Das 1x1 der E-Mails: So wird es übersichtlich

E-Mails brauchen ebenso eine Ordnung wie Ihr übriger Schriftverkehr. Alles einfach im E-Mail-Postfach zu belassen, ist hier keine Lösung. Doch wie geht’s besser?

Kennen Sie das? Ihr Projekt kommt in die "heiße" Phase und die Mails sausen nur so hin und her. Schnell wird Ihr E-Mail-Postfach voll und leicht chaotisch. Dazwischen sind E-Mails zu anderen Aufgabengebieten eingegangen, die Sie derzeit aber nicht abarbeiten müssen. Nach und nach verlieren Sie den Überblick. Doch wie schaffen Sie schnell Übersicht?

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Unterordner für die Sortierung Ihrer E-Mails
Übersicht schaffen Sie, indem Sie nicht nur Ihren Posteingang für Ihre E-Mails verwenden, sondern weitere Unterteilungen schaffen. Legen Sie sich dazu verschiedene Unterordner für Ihre Mails an. Orientieren Sie sich dazu an Ihrer Papier-Ablage und möglichen Themen Ihrer Zwischenablage. Das können solche Themen sein wie

• Anfragen
• Kunden
• Lieferanten
• Personal
• Marketing
• Protokolle
• Finanzen
• Projekt xy
• Arbeitsgruppe xy
• Abteilung xy
• Standort xy
• einzelne Personen
• lesen
• und so weiter 

Das ist immer abhängig von Ihren Arbeitsthemen und den Partnern Ihres E-Mail-Schriftverkehrs. Am besten erstellen Sie eine Übersicht. Damit es übersichtlich bleibt, vergeben Sie vielleicht auch Oberbegriffe und schaffen dann noch Unterordner. Beispielsweise bei "Personal" Unterordner wie "Rundschreiben", "MA-Gespräche", "Fortbildung" und so weiter.

Sollen alle E-Mails in "gesendete Objekte"?
Alle ausgehenden Mails legt Ihr System automatisch im Ordner "gesendete Objekte" ab. Dort werden die E-Mails chronologisch aufgelistet. Doch eine chronologische Ordnung ist hier nicht sinnvoll, denn so geht der zusammenhängende Schriftwechsel und damit der Bezug verloren. Sortieren Sie also Ihre ausgehenden E-Mails auch in die angelegten Unterordner ab. Und Ihr Ordner "gesendete Objekte" sollte ebenso wie der Posteingang immer hübsch leer sein. Ansonsten wäre es so, als würden Sie alle Unterlagen für die Ablage auf Ihrem Schreibtisch verstreuen oder stapeln, anstatt sie abzulegen.

Brauchen Sie diese E-Mail-Ordner?
Hier die Bezeichnungen einige Ordner in Ihrem Postfach, die sich zusätzlich zu thematischen Unterordnern vielfach bewährt haben:

• Chef – hier kommen die Mails Ihres Chef hinein, ebenso Ihre Antwortmails.
• Warten auf Antwort – wenn Ihr Mailpartner "am Zug ist". Lesen Sie mehr dazu .
• Lesefach – alle Newsletter und sonstigen Infos, eventuell mit einer weiteren thematischen Unterteilung.
• Archiv – aber wirklich nur für allerwichtigste Mailablagen und auch nur für das aktuelle Jahr. Alles andere kann und sollte als Mail im normalen Datenbereich archiviert werden.

Mein Tipp für Ihre E-Mails: 5-Tage-weg-damit
5-Tage-weg-damit ist ein Unterordner, den ich mir vor Jahren ausgedacht habe und den ich nicht mehr missen möchte. Hier hinein werden all jene E-Mails verschoben, die ich sehr wahrscheinlich nicht weiter benötige, die ich aber noch nicht endgültig löschen möchte. Für diesen Ordner habe ich eine automatische Löschfunktion nach fünf Tagen aktiviert. So kann ich meinem Sicherheitsbedürfnis Rechnung tragen und sammle trotzdem langfristig keinen E-Mail-Müll an.

Überlegen Sie einmal, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn Sie Ihre E-Mails in die entsprechenden Unterordner sortieren. Da lohnt sich die Investition der Zeit, die man zur Erstellung eines sinnvollen, eigenen Systems benötigt. Doch gleichzeitig birgt dieses Vorgehen auch einen Fallstrick. Im nächsten Artikel wissen Sie in drei Minuten, worauf Sie achten sollten.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Das 1x1 der E-Mails"

• Das 1x1 der E-Mails: Bestandsaufnahme
• Das 1x1 der E-Mails: Dauergäste im E-Mail-Postfach
• Das 1x1 der E-Mails: Zielsicher entscheiden
• Das 1x1 der E-Mails: So wird es übersichtlich
• Das 1x1 der E-Mails: Das Postfach ist kein Archiv
• Das 1x1 der E-Mails: Mit optimalem Betreff versenden
• Das 1x1 der E-Mails: Checkliste

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