Checklisten für das Büro erstellen

Wer überlegt und mit System im Büro arbeitet, greift immer wieder zu seinen Checklisten, denn sie erfüllen zwei wichtige Aufgaben. Zum einen sind sie Gedächtnisstütze und Kontrollinstrument und zum anderen entlasten sie auch Ihr Gedächtnis. Sie haben den Kopf frei für die wirklich wichtigen Dinge. Entwickeln auch Sie mit diesen praktischen Tipps Ihre individuellen Checklisten für die Arbeit im Büro!

Insbesondere bei Routineaufgaben im Büro, bei Aufgaben, die aus vielen Einzelschritten bestehen, werden Checklisten eingesetzt. Sie helfen, an alle auch noch so kleinen Erledigungen zu denken und erleichtern Ihnen nachzuhalten, ob Sie dies oder das auch wirklich schon getan haben oder noch tun müssen. Sie geben Ihnen die Sicherheit, das Büro zum Feierabend mit einem guten Gewissen zu verlassen und an alles gedacht zu haben.

---

Optimale Büroorganisation   So geht Ihnen die Büroorganisation leicht von der Hand - PDF!

Beispiele für Checklisten im Büro

• Planung und Durchführung von Besprechungen und Verhandlungen
• Vorbereitung von Reden, Tagungen, Seminaren
• Messeplanung und –vorbereitung
• Einführung neuer Produkte
• Beobachtung des Wettbewerbs
• Mitarbeiterbeurteilung
• Reisevorbereitung
• Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen
• Betriebsausflug etc.

Checklisten für die Arbeit im Büro erstellen
Sie notieren zunächst einmal alles, was Ihnen zu einem bestimmten Projekt einfällt. Nehmen wir als Beispiel die Planung einer Konferenz. Spontan fallen Ihnen ein:

• Besprechungsraum reservieren
• Pausengetränke bestellen
• Mittagessen arrangieren
• Unterlagen vorbereiten etc.

Wenn Sie nun genauer nachdenken, fallen Ihnen allein zu diesen wenigen Punkten schon Details bzw. Unterpunkte ein:

• Beim Besprechungsraum müssen Sie wissen, wie viel Leute teilnehmen, wie soll die Bestuhlung aussehen (U-Form, parlamentarisch etc.)?
• Bezüglich des Mittagessens muss geklärt werden, ob extern in einem Lokal oder intern. Dann muss Essen ausgewählt und bestellt werden. Haben Sie vielleicht Gäste aus anderen Kulturkreisen, die z. B. kein Schweinefleisch essen?
• Unterlagen vorbereiten: Wer bereitet was bis wann vor? Wie viel Exemplare werden benötigt? Lose Blätter oder Mappen, welche? Anhand dieses kleinen Beispiels lässt sich ahnen, an was man je nach Größe der Konferenz alles denken muss.

Eine Checkliste ist anfangs meist relativ kurz, wächst aber mit Ihren Ideen bzw. mit jeder Veranstaltung. Nach einiger Zeit haben Sie ein wirklich zuverlässiges Hilfsmittel erarbeitet, was Ihnen das sichere Gefühl gibt, nichts vergessen zu haben.

Checklisten lassen sich in nahezu allen Bereichen einsetzen und erleichtern Ihnen das Leben bei kleinen Routineaufgaben ebenso wie bei großen Projekten.

Arbeit auswählen	Teilarbeiten notieren	Logische Reihenfolge	Gruppenbildung
... die sich wiederholt	Was muss getan werden?	Was hängt voneinander ab?	Welche Tätigkeiten wiederholen sich?
... die ähnlich erledigt wird	Was muss beachtet werden?	Zeitliche Bedingungen	Wo gibt es logische Zwischenstopps?
	Wer muss gefragt werden?	Was baut aufeinander auf?
	Wer ist zu informieren?	Wo werden Zwischenergebnisse gebraucht?

Sie möchten auch wissen, wie Sie Ihre Kreativität im Büro bzw. Sekretariat steigern können? Dann schauen Sie sich auch folgende Artikelserie an: Kreativität im Sekretariat steigern!

---

Mehr über den Nutzen von Checklisten im Büro lesen Sie in » "Das Sekretärinnen-Handbuch". Jetzt gratis testen!

Praxishandbuch "Einfach organisiert!"	Das Sekretärinnen-Handbuch	simplify organisiert - Einfach, schnell und effektiv!