Von farbigen Ordnern und Postkörben als Ordnungssystem im Büro haben Sie im vorangegangen Teil gelesen. Wenn Sie jetzt überlegen, "was kann ich noch mit Farben verbessern" habe ich noch weitere Vorschläge für Sie. Vielleicht war Ihnen das vorgestellte System mit farbigen Ordner, farbigen Stehsammlern, farbigen Postkörben auch ein bisschen viel Farbe? Oder Sie sind gerade mit neuen Materialien ausgestattet, alles hübsch in neutralem schwarz oder grau? Dann können Sie trotzdem noch gezielt Farben zur Papier-Übersicht einsetzen. Ich zeige Ihnen, wie es geht.
Farbige Klarsichthüllen – der "Turbo" im Büro
Vielleicht haben Sie sich schon angewöhnt, alle noch zu bearbeitenden Unterlagen jeweils in einer Klarsichthülle aufzubewahren. Einen eindeutigen Vorteil bekommen Sie, wenn Sie farbige Klarsichthüllen verwenden. Dadurch ignorieren Sie beispielsweise beim Suchen alle nicht-relevanten Klarsichthüllen und lesen gar nicht erst, was auf de Schriftstück steht. Das spart enorm viel Zeit. Sie haben wieder mehrere Möglichkeiten, wie Sie die Grundidee der farbigen Klarsichtfüllen in Ihrem Büro umsetzen.
Möglicherweise haben Sie ein durchgehendes System entwickelt, wie in Teil 1 beschrieben? Projekte sind blau, Buchhaltung/Finanzen ist rot und Werbung hat die Farbe grün bekommen. Wenn das System Sinn macht, können Sie auch die farbigen Klarsichthüllen darauf einstellen.
Eventuell ist es sinnvoll für Sie, farbige Klarsichthüllen anders einzusetzen? Als Anregung beispielsweise: Alle wichtigen Vorgänge sind in roten Klarsichthüllen. Denn Rot erregt die Aufmerksamkeit und eignet sich beispielsweise gut für wichtige Dinge und Terminsachen. Oder um Aufgaben der Priorität "A". Oder Sie vergeben Gelb für Bestandskunden und Grün für Neukunden-Akquise ("Grün ist die Hoffnung"). Suchen Sie sich ein System, das für Sie schlüssig und stimmig ist, so dass Ihr Büro und Ihre Organisation eindeutiger und geordneter sind.
Infos im Büro wiederfinden
Wenn Sie Informationen das erste Mal nachschlagen und fündig werden, markieren Sie sie sofort. Das geht gut mit einem Textmarker, beispielsweise in einem Telefonbuch oder einer Broschüre. Wenn Sie nicht "rummalen" dürfen oder wollen, verwenden Sie bunte schmale Klebezettelchen. Für Bücher und Unterlagen gibt es extra schmale. Die können Sie mit einem eigenen Farbsystem versehen, wie orange = unbedingt lesen, gelb = könnte wichtig sein, grün = interessant für den Chef.
Jetzt sind Sie dran – Unterlagen im Büro wiederfinden
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Vielleicht knobeln Sie ein einheitliches und durchgängiges Farbsystem für Ihre Büro und Ihre Aufgaben heraus? Dann überlegen Sie, wie das aussehen könnte und unternehmen Sie die entsprechenden Schritte.