Besuchermanagement: Wie empfangen Sie Besucher im Büro?

Besuchermanagement heißt, dass es (irgend)ein funktionierendes System gibt, mit dem organisiert ist, wie mit Besuchern im Büro umgegangen wird. Haben Sie "nur" Besucher oder auch ein "Besuchermanagement"?

Kennen Sie das? Sie sind zum Meeting bei einem Geschäftspartner verabredet. Obwohl Sie auf dem Firmenparkplatz nur ganz hinten einen Parkplatz finden konnten, betreten Sie das Gebäude pünktlich. Der Empfang ist nicht besetzt, doch kurz darauf erscheint eine Empfangsdame. Allerdings hat das Annehmen eines Telefonates Vorrang vor Ihrem persönlichen Erscheinen. Dann sind Sie dran und fragen nach Ihrem Geschäftspartner. "2. Etage, Zimmer 214" lautet die Antwort mit einer unbestimmten Handbewegung Richtung Aufzug.

Im zweiten Stock gehen Sie erst einmal in den falschen Gang, stehen aber dann vor Zimmer 214 – leider verschlossen. Zwei Räume weiter treffen Sie jemanden an. "Die sind im Besprechungsraum", so die hilfreiche Antwort. "Gehen Sie einfach eine Etage tiefer, in den anderen Flur, dritte Tür rechts." Etwas spät und innerlich aufgebracht stehen Sie schließlich vor der richtigen Tür. Jetzt noch ein entspanntes Begrüßungslächeln auf die Lippen zaubern – nur, wo soll das jetzt herkommen?

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Besuchermanagement als Chance für Ihr Unternehmen
Zugegeben, diese fiktive Firma hat so ziemlich alles vermasselt, was man beim Besucherempfang schlecht oder sogar falsch machen kann. Dabei ist dies doch eine gute Gelegenheit, Geschäftskontakte neu zu knüpfen oder zu vertiefen. Und Sie können Ihr Unternehmen im besten Licht präsentieren. Alles Gründe, sich beim Empfang von Besuchern wirklich alle erdenkliche Mühe zu geben, professionell und wertschätzend "rüber zu kommen". In meinem Beispiel hatte dies ganz offensichtlich niemand im Blick. Sie halten mein Beispiel für übertrieben? Ich kann Ihnen versichern, dass ich als Besucherin alles selbst erlebt habe und regelmäßig mindestens vier der folgenden sieben Fehlerquellen erlebe.

Fehleranalyse beim Besuchermanagement
Sicher haben Sie in meinem Beispiel die Fehlerquellen auch sofort erkannt.

1. Es gibt keine reservierten Gästeparkplätze in der Nähe des Haupteingangs.
2. Der Empfang ist nicht durchgehend besetzt (was auch nicht "lückenlos" sein muss).
3. Der persönlich anwesende Gast wird vom Empfang nicht beachtet.
4. Die Information ist durch die Reduzierung auf die "nackten" Fakten extrem unhöflich, zudem sehr unpräzise.
5. Der lapidare Hinweis auf den Aufzug ist so völlig indiskutabel.
6. Schade, dass der Empfang keine Information hatte, erwartete Besucher direkt zum Besprechungsraum zu leiten. Spätestens an der verschlossenen Bürotür hätte aber irgendeine Info ("wir sind in …" oder "bitte melden Sie sich …") angebracht sein können.
7. Leider gibt auch die Kollegin nebenan nur eine Beschreibung und bietet keine Begleitung an.

Das waren die groben Fehlerquellen. Wenn in Ihrem Unternehmen diese Fehler nicht vorkommen, sind Sie schon mal gut. Wenn Sie besser als gut sein wollen, braucht es jedoch mehr, damit ein Besucher wirklich das Gefühl hat, als Gast auch "König" zu sein.

Wenn Sie erfahren wollen, was dieses "mehr" beinhaltet, lesen Sie weiter in Teil 2.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Besuchermanagement"

• Besuchermanagement: Wie empfangen Sie Besucher im Büro?
• Besuchermanagement: Wie stark ist Ihr Empfang?
• Besuchermanagement: Wie überbrücken Sie Wartezeiten?

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