Das 1x1 der E-Mails: Das Postfach ist kein Archiv

Nicht jede E-Mail kann gelöscht werden. Manche Vorgänge sollten oder müssen sogar aufbewahrt werden. Trotzdem ist ein E-Mail-Postfach kein Archiv.

Kennen Sie das? Ihr E-Mail-Programm wird immer langsamer. Sie haben Unterordner angelegt, mit denen Sie auch arbeiten. Ihr E-Mail-Posteingang ist gut geordnet und enthält nur wenige E-Mails. Doch Ihre Unterordner sind "prall" gefüllt oder korrekter ausgedrückt: Sie müssen lange scrollen, bis Sie ganz unten bei der ersten Mail angekommen sind. Natürlich wissen Sie schon, dass drei Jahre alte Mails von abgeschlossenen Projekten in Ihrem E-Mail-Postfach nichts zu suchen haben, doch löschen wollen Sie auch nicht.

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Aufgeblähtes E-Mail-Postfach?
Das "Schöne" an elektronischen Medien wie dem E-Mail-Postfach ist, dass sie scheinbar endlos sind. Bei Papieren sehen Sie irgendwann riesige Aktenberge oder überquellende Ablagekörbe, Ordner und Fächer. Und dann wissen Sie: Es wird Zeit, zu sortieren und wegzuwerfen. Der elektronische Postkorb aber sendet diese Signale nicht. Vor allem, wenn Sie sich ein System von Unterordnern geschaffen haben, sind irgendwann Hunderte oder womöglich Tausende Mails "hübsch" weggepackt. Ihr Mailprogramm, beispielsweise Outlook oder Lotus Notes, wird unter Umständen immer langsamer und braucht lange zum Öffnen oder Archivieren. Oder der Systemadministrator im Unternehmen droht Zwangslöschungen an.

Löschen Sie Ihre E-Mails
Sie sollten auch Ihre Unterordner regelmäßig durchsehen und Erledigtes löschen. Wenn Sie dies regelmäßig tun, beispielsweise am Monatsanfang, halten Sie Ihr E-Mail-Postfach sehr gut übersichtlich und in Ordnung. Oder Sie lassen das durch Ihr E-Mail-Programm erledigen. Outlook beispielsweise bietet die Funktionen "Mails älter als xy Monate löschen" an. Dann wird allerdings wirklich alles nach Datum gelöscht, auch E-Mails, die Sie noch aufbewahren müssen oder die zu Vorgängen gehören, die noch nicht abgeschlossen sind.

Das E-Mail-Postfach ist kein Archiv
Selbstverständlich werden Sie bestimmte E-Mail-Vorgänge aufbewahren müssen, die zu abgeschlossenen Vorgängen gehören. Solche Mails gehören dann in die normale Ablage und nicht in Ihr Mail-Programm. Wenn es zu diesen Mails noch andere Dateien auf dem PC gibt, dann sollte man sie zusammen führen.

• Ungünstig: Das “ewige” Aufbewahren im E-Mail-Postfach. Selbst wenn Unter-Ordner im Postfach eingerichtet sind: Die Mails nehmen unnötigen Platz weg, das Mailprogramm ist extrem “aufgebläht” und wird immer langsamer. Das E-Mail-Programm ist kein Archiv!
• Tipp fürs Büro: Solche Mails mit der Maus in den entsprechenden Ordner im Explorer ziehen, in dem auch die anderen Dateien des Themas abgelegt sind. Man kann die E-Mails dort nach wie vor durch Doppelklicken öffnen, lesen und ausdrucken oder auch wieder zurück transportieren.
• Wichtigster Schritt: Die Originalmail ist immer noch im Mail-Posteingang, deshalb unbedingt im E-Mail-Programm löschen, erst dann wird Speicherplatz frei.

Der nächste Artikel enthält einige kurze Anregungen, beispielsweise zu Farben und aussagekräftigen Betreffzeilen.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Das 1x1 der E-Mails"

• Das 1x1 der E-Mails: Bestandsaufnahme
• Das 1x1 der E-Mails: Dauergäste im E-Mail-Postfach
• Das 1x1 der E-Mails: Zielsicher entscheiden
• Das 1x1 der E-Mails: So wird es übersichtlich
• Das 1x1 der E-Mails: Das Postfach ist kein Archiv
• Das 1x1 der E-Mails: Mit optimalem Betreff versenden
• Das 1x1 der E-Mails: Checkliste

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