von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Adressen verwalten: Wie?
Kennen Sie das? Die Visitenkarte Ihres neuen Geschäftspartners in der Hand, sitzen Sie an Ihrem PC. Als nächstes möchten Sie die Kontaktdaten einpflegen. Zum wiederholten Male fällt Ihnen auf, dass Ihre Kontaktdaten mittlerweile sehr umfangreich sind. Eine wirkliche Übersicht haben Sie nicht mehr. Außerdem haben Sie schon häufiger überlegt, Serienmails zu versenden.
Sie überlegen, dass in anderen Unternehmen bereits standortübergreifend die Adressen und Kontaktdaten gepflegt werden. Im Moment stecken Sie zu all diesen Punkten noch in den Kinderschuhen. Das wollen Sie ändern, doch die Frage ist: Was brauchen Sie überhaupt und was gibt es eigentlich alles an Software zum Adressen verwalten?
Adressen sind das Lebenselixier von Unternehmen
Adressen und Kontaktdaten bilden in der Regel die Basis eines Unternehmens. Dies sind die Daten, auf die man vom ersten Werbe- oder Direktkontakt bis zur Rechnung angewiesen ist. Deshalb sollten gängige Kontaktdaten wie verschiedene Anschriften, Telefon-, Fax- und Handynummern, Webseiten, E-Mails usw. erfasst sein. Eine gute Software unterstützt Sie dabei und bietet noch viel mehr.
Da es aber für das Adressen verwalten zwischen Lösungen für Privatanwender, "kleinen" und "großen" Lösungen eine enorme Bandbreite gibt, ist es entsprechend schwierig, einen Überblick zu erhalten. Als Faustregel gilt: Je größer das Unternehmen und je komplexer die Anforderungen an die Software sind (inkl. passgenauer Einbindung an bestehende IT-Lösungen im Unternehmen), desto eher werden Sie von einer Beratung durch Fachleute profitieren.
Checkliste "Adressen verwalten mit Software"
Für eine erste Orientierung habe ich eine Checkliste für Sie erstellt. Damit können Sie Ihren aktuellen, besser noch Ihren zukünftigen Bedarf ermitteln. Die Übersicht ist sicher nicht vollständig, zeigt Ihnen aber, in welchem Bereich Sie sich anschließend weiter informieren sollten. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen – kostenfrei und kostenpflichtig -, die die unterschiedlichsten Funktionen und Kombinationen anbieten, die zum Adressen verwalten benötigt werden.
Stichwort
| brauche ich
| brauche ich nicht
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Felder für Namen, Firmierung, Funktionen sowie gängige Kontaktdatenfelder |
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Geburtstage |
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Bankverbindung |
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weitere Felder wie Notizen, Geschlecht, privates, Foto usw. |
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beliebig viele Kategorien und Adresseinträge für eine Adressdatei |
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Kategorien und Adresseinträge lassen sich komfortabel mittels Drag & Drop verschieben |
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keine Beschränkungen bzgl. der Anzahl der Adressen zu einer Person, Anzahl der Telefon-, Fax- oder Handynummern, Homepages und E-Mail-Adressen |
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Verschlüsselung |
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Telefonie, Serienbriefe- und Etiketten-Funktion |
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komfortabler E-Mail-Versand |
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individuelle Serien-Emails |
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komfortabler SMS-Versand |
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Filterassistent, der eine definierte Datenmenge aus dem Adressbestand herausfiltert |
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komfortabler Report-, Etiketten- und Listengenerator für Listenausgabe |
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automatische Erkennung, ob es sich um eine E-Mail-Adresse, eine Faxnummer, eine Telefonnummer oder Website handelt |
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netzwerkfähig |
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leistungsfähiger Import und Export |
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Synchronisation mit anderen Programmen, auch mit mobilen Trägern |
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Dubletten herausfiltern (bei Import oder Zusammenarbeit mit anderen Programmen) |
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externer E-Mail-Client und Browser-Funktion |
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Komplettlösung mit Adressen- und Dokumentenfunktionen, alles rund um Einkauf und Rechnungswesen sowie für die Abwicklung von Projekten |
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Jetzt sind Sie dran – Adressen verwalten mit einer Software
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Anforderungen Sie an eine Adressverwaltung stellen. Dann können Sie anschließend gezielter nach der gewünschten Leistungsbeschreibung recherchieren. So finden Sie das für Sie passende System.
Gutes Gelingen!
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