Kennen Sie das? Sie haben ein schönes, neues Handy, das endlich viel mehr "kann" als Ihr altes. Doch nach einer halben Stunde stellen Sie frustriert fest, dass dieses "mehr" an Funktionen auch zu einer höheren Komplexität in der Bedienung führt. Ihren Kollegen dürfen Sie gerade nicht fragen, denn der hat den Auftrag, sich mit der neuen Digitalkamera der Abteilung vertraut zu machen. Beim gemeinsamen Mittagessen kommen Sie zu dem Fazit: Ist ja schön und gut, aber warum müssen die Geräte bloß so kompliziert sein?
Neue Geräte: Bedarf an Bürogeräten
Im Büro werden ganz selbstverständlich technische Helfer wie Handy, PDA oder ein Notebook Tablet-PC genutzt. Teams greifen oft gemeinsam auf eine Kamera, den Beamer, Kopierer, Drucker oder ein Laminiergerät zu. Der Camcorder will genauso bedient sein wie die Telefonanlage.
Damit Einzelne oder ganze Team die Geräte gezielt und unkompliziert nutzen können, braucht es etwas Zeit. Vor allem aber die Bereitschaft, sich mit der neuen Funktion zu beschäftigen. Der wichtigste Schritt erfolgt jedoch vor dem Kauf: Klären Sie, welche Funktionen Sie tatsächlich brauchen und welche nicht.
Neue Geräte: Die Geräte und Funktionen kennen lernen
Sie können nach der Anschaffung das neue Gerät nach Prinzip "Versuch und Irrtum" einfach ausprobieren. Oder Sie studieren zuerst die Bedienungsanleitung. Das ist eine Typ- und Erfahrungssache. Wenn es Ihnen entspricht, probieren Sie einzelne Funktionen aus.
So lernen Sie das Gerät gut kennen. Wenn Sie sich "verlaufen" haben, können Sie meist einfach abbrechen. Wichtige Änderungen müssen fast immer mit einem "OK" bestätigt werden. Und als letzte Sicherheit: Die meisten Geräte haben eine Werkseinstellung, auf die Sie zurück gehen können, falls Sie alles hoffnungslos verstellt haben sollten.
Neue Geräte: Bedienungsanleitung für die neuen Geräte
Wenn Sie die Bedienungsanleitung nutzen, um sich mit den neuen Funktionen vertraut zu machen, sind vielleicht diese Tipps für Sie nützlich:
- Sortieren Sie alle nicht benötigten, fremdsprachigen Seiten aus.
- Markieren Sie die relevanten Informationen mit einem Post-it-Streifen und/oder mit Textmarker.
- Legen Sie eine Kopie der wichtigsten Seite neben das Gerät.
- Alle Bedienungsanleitungen sammeln Sie zentral in einem Ordner, Stehsammler oder in einer Hängemappe.
Neue Geräte: Erinnerungshilfen für Ihre Geräte
Einmal benutzt, schnell wieder vergessen! Das kennen Sie sicher auch. Manchmal ist es auch so, dass außer der Sekretärin niemand weiß, wie der Anrufbeantworter neu besprochen wird. Schaffen Sie Abhilfe, in dem Sie sich von Ihrem manchmal launenhaften Gedächtnis oder einzelnen Wissensträgern unabhängig machen:
- Beschriften Sie Geräte und Bedienungsknöpfe.
- Notieren Sie die Reihenfolge.
- Vor allem bei Teamnutzung lohnt sich das Anfertigen einer Kurzbeschreibung, die laminiert und aufgeklebt oder z. B. in die Beamertasche gelegt wird.
Neue Geräte: Jetzt sind Sie dran – Nutzen der neuen Geräte im Büro
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie zukünftig mit der Funktion neuer Geräte schnell vertraut werden.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation