von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie schreiben gerade ein Angebot, da sehen Sie ein kleines Blinken – eine E-Mail ist eingegangen. Das Angebot ist vergessen und dafür wird interessiert dem Literaturhinweis für ein neu erschienenes Fachbuch nachgegangen. Oder Sie erstellen eher mühsam als wirklich motiviert das Protokoll der Teamsitzung. "Eben mal schnell die Mails checken", denken Sie und stürzen sich mit Feuereifer auf eine Einladung in zwei Monaten und einen Newsletter, den Sie wöchentlich erhalten. Der enthält so viele tolle Hinweise, dass Ihr Protokoll schnell vergessen ist. Ja, E-Mails machen Spaß, aber….
E-Mails abrufen – Disziplin, bitte!
Ich bin sicher, Sie haben schon mehrfach den Tipp gelesen, nicht ständig Mails abzurufen. Meist erfolgt der Hinweis, alle akustischen und optischen Eingangssignale auszustellen. Sie kennen sicher auch die Empfehlung, nur zu bestimmten Zeiten die E-Mails zu lesen, beispielsweise morgens, mittags, nachmittags und vor Feierabend. Das kennen Sie sicher alles. Doch Hand aufs Herz: Halten Sie sich daran? Wenn nicht: Es ist nach wie vor einer der besten Tipps, die Sie in Sachen E-Mails befolgen können.
Nutzen Sie Farben für Ihre E-Mails
Sofern Ihr E-Mail-Programm dies ermöglicht, können Sie bestimmten Absendern eine Farbe zuweisen. Beispielsweise ist dann der Name Ihres Chefs im E-Mail-Postfach in Rot sehr deutlich zu sehen. Oder alle Beteiligten aus dem aktuellen Projekt erhalten die Farbe Grün. Damit haben Sie sehr schnell Orientierung und diese E-Mails setzen sich sehr deutlich im Postfach von anderen Mails ab.
E-Mails versenden – "was du nicht willst, das man dir tu"
Sicher wissen Sie, wie das Sprichwort weiter geht: "das füg' auch keinem andern zu". Ich halte das für eine gute Richtschnur: Prüfen Sie, ob die Nachricht für den oder die Cc-Empfänger wirklich nützlich ist. Sonst reduzieren Sie den Verteiler. Tragen Sie durch Ihr Verhalten dazu bei, dass sich die E-Mail-Flut nicht weiter unnötig erhöht.
Bedenken Sie auch: Je mehr E-Mails Sie schreiben, desto mehr Antwortmails werden Sie erhalten. Und schon ist Ihr E-Mail-Postfach wieder ein Stück angewachsen und wartet darauf, dass Sie es abarbeiten.
Manchmal ist ein Telefonat sogar die bessere Lösung statt "Mail-Ping-Pong" zu spielen. Manche Dinge lassen sich per Telefon wirklich schneller und einfach klären.
So werden E-Mails lesbarer
Der Betreff ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie in E-Mails geben können. Verwenden Sie daher aussagekräftige Betreffzeilen. Der Aussagewert des Betreffs "Info" geht gegen Null. "Projekt Buhmann / Meilensteine 1. Projektabschnitt" dagegen ist eindeutig. Verwenden Sie bei sich wiederholenden Themen auch die Jahreszahlen, beispielsweise "Programm xy, 1. Halbjahr 2011".
Vor allem für internen Schriftverkehr können Abkürzungen festgelegt werden. Einige Bezeichnungen werden vielfach verwendet, haben sich in breiter Masse jedoch nicht durchgesetzt, beispielsweise " FYI " = For Your Information = zur Information. Trotzdem sind Kürzel sehr hilfreich, wie gesagt vor allem intern, meine Vorschläge als Beispiele: o. T. = ohne Text, I = zur Information oder P = Projekt.
Im übrigen: Texte lesen sich besser, wenn sich das Auge an optischen Marken festhalten kann. Endlose Absätze sind einfach schlecht lesbar. Nutzen Sie Absätze durch Leerzeilen. Weitere Möglichkeiten sind Trennlinien ___ ------ …….. oder Aufzählungszeichen und Formatierungen wie fett und Farbe. Schaffen Sie kurze, optisch zusammen gehörende Blöcke.
Sie fragen sich jetzt vielleicht, ob Sie alle Anregungen und Tipps noch im Kopf haben. Das brauchen Sie gar nicht. Im letzten Teil erhalten Sie noch eine Checkliste, anhand derer Sie für sich festlegen können, an welchen Punkten Sie in Sachen E-Mail noch den Veränderungshebel ansetzen möchten.
Gutes Gelingen!
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