von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie haben das Delegieren von Aufgaben bereits versucht und festgestellt, dass es Sie beunruhigte, wie der Kollege "Ihre" Aufgabe erledigt hat? Oder Sie haben festgestellt, dass Sie vor lauter Rückfragen nicht wirklich entlastet waren? Dann lässt sich das Delegieren sicher noch optimieren. Hier einige Erfolgsfaktoren, damit das Delegieren wirklich gelingt und entlastet.
Delegieren-Tipp Nr. 1: Vertrauen
Unerlässlich beim Delegieren ist Vertrauen. Vertrauen in die Person, die Aufgaben für Sie erledigt. Und Vertrauen in sich selbst, dass Sie die Aufgabe auch wirklich gut übergeben und "loslassen". Zum Vertrauen beim Delegieren gehört beispielsweise, dass Sie so viel wie nötig und so wenig wie möglich vorgeben, wie eine Aufgabe zu erfüllen ist. Machen Sie sich klar: Es gibt immer mehrere Wege, zum gewünschten Ziel zu kommen; nicht nur Ihren Weg! Nichts motiviert die andere Person mehr, als Ihr Vertrauen in die Lösungskompetenz des anderen.
Wirklich zu vertrauen und loszulassen ist oft schwierig. Leichter ist oft das Credo "Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser". Machen Sie sich klar: Diese Haltung sagt mehr über Sie selbst aus als über die Person, an die Sie delegieren. Denn delegieren ist mehr als nur eine Arbeitsanweisungen zu geben. Es bedeutet immer auch ein Stück Kontrolle abzugeben.
Ihr Vertrauen macht es der anderen Person leichter, die Verantwortung wirklich zu übernehmen und auch eigenverantwortlich zu handeln. Ihre Mitarbeiterinnen oder Kollegen spüren es, wenn Sie ihnen nicht zutrauen, die übertragene Aufgabe erfolgreich erledigen zu können. Das senkt die Motivation und auch das Selbstvertrauen. Versuchen Sie also der Person, an die Sie delegieren, das notwendige Vertrauen entgegenzubringen.
Überprüfen Sie anhand unserer Kurzliste doch einmal, welche "Misstrauens-Erfahrungen" und welche Ihrer Einstellungen Sie hier negativ beeinflussen:
| Trifft zu | Trifft nicht zu |
0-Fehler-Toleranz. |
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Aus Fehlern können wir lernen. |
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Andere können manche Aufgaben genauso gut oder sogar besser als ich erledigen. |
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Es herrscht ein offener und konstruktiver Umgangston. |
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Nach Fehlern: Suche nach den bestmöglichen Lösungen. |
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Nach Fehlern: nach Sündenböcken suchen. |
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Offenheit, selbst dazu zu lernen. |
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Delegieren-Tipp Nr. 2: Klare Vorgaben
Geben Sie klare Vorgaben von Zielen und Ergebnissen. Dabei sollten Sie sich immer vergewissern, ob für die Person, an die Sie die Aufgabe übertragen, wirklich klar ist:
Was sagen Sie zu diesem Zitat von US-Präsident Theodore Roosevelt? "Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“
Abschluss-Check zu Teil 6
Delegieren endet nicht mit der Aufgabenvergabe und auch nicht mit der Aufgabenerledigung. Es gibt für das erfolgreiche Delegieren noch den Tipp Nr. 3 – Auswertung und Feedback.
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