von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie haben eine Aufgabe delegiert und hören und sehen nichts mehr von dem Kollegen oder der Mitarbeiterin. Sie hoffen, das Schweigen bedeutet, dass alles wie besprochen klappt. Oder Sie sind nicht ganz zufrieden mit dem Ergebnis, wissen aber nicht so recht, ob und wie Sie das ansprechen sollen. Delegieren endet weder mit der Aufgabenverteilung noch mit der Erledigung. Delegieren Sie immer im Dialog.
Delegieren heißt immer auch im Kontakt bleiben
Bleiben Sie mit Ihrer Mitarbeiterin oder dem Kollegen, der die delegierte Aufgabe übernommen hat, in regelmäßigem Kontakt und geben Sie Feedback. Kommunizieren Sie wie vorher abgesprochen und sorgen Sie für reibungslosen Informationsaustausch. Stehen Sie wie abgesprochen für Rückfragen oder zum Meinungsaustausch zur Verfügung.
Optimal ist, wenn Sie bei der Aufgabenerteilung konkrete Zwischenergebnisse abgestimmt haben, beispielsweise
Zum Delegieren gehört auch Fehlervermeidung in der Zukunft
Es ist nicht nur Ihr Recht, sondern auch Ihre Pflicht, auf Fehler hinzuweisen. Doch seien Sie generell sparsam mit Kritik. Die Schuldfrage sollte dabei nicht im Mittelpunkt stehen. Konstruktiver ist es, den Blick darauf zu lenken, wie in Zukunft ähnliche Fehler vermieden werden können. Sammeln Sie gemeinsam Ideen und Punkte, die es in Zukunft leichter machen können, dass die Aufgabe effektiv erledigt wird.
Bei Kritik empfehle ich immer ein "Sandwich":
Übrigens: Der Hinweis "Ich hätte das ja ganz anders gemacht." ist keine Kritik!
Der Abschluss des Delegierens: Äußern Sie Ihre Zufriedenheit
Selbst wenn es sich nur um kleine Aufgaben oder ein Zwischenergebnis handelt – seien Sie nicht geizig mit Lob. Machen Sie sich klar, wie motivierend Lob wirken kann. Vermeiden Sie allerdings ein gönnerhaftes Loben. Auch ein Loben für Selbstverständlichkeiten ist unpassend.
Sagen Sie konkret, womit Sie zufrieden sind, nicht einfach nur "okay, war gut, ich bin zufrieden". Das ist zwar nett, aber wenig aussagekräftig. Besser sind konkrete Hinweise wie "Ich bin sehr zufrieden damit, wie hartnäckig Sie in der Technik nachgehakt haben." Oder "Ich war ganz erfreut, wie gut Sie den Kompromiss mit dem Kunden ausgehandelt haben."
Abschluss-Check zu Teil 7
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