von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Wenn Sie auf eine interessante und informative Webseite im Internet stoßen, speichern Sie den Weblink sicherlich ab. Dafür bietet Ihr Browser die praktische Funktion Lesezeichen, Favoriten oder die Bookmark-Funktion. Doch schon einige Tage oder Wochen später ist da nur noch die Erinnerung "Da hatte ich doch mal was Tolles gesehen?". Bloß: Der wichtige Weblink taucht nicht mehr auf. Denn mittlerweile sind eine ganze Menge weiterer Weblinks dazu gekommen, so dass Sie eine lange Liste haben.
Im Laufe der Zeit wird Ihre Organisation so immer unübersichtlicher. Ihre Büroorganisation leidet zunehmend unter langen Suchzeiten und aufwändigen anklicken- und wahr-es-nicht-Phasen. Eine effiziente Büroorganisation sieht anders aus. Und sie ist sehr leicht und schnell einzurichten. Hier 3 Tipps zur Organisation Ihrer Weblinks.
Gute Büroorganisation 1: Für Ihre Weblinks Ordner statt "Stapel"
Sicherlich haben Sie Ihre Word- und Exceldokumente nicht einfach so im Ordner "Eigene Dateien" abgelegt. Sehr wahrscheinlich haben Sie sich thematisch passende Ordner und Unterordner geschaffen. Genauso machen Sie es auch mit Ihren Weblinks. Sie organisieren die Weblinks genauso wie Dateien, in dem Sie thematische Adressordner anlegen.
Die Reihenfolge können Sie selbst nach Wichtigkeit oder Häufigkeit des Zugriffs festlegen. Machen Sie es sich dann zur eisernen Regel, Adressen immer direkt in den passenden Ordner abzulegen. Haben Sie zu einem Ordner bereits eine Vielzahl von Weblinks und wird es wieder unübersichtlich, erstellen Sie einfach thematisch passende Unterordner. In diese können Sie die Weblinks einfach per Drag & Drop (Ziehen und Fallenlassen) verschieben.
Gute Büroorganisation 2: Entrümpeln Sie Ihre Weblinks regelmäßig
Pflegen Sie Ihre Ordner und Weblinks regelmäßig. Das kann zweimal jährlich sein, vielleicht sind aber "Quartals-Säuberungen" bei Ihnen erforderlich. Sortieren Sie alle Weblinks oder Ordner aus, die für Sie nicht mehr interessant oder die sich bereits erledigt haben. Beispielsweise weil das Projekt oder Thema bereits umgesetzt und abgeschlossen ist.
Eine gute Büroorganisation lebt oft mehr von dem, was man entrümpelt als von dem, was man aufbewahrt. Vielleicht noch eine kleine Faustregel? Sobald Sie in Ihrer Favoritenliste scrollen müssen, sollten Sie löschen oder weitere Ordner oder Unterordner anlegen.
Gute Büroorganisation 3: Vergeben Sie für die Weblinks eindeutige Namen
Wenn Sie einen Weblink abspeichern, wird Ihnen ein vorgegebener Name angeboten. Doch Stopp! Klicken Sie nicht sofort auf o.k., sondern schauen Sie sich den Namen genau an. Unter Umständen ist er "kilometerlang" und erst die letzten Worte sagen Ihnen, auf welche Information es Ihnen ankommt. Überlegen Sie sich sofort ein aussagekräftiges Stichwort, das Ihnen auch in einigen Wochen oder nächstes Jahr noch etwas sagt.
Wenn Sie beispielsweise Ihre Druckerpatronen bei dem Online-Händler Ihres Vertrauens bestellen und Sie einen Ordner "E-Kauf" anlegen, wäre ein sinnvoller Name sicherlich "Druckerpatronen" statt "Firma Wir-haben-alles-für-Sie GmbH & Co KG Druckerpatronen..." Vermeiden Sie Namen, mit denen Sie später nichts mehr anfangen können.
Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Vorschläge heraus, die Sie noch nicht machen und die Sie gern umsetzen wollen. Am besten fangen Sie sofort an: Überlegen Sie auf einem Blatt Papier, welche Ordner sinnvoll sein könnten. Oder rufen Sie gleich Ihren Browser auf, legen Ordner an und verschieben dann nach und nach die Weblinks. Sie haben dafür jetzt keine Zeit? Legen Sie trotzdem einen ersten Ordner an. Selbst wenn die Zeit nicht reicht, entsprechende Links zu verschieben: Sie haben einen Anfang gemacht, um Ordnung in Ihre Weblinks und damit in Ihre Büroorganisation zu bringen.
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