von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie nutzen Briefkörbe, in denen Sie noch zu bearbeitende Vorgänge systematisch zwischenlagern. Denn irgendwo müssen Sie die dazu gehörenden Unterlagen ja lassen. Sie stellen fest, dass manche Briefkörbe durch umfangreiche Einzelunterlagen regelrecht verstopft sind. Andere Ablagekörbe wiederum sind lediglich halb voll und nehmen Ihnen unnötig Platz weg. Ihr Fazit: An einigen Stellen scheint die „Standardhöhe“ der Briefkörbe für Sie nicht wirklich zu passen.
Ist Ihr System der Briefkörbe noch aktuell?
Bevor Sie neues Büromaterial kaufen, empfehle ich Ihnen, Ihr System an Briefkörben auf den Prüfstand zu stellen. Vielleicht löst sich Ihr Problem (teilweise) bereits durch eine verbesserte Aufteilung. Oft legt man eine Unterteilung von Briefkörben fest, passt dies den sich ändernden Arbeitsbedingungen aber nicht mehr an.
Wenn beispielsweise vor zwei Jahren Unterlagen für eine monatliche Statistik in einem Briefkorb gesammelt wurden, weil sie als Papierunterlage bearbeitet wurden, gab es einen bestimmten Platzbedarf in einem Briefkorb. Wenn mittlerweile fast alles elektronisch abgewickelt wird, ist der Briefkorb vielleicht komplett überflüssig oder ein niedrigerer würde reichen. Checken Sie als erstes Ihren aktuellen Bedarf an Briefkörben. Hier meine Leitfragen, mit denen Sie Ihren Check durchführen können:
Briefkörbe im Bürobedarf: Standard – flach - tief
Der Bürobedarf bietet Briefkörbe neben den Standardhöhen auch in weiteren Höhen an. Damit sind Sie so flexibel, wie Sie es in Ihrer täglichen Arbeit auch sein müssen. Zusätzlich zur bekannten Standardhöhe gibt es eine Maxiversion (extra hoch) und eine Miniversion (besonders flach).
Alle Briefkörbe sind in der Regel miteinander kombinierbar und stapelbar. So verschwenden Sie keinen Platz und vermeiden vor allem gequetschte und geknickte Unterlagen. Legen Sie nun für jeden einzelnen Briefkorb fest, welche Höhe er benötigt. Ich habe Ihnen dazu eine Entscheidungstabelle gefertigt.
Bezeichnung Briefkorb | bleibt | neu: Standard | neu: flach | neu: hoch |
Reisekostenunterlagen |
|
| x |
|
Bestellkataloge |
|
|
| x |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mein letzter Tipp: Planen Sie so, dass Ihre Briefkörbe maximal 80 Prozent gefüllt sind. Denn dann geht das "rein und raus" schnell und ohne Verhaken.
Jetzt sind Sie dran – Briefkörbe für Ihre Ablage
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die für Ihre Büroorganisation jetzt sinnvoll sind. Analysieren Sie zuerst, wo Sie jetzt stehen und was Sie verbessern können. Machen Sie dann bei Bedarf den nächsten Schritt mit unterschiedlichen Höhen, die Ihrem tatsächlichen Bedarf jetzt entsprechen. Wenn Sie diese Aktionen umgesetzt haben, tragen Sie sich als regelmäßige Aufgabe einen jährlichen Check Ihrer Briefkörbe ein, damit immer alles Ihren Ansprüchen entspricht.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
|
|
|
| Neues Arbeitsrecht für Vorgesetzte | Korrespondenz Training kompakt | Die 55 wichtigsten Checklisten für Sekretärinnen und Assistentinnen |
Keine Kommentare vorhanden
Jetzt kommentieren oder fragen
Bitte loggen Sie sich ein, um zu kommentieren oder Fragen zu stellen.
Sind sie neu hier? Dann registrieren Sie sich jetzt kostenlos.
