Delegieren im Büro: Freiberufler, Existenzgründer und andere Einzelkämpfer (Teil 9)
Delegieren ist für Solounternehmer und vor allem Existenzgründer sicherlich schwieriger zu bewerkstelligen als für Angestellte in Unternehmen. Trotzdem gibt es einige Anregungen zum Delegieren.
Kennen Sie das? Sie sind ein Solounternehmen und außer Ihnen gibt es niemanden. Ist damit das Thema "Delegieren" für Freiberufler, Existenzgründer und andere Solounternehmerinnen bereits beendet? Spätestens dann, wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst, sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie wirklich alles alleine machen müssen.
Es nützt niemandem, wenn Sie nur noch "Löcher stopfen", um Ihre Termine einzuhalten, Ihre eigentliche fachliche Arbeit erledigen, sich um Akquise kümmern und abends oder am Wochenende die allernötigsten anderen Aufgaben erledigen. Natürlich wissen Sie auch, dass die Gefahr besteht, dass die Qualität Ihrer Arbeit nachlässt oder Sie aufgrund der Hetze weniger professionell und kompetent wirken.
Solounternehmern fällt es schwer, Aufgaben zu delegieren Freiberufler und andere Einzelkämpfer sollten eigentlich dem Grundsatz folgen, nicht alles selber machen zu wollen, sondern alle Aufgaben zu delegieren, die andere ebenso gut (oder besser), schneller und dadurch billiger erledigen können. Andernfalls bleibt oft nicht genug Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben in ihrem Unternehmen zu konzentrieren. Viele erleben es als ein "mein Tagesgeschäft frisst mich auf!". Die Gründe dafür sind vielfältig.
Oft sind die Einkünfte nicht hoch und/oder langfristig unsicher. Die Einnahmen sind – gerade für Existenzgründer - anfangs unregelmäßig. Das reduziert die Bereitschaft, sich mit zusätzlichen Kosten zu belasten.
Gerade im Existenzaufbau weiß man anfangs zwar, wohin es gehen soll, die einzelnen Schritte sind jedoch noch unklar. Welchem Dienstleister mag man so ein Durcheinander und solche Unklarheit zumuten?
Anpassungen an Veränderungen am Markt und auf neue veränderte Bedingungen fördern die Flexibilität, verhindern allerdings auch Routinen. Und gerade Routineaufgaben sind Aufgaben, die gut zu delegieren wären.
Oft verläuft die Entwicklung des bestehenden oder neu gegründeten Unternehmens etwas anders als geplant. Eine zuverlässige, langfristige Planung ist – gerade für Existenzgründer – schwierig.
Der zusätzliche Aufwand für die Einarbeitung einer Unterstützungskraft ist vielen zu hoch. Mit Blick auf die investierte Zeit beispielsweise oder mit einer weiteren Büroausstattung. Außerdem ist trotz dieser "Investition" noch lange nicht klar, ob die Arbeiten dann tatsächlich zur Zufriedenheit ausgeführt werden.
Vernetzen Sie sich Einen Vorteil haben gerade Existenzgründer: Sie treffen in Schulungen, bei Vorträgen oder in ihrem Existenzgründer-Netzwerk viele Gleichgesinnte. Den meisten ist gemeinsam:
Sie sind (meist) Einzelkämpfer.
Sie sind in ihrem Solounternehmen am Anfang.
Sie sind in ihrem Fachgebiet kompetent.
Sie haben (meist) noch keine hohe Auslastung.
Sie kommen aus verschiedenen Branchen.
Das sind alles gute Bedingungen, um sich noch gezielter zu vernetzen. Nach der Devise: Mache du meinen PC businesstauglich mit Internet, Fax und Datensicherung und ich coache dich dafür in Verhandlungsführung. Machen Sie die Ablage plus Rechnungswesen für Ihren Netzwerkpartner, der dafür Ihren Webauftritt aktuell hält. Möglicherweise finden Sie auf diese Weise schon einen Dienstleister, mit dem Sie später zusammenarbeiten möchten, um Ihre Angebote noch besser für Ihre Kunden zu gestalten.
Praktikanten & Co. Denken Sie darüber nach, ob Sie Unterstützung bekommen könnten durch Gruppen, die oftmals nicht so teuer sind, dafür aber in der Regel angelernt werden müssen, wie Praktikanten, Studenten, Schüler oder Rentner. Informieren Sie sich dabei über die verschiedenen Möglichkeiten, Aushilfskräfte einzusetzen (Bezahlung, Steuern, Sozialversicherung klären).
Und wenn da niemand zum Delegieren ist?
Bei zeit fressenden Routineaufgaben können Sie überlegen, was passieren würde, wenn sie reduziert, halbiert oder gar weggelassen würden.
Innovative Ideen ausprobieren.
Sich mit Gleichgestellten oder Gleichgesinnten zusammenschließen und gemeinsam nach Entlastungsmöglichkeiten suchen.
Sich mit anderen Solounternehmern Auftragsdienste o.ä. teilen.
Und natürlich Aufgaben an externe Dienstleister outsourcen.
Sich klarmachen, dass es auf Dauer lukrativer ist, vier Stunden Ihrer Arbeit mit gezielter Akquise zu verbringen, als sich vier Stunden lang mühsam durch die verhasste und unverständliche Buchhaltung zu kämpfen.
In Zeitmanagement und Büroorganisation investieren (Training, Coaching). Im Vergleich zu Angestellten geht Zeitverschwendung bei Selbstständigen direkt zu Lasten des eigenen Geldbeutels. Bei erfolgreicher Anwendung von Zeitplanungstechniken lassen sich hingegen 10 bis 20 Prozent Zeit einsparen.
Ach ja und noch mal: Suchen Sie sich einen Praktikanten oder eine Praktikantin, damit Sie ein deutliches Zeichen an sich selbst setzen, dass Sie nicht alles alleine machen müssen.
Abschluss-Check zu Teil 9
Gibt es Aufgaben, die schneller und damit kostengünstiger von Anderen erledigt werden können? Dann vergeben Sie Aufträge.
Reichen Ihre Netzwerke aus, um Aufgaben zu "tauschen"? Sonst schaffen Sie sie.
Konzentrieren Sie sich wirklich auf Ihr Kerngeschäft oder vergeuden Sie Ihre Energie mit 1.000 Aufgaben im Tagesgeschäft?
Können Sie Praktikanten zur Entlastung einstellen?
Lesen Sie in der Artikelserie "Delegieren im Büro"
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