Delegieren im Büro: Erfolgsfaktoren – so klappt es (Teil 6)

Delegieren zwischen "Tür und Angel" funktioniert in den seltensten Fällen. Je anspruchsvolle die delegierte Aufgabe ist, desto interessanter dürften die vorgestellten Erfolgsfaktoren für Sie sein.

Kennen Sie das? Sie haben das Delegieren von Aufgaben bereits versucht und festgestellt, dass es Sie beunruhigte, wie der Kollege "Ihre" Aufgabe erledigt hat? Oder Sie haben festgestellt, dass Sie vor lauter Rückfragen nicht wirklich entlastet waren? Dann lässt sich das Delegieren sicher noch optimieren. Hier einige Erfolgsfaktoren, damit das Delegieren wirklich gelingt und entlastet.

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Delegieren-Tipp Nr. 1: Vertrauen
Unerlässlich beim Delegieren ist Vertrauen. Vertrauen in die Person, die Aufgaben für Sie erledigt. Und Vertrauen in sich selbst, dass Sie die Aufgabe auch wirklich gut übergeben und "loslassen". Zum Vertrauen beim Delegieren gehört beispielsweise, dass Sie so viel wie nötig und so wenig wie möglich vorgeben, wie eine Aufgabe zu erfüllen ist. Machen Sie sich klar: Es gibt immer mehrere Wege, zum gewünschten Ziel zu kommen; nicht nur Ihren Weg! Nichts motiviert die andere Person mehr, als Ihr Vertrauen in die Lösungskompetenz des anderen.

Wirklich zu vertrauen und loszulassen ist oft schwierig. Leichter ist oft das Credo "Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser". Machen Sie sich klar: Diese Haltung sagt mehr über Sie selbst aus als über die Person, an die Sie delegieren. Denn delegieren ist mehr als nur eine Arbeitsanweisungen zu geben. Es bedeutet immer auch ein Stück Kontrolle abzugeben.

Ihr Vertrauen macht es der anderen Person leichter, die Verantwortung wirklich zu übernehmen und auch eigenverantwortlich zu handeln. Ihre Mitarbeiterinnen oder Kollegen spüren es, wenn Sie ihnen nicht zutrauen, die übertragene Aufgabe erfolgreich erledigen zu können. Das senkt die Motivation und auch das Selbstvertrauen. Versuchen Sie also der Person, an die Sie delegieren, das notwendige Vertrauen entgegenzubringen.

Überprüfen Sie anhand unserer Kurzliste doch einmal, welche "Misstrauens-Erfahrungen" und welche Ihrer Einstellungen Sie hier negativ beeinflussen:  

	Trifft zu	Trifft nicht zu
0-Fehler-Toleranz.
Aus Fehlern können wir lernen.
Andere können manche Aufgaben genauso gut oder sogar besser als ich erledigen.
Es herrscht ein offener und konstruktiver Umgangston.
Nach Fehlern: Suche nach den bestmöglichen Lösungen.
Nach Fehlern: nach Sündenböcken suchen.
Offenheit, selbst dazu zu lernen.

Delegieren-Tipp Nr. 2: Klare Vorgaben
Geben Sie klare Vorgaben von Zielen und Ergebnissen. Dabei sollten Sie sich immer vergewissern, ob für die Person, an die Sie die Aufgabe übertragen, wirklich klar ist:

• Was genau ist die Aufgabe?
  Ihr Job: Arbeitsauftrag klar, konkret, eindeutig formulieren. Was soll bis wann abgeschlossen sein?
• Was ist das Ziel der Aufgabe?
  Ihr Job: Geben Sie ein konkretes, messbares Ziel vor.
• Was ist der Sinn der Aufgabe?
  Ihr Job: Machen Sie klar, wozu die Aufgabe benötigt wird und in welchem (größeren) Zusammenhang sie steht.
• Welches Ergebnis soll die Tätigkeit haben?
  Ihr Job: Geben Sie die Qualität und Form vor. 
• Welche Priorität hat die Aufgabe?
  Ihr Job: Geben Sie klare Angaben dazu, wie wichtig und wie dringend die Aufgabe ist.
• In welchen Fällen und wann wollen Sie Zwischenergebnisse oder Rücksprachen?
  Ihr Job: Vereinbaren Sie, wann Sie eine Rücksprache wollen und wann der Mitarbeiter selbst entscheiden soll.
• Welche Kompetenzen oder Ressourcen werden benötigt?
  Ihr Job: Sorgen Sie für entsprechende Befugnisse und Zugangsrechte. Kommunizieren Sie diese an entsprechender Stelle.
• Wo muss die Kollegin oder der Mitarbeiter eingeführt werden?
  Ihr Job: Machen Sie die beteiligten Personen miteinander bekannt. Klären Sie, dass zukünftige Fragen an die Person gerichtet werden, an die Sie Ihre Aufgabe delegiert haben.
• Was ist zu tun, wenn die übertragene Aufgabe nicht in der abgesprochenen Zeit geschafft wird?
  Ihr Job: Klare Absprachen, wann Sie informiert werden müssen.

Was sagen Sie zu diesem Zitat von US-Präsident Theodore Roosevelt? "Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“ 

  Abschluss-Check zu Teil 6

• Haben Sie eventuelle innere Hindernisse, eine delegierte Aufgabe wirklich loszulassen, für sich geklärt?
• Sind Ihnen die wesentlichen Stichworte für klares Delegieren bekannt, wie die konkrete Aufgabe, das Ziele, eventuelle Zwischenziele, Voraussetzungen, Kompetenzen, Rahmenbedingungen, alle notwenigen Informationen übergeben, Berechtigungen und Kontakte herstellen.

Delegieren endet nicht mit der Aufgabenvergabe und auch nicht mit der Aufgabenerledigung. Es gibt für das erfolgreiche Delegieren noch den Tipp Nr. 3 – Auswertung und Feedback.

Lesen Sie in der Artikelserie "Delegieren im Büro"

• Delegieren im Büro: Delegieren Sie schon oder überarbeiten Sie sich noch? (Teil 1)
• Delegieren im Büro: Muss ich alles selber machen? (Teil 2)
• Delegieren im Büro: Aber was? (Teil 3)
• Delegieren im Büro: An wen und wie denn bloß? (Teil 4)
• Delegieren im Büro: Delegieren an den richtigen Mitarbeiter-Typ (Teil 5)
• Delegieren im Büro: Erfolgsfaktoren – so klappt es (Teil 6)
• Delegieren im Büro: Erfolgsfaktor "Feedback" (Teil 7)
• Delegieren im Büro: Aufgaben delegieren mit Outlook (Teil 8)
• Delegieren im Büro: Freiberufler, Existenzgründer und andere Einzelkämpfer (Teil 9)

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