Urlaubsplanung im Team: So behalten Sie den Überblick

Der Kalender von Outlook ist ein effektives Instrument für Ihre computergestützte Urlaubsplanung. Er verfügt über ein umfassendes Repertoire an Funktionen, das viele Anwender nur zu einem kleinen Teil kennen und nutzen. Das gilt beispielsweise auch für die Urlaubsplanung Ihres Teams. Ihren eigenen Urlaub vergessen Sie bestimmt nicht – aber wie sieht es mit dem Urlaub Ihrer Kollegen aus? Am besten wäre es doch, wenn die Abwesenheitszeiten anderer Personen direkt in Ihrem Kalender angezeigt würden.
Urlaubsplanung: Wie Sie Ihre Urlaubstage in den Kalender anderer übertragen
Mit einer Besprechungsanfrage fügen Sie Ihre Urlaubstage in die Kalender der Kollegen ein.
Dabei sorgen Sie mit der Festlegung als „Frei“ dafür, dass Ihr Urlaubszeitraum in den Kalendern der anderen nicht reserviert wird bzw. keinen Platz belegt.
  1. Rufen Sie dazu im Kalender „Datei“ und „Neu“ auf und klicken Sie auf „Besprechungsanfrage“.
  2. Wählen Sie im Feld „An“ die Namen der Personen aus, die Sie über Ihre Urlaubsplanung in Kenntnis setzen möchten. Geben Sie dort die vollständige E-Mail-Adresse der jeweiligen Person ein, z.B. kai.schneider@tika.de.
  3. Geben Sie im Feld „Betreff“ Ihren Namen und das Wort „Urlaub“ ein. Sie können auch jeden beliebigen anderen Grund für eine Abwesenheit angeben. Noch besser ist es, wenn Sie im Feld „Betreff“ zusätzliche Informationen wie den ersten und letzten Abwesenheitstag eintragen. Diese Informationen werden in den Kalender der anderen Personen angezeigt, sodass diese die Besprechungsanfrage nicht erst öffnen müssen.
  4. Klicken Sie bei „Beginn um“ auf das Datum, an dem Ihr Urlaub oder eine sonstige Abwesenheit beginnt.
  5. Klicken Sie bei „Ende um“ auf das Datum, an dem der Urlaub oder ein sonstige Abwesenheit endet.
  6. Setzen Sie ein Häkchen vor „Ganztägiges Ereignis“.
  7. Wählen Sie in der Dropdownliste „Anzeigen als“ (bzw. Zeitspanne zeigen als) den Eintrag „Frei“.
  8. Klicken Sie auf „senden“.
So erstellen Sie Urlaubstermine im eigenen Kalender
Wenn Ihre Kollegen im Kalender Besprechungen und Veranstaltungen planen, können Sie Ihre Verfügbarkeit auf der Registerkarte „Zeitplan“ anzeigen lassen, sofern Ihr Kalender nicht auf „Privat“ festgelegt ist. Da in der soeben von Ihnen gesendeten Besprechungsanfrage der Zeitraum auf „Frei“ festgelegt ist (damit keine Termine in den Kalender anderer Personen reserviert werden), müssen Sie nun für sich selbst festlegen, dass Sie für die entsprechenden Zeiträume nicht verfügbar sind.
  1. Rufen Sie im Kalender einen neuen Termin über „Datei“ + „Neu“ + „Termin“ auf.
  2. Geben Sie im Feld „Betreff“ Ihren Namen und wieder den Vermerk „Urlaub“ ein.
  3. Klicken Sie bei „Beginn um“ auf das Datum, an dem Ihr Urlaub oder eine sonstige Abwesenheit beginnt.
  4. Klicken Sie bei „Ende um“ auf das Datum, an dem der Urlaub oder ein sonstige Abwesenheit endet.
  5. Setzen Sie ein Häkchen vor „Ganztägiges Ereignis“.
  6. Klicken Sie in der Dropdown-Liste „Zeitspanne zeigen als“ auf „Abwesend“
  7. Bestätigen Sie anschließend mit „Speichern“ und „Schließen“.
Möglicherweise möchten Sie für Ihre Urlaubsplanung nun die ursprüngliche Besprechungsanfrage löschen, die Sie an andere Personen gesendet haben. Besser ist allerdings, Sie belassen sie zunächst im Kalender. Denn dann können Sie die Anfrage auf einfache Weise aktualisieren oder eine Absage senden, wenn sich Ihre Urlaubsplanung ändert.