller Geschäftsraum ist, gestaltet sich die Antwort noch etwas differenzierter.
Im obigen Beispiel ist der Paketdienst natürlich am unkompliziertesten. Die Abnahme des Pakets ist schnell erledigt und Konversation brauchen Sie auch nicht zu betreiben. Sie können also rasch an Ihre Präsentation zurückkehren.
Freunde wimmelt man ungerne ab
Bei Freunden oder Nachbarn, die während Ihrer Arbeitszeit klingeln, können nur Sie sich die Frage „darf der unangemeldete Besucher reinkommen?“ beantworten. Grundsätzlich müssen Sie niemanden empfangen, wenn Sie das nicht wollen. Andererseits ist es natürlich nicht besonders gastfreundlich, wenn ein Freund oder eine Freundin vor der Tür steht und sagt: „Da habe ich ja richtig Glück, dass du zuhause bist. Ich war gerade in der Nähe und mein Termin ging schneller zu Ende als geplant. Da dachte ich, ich schau mal spontan bei dir vorbei.“ Hand aufs Herz: Wie würden Sie entscheiden?
Hier gibt es kein Richtig und kein Falsch. Auch hier dürfen Sie „nein“ sagen. Denn der Andere hätte ja auch kurz telefonisch nachfragen können, ob es Ihnen passt. Aber natürlich können Sie auch Ihre Pläne ändern und den Besuch hineinbitten. Eventuell von vornherein mit dem Hinweis, wie viel Zeit Sie zur Verfügung stellen können.
Höflich abweisen – so geht’s
Wenn Sie den nett gemeinten, für sie aber zeitlich unpassend Besuch abweisen wollen, beachten Sie einige Tipps. Zuerst der Hinweis: Gebrauchen Sie keine Ausflüchte. „Ich muss gleich weg“ kann schnell als Lüge entlarvt werden. Ein „Bei mir ist gar nicht aufgeräumt“ wird mit einem lächelnden „Das stört mich nicht“ als Argument unbrauchbar.
1. Geben Sie einen Grund an. Wenn Sie eine plausible Erklärung liefern, warum es ihn jetzt nicht passt, ist das für die meisten Menschen nachvollziehbar. Dazu können Sie beispielsweise sagen: „Entschuldige, dass ich dich nicht herein bitte, aber ich bin mitten in einer Präsentation und habe gerade eine richtig kreative Phase.“ Oder „Leider passt es mir jetzt nicht, sonst würde ich dich ja hineinbitten.“
2. In der Kürze liegt die Würze. Halten Sie das Gespräch/Absagegespräch an der Tür auf jeden Fall kurz. Vermeiden Sie auch langatmige und wiederholte Entschuldigungen. Auch den Punkt „Mir ist das grundsätzlich lieber, wenn du vorher anrufst“, klären Sie besser zu einem anderen Zeitpunkt.
3. Bieten Sie einen Ausweichtermin an. Schlagen Sie am besten gleich einen besseren Termin vor.
Und wenn es doch ein Kunde ist?
Kunden werden Sie sicherlich anders behandeln als Freunde oder Nachbarn. Selbst wenn der Kunde unangemeldet kommt. Bei der Entscheidung, ob Sie „Hereinspaziert“ oder „Passt gerade nicht“ sagen, spielen neben der Gastfreundschaft natürlich andere Gründe eine Rolle. Denn auf Kunden sind Sie in der Regel angewiesen. Da fällt es schwer, Nein zu sagen. Und aus meiner Sicht ist das auch nicht sinnvoll. Vor allem im vorliegenden Beispiel lässt sich auch ein unerwarteter Kunde doch recht gut „dazwischen schieben“.
Doch auch hier empfehle ich Ihnen, gleich zu Beginn die Karten auf den Tisch zu legen. „Wie schön, dass Sie persönlich vorbei schauen, nur der Zeitpunkt ist für mich nicht ganz günstig. Ich nehme mir aber gern eine halbe Stunde Zeit für Sie – reicht Ihnen das?“
Und auch hier gilt: Alternativ gleich einen Ausweichtermin abstimmen.
Erwischt Sie der unangemeldete Besucher jedoch wirklich kurz bevor Sie zu einem Termin aufbrechen, sollten Sie gleich nach dem Begrüßungssatz klar und eindeutig darauf hinweisen. Drücken Sie Ihr Bedauern aus und treffen Sie eine Verabredung.
Jetzt sind Sie dran – Besucher im Home-Office
Jetzt haben Sie einige Hinweise und Beispielformulierungen gelesen. Was machen Sie jetzt damit? Wenn es Ihnen sehr schwer fällt Nein zu sagen, könnte es hilfreich sein, die Beispielformulierungen oder Ihre eigenen Formulierungen für den Tag X aufzuschreiben. Vielleicht gibt es aber auch Menschen in ihrem Freundes- und Nachbarschaftskreis, die häufiger unangemeldet und für Sie unpassend erscheinen. Dann nutzen Sie meinen Artikel als Impuls, ein Grundsatzgespräch zu führen. Formulieren Sie wertschätzend aber klar und eindeutig, dass unangemeldete Besuche während Ihrer Arbeitszeit auch im Home-Office für Sie nicht möglich sind.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler – Expertin für Büroorganisation
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