Kennen Sie das? Auf Ihrem Schreibtisch, dem Sideboard und dem Besuchertisch finden sich immer wieder Unterlagen ein, die Sie gelegentlich ablegen wollen. Oder über deren Verbleib Sie sich noch grundsätzlich Gedanken machen wollten. So sammeln sich nach und nach Unterlagen und Informationen im Büro an. Doch vieles davon ist eigentlich "Gerümpel" und könnte weg. Andere Unterlagen sollten oder müssen sogar aufgehoben werden.
Was brauchen Sie im Büro?
Die Reduzierung des Aktenvolumens im Büro entlastet und gibt Übersicht. Doch bei der Frage, was Sie noch brauchen und was weg kann, schleicht sich manchmal Unsicherheit ein. Bei www.für-immer-aufgeräumt.de haben wir Tipps gefunden, wie Sie zwischen den Unterlagen zum Aufbewahren und zum Wegwerfen unterscheiden können.
Checkliste: Entrümpeln Sie Ihre Unterlagen
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Fragen Sie sich |
Ja/nein |
Zusatzfrage |
Meine nächste Aktion |
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Hat diese Information/Unterlage für mich noch einen Wert?
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Welchen? |
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Dient diese Unterlage noch jemandem?
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Wem? |
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Heftet noch jemand ab?
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Wer? |
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Finde ich diese Information an ihrem Lagerort wirklich wieder?
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Wo sonst? |
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Sind die Unterlagen aktuell genug?
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Kann die Unterlage weg? |
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Stimmt das Ablage-Kriterium (alphabetisch, numerisch, chronologisch) für das Finden eines Schriftstücks? |
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Alternative? |
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Handelt es sich um offen zugängliche Unterlagen oder müssen sie verschlossen sein? |
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Jetzt sind Sie dran – Entrümpeln Sie Ihr Büro
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Drucken Sie sich die Checkliste aus und planen Sie in Ihrem Terminkalender einen nächsten Aufräumtermin. Das kann erst einmal eine Viertelstunde sein. Nehmen Sie dann die Checkliste zur Hand und überprüfen Sie bei jeder Unterlage kurz die Punkte, die für Sie relevant sind.
Wenn Sie mit "nein" antworten, ist Ihre nächste Aktion in der Regel das wegwerfen oder weiterleiten. Bei "ja" habe ich Zusatzfragen zur weiteren Konkretisierung eingefügt. Freuen Sie sich darüber, wenn Ihre Aktenberge nach und nach reduziert werden.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation