Chaos in der Ablage: Ein Sortierdienst hilft

Sortierdienst: Wenn in der Ablage Chaos herrscht, dann kann man auch mal den Profi holen. Zum Aufräumen, Sortieren und Einrichten einer Ablage bieten Sortierdienste vielfältige Dienstleistungen an. Damit Sie sich entspannt auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Kennen Sie das? Sie sind selbstständig und Ihre Auftragslage ist mehr als gut. Doch allmählich zeigen die vielen direkten Kundenzeiten Wirkung: Sie kommen mit Ihrer Büroorganisation nicht mehr hinterher. Vor allem die Ablage leidet sehr unter Ihrem knappen Zeitbudget. Es kommt hinzu, dass Ihr Kunden- und Auftragsvolumen so stark gestiegen ist, dass Ihre derzeitige Ablagestruktur dies nicht mehr optimal widerspiegelt.

Sie wissen: Sie müssten Ihre Ablage von Grund auf an die veränderte Situation anpassen und die "Altlasten" der letzten Monate beseitigen. Doch dazu fehlen Ihnen Zeit und das Know-how.

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Strukturierte Ablage: Sortierdienste heute
Auch schnell wachsende Abteilungen oder Umstrukturierung führen dazu, dass Chaos in der Ablage herrscht. Gebraucht wird ein strukturiertes Ablagesystem, in dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle Unterlagen schnell und problemlos wiederfinden. Zentrale Aufgaben professioneller Sortierdienste sind das Ordnen und Archivieren von Unterlagen. Dazu gehören alle Firmenunterlagen, Schriftverkehr, Rechnungswesen sowie nach Bedarf Informationsmaterial und Zeitungen. 

Sortierdienste können oft mehr als "nur Ablage"
Sortierdienste bieten als grundsätzliche Dienstleistung das Aufräumen, Ordnen und Sortieren an. Die meisten Anbieter bestücken ihren Leistungskatalog mit zusätzlichen Angeboten. Dies können Aufgaben in der Buchhaltung, im Sekretariat oder Messe- und Eventmanagement sein.

Oft gibt es auch das Angebot, die Belegschaft in Trainings oder on-the-Job zu schulen. Im Klartext: Der Sortierdienst gibt das Know-how weiter, wie aufgeräumt, geordnet und eine sinnvolle Ablage geschaffen wird, fasst selbst aber keinen Ordner an. Und natürlich kann man auch die Kombination "aufräumen und trainieren" buchen. Anbieter finden sich in Branchenbüchern oder im Internet. 

Damit die Ablage optimal ist: Darauf sollten Sie bei Sortierdiensten achten
Doch worauf sollten Sie achten, wenn Sie einen Sortierdienst in die engere Auswahl nehmen? Diese vier Aspekte sind aus meiner Sicht eine gute Entscheidungshilfe: 

• Kaufmännische Grundkenntnisse sollten nachgewiesen sein. Optimal, aber nicht zwingend erforderlich, ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Praktische Erfahrungen im Arbeitsfeld "Büroarbeit".
• Zusicherung absoluter Diskretion und Einhalten von Datenschutz.
• Wer Training, Coaching und Beratung anbietet, sollte zusätzlich eine zumindest minimale pädagogische Qualifizierung nachweisen können.

Jetzt sind Sie dran: Ablage - Wenn der Sortierdienst hilft
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die für Sie interessant sind. Überlegen Sie sich, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen würden und wann Sie sie umsetzen. Dann sorgen Sie für Entlastung im Bereich der Ablage, damit Sie sich ganz beruhigt Ihre Kunden und Ihren Hauptaufgaben widmen können.

Gutes Gelingen!

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